Planuokite ne dienas, o valandas
Manoma, kad planavimas prasideda nuo užrašų darbo knygoje ar telefone, kur susirašome, ką turime nuveikti. Tačiau tai neturi prasmės, jei nežinote, kiek valandų ar minučių galite skirti kiekvienam darbui. Taigi, prieš susirašydami darbus, trumpam apgalvokite, kiek laiko skirsite skambučiams klientams, kiek – ataskaitų rašymui ir kasdieniams darbams. Laiko planavimo specialistai pataria: pirmiausia stebėkite, kur dingsta jūsų laikas tris dienas iš eilės: kam jo skiriate daugiausiai (o galėtumėte mažiau), kam jo trūksta.
Psichologai pataria visus darbus suskirstyti į 4 kategorijas: „skubu ir svarbu“, „neskubu, bet svarbu“, „skubu, bet nesvarbu“ ir „neskubu ir nesvarbu“.
Kai jau nutuokiate, kur dingsta jūsų valandos (ir kas jas vagia...), galima pradėti planuoti. Psichologai pataria visus darbus suskirstyti į 4 kategorijas: „skubu ir svarbu“, „neskubu, bet svarbu“, „skubu, bet nesvarbu“ ir „neskubu ir nesvarbu“. Taip pat specialistai pataria tų darbų, kurie pateko į paskutiniąsias dvi kategorijas, išvis nedaryti. Juos galima paskirti kitiems arba atidėti – taip atsiras laiko tiems, kurie tikrai svarbūs ir neatidėliotini.
Tada planuokite dar smulkiau: numatykite, kokiems darbams skirsite ryto, kokiems – dienos, o kokiems – vakaro valandas. Svarbu turėti galvoje ir jūsų biologinį ritmą – „vieversiams“ geriau svarbiausius darbus atlikti iš pat ryto, „pelėdoms“ – pavakary. Ką bedarytumėte, rytą pradėkite nuo disciplinuojančių dalykų: šalto dušo, mankštos ar sporto klubo – tai padės greičiau įsijungti į dienos ritmą.
Numatykite trukdžius
Peržvelkite savo dienos planus – ar jų labai daug? Nėra net laisvo pusvalandžio? Deja, tai reiškia, kad dalis darbų liks nepadaryti. Be to, realybė koreguoja mūsų planus: klientas gali pavėluoti, bosas užmesti itin skubų darbą, kolega – susirgti (teks perimti jo darbų krūvį), o vaikas pranešti, kad būtent rytoj jam reikia kiškio kaukės. Tokios „smulkmenos“ gali suardyti visus jūsų planus.
Todėl neprigrūskite į kiekvieną dieną beprotišką kiekį užduočių, nepalikdami jokio plyšio atokvėpiui ir nenumatytoms aplinkybėms. Planuokite taip, kad po intensyvios valandos turėtumėte 10-15 minučių poilsio (aišku, stebėkite, kad ta pertaukėlė neužsitęstų).
Atsargiai: chaosas!
Jei staiga viskas sukrenta į kelias dienas: ataskaitos, vaikų šventės ar ligos, darbo vakarėlis, papildomos užduotys, pasijuntate kaip išsunkta citrina. Norisi tik ištiesti kojas ir nebegalvoti apie šventinio stalo meniu ir namų puošybą. Svarbiausias patarimas – būtinai išsimiegokite! Miego stoka dažniausiai nulemia nuolatinį nerimą ir stresą dėl smulkmenų, sveikatos bėdas ir chronišką nuovargį. Kai dienos itin intensyvios, neaukokite miego nei filmams, nei knygoms – atsigriebsite paskui.
Pasistenkite kasdien pabūti lauke bent keliolika minučių. JAV specialistai nustatė, kad net penkios minutės pasivaikščiojimo teigiamai veikia mūsų emocinę būseną, o 20 minučių ėjimas net 20 proc. kilsteli produktyvumą.
Na, ir, aišku, pasiguoskite, kad prieššventinis ceitnotas baigsis šventėmis – mielais susitikimais su artimiausiais žmonėmis ir trumpu atokvėpiu.
