„Emplonet“ jau dalijosi straipsniu apie tai, kaip priimti savo padarytas klaidas ir iš jų pasimokyti. Tačiau ką turėtų daryti šiuolaikiškas ir empatiškas vadovas, kai suklysta jo darbuotojas? O ypač jei ši klaida kartojasi ne pirmą kartą? Šios įmonės Kauno padalinio vadovė, personalo atrankų specialistė Rima Juškienė pranešime žiniasklaidai dalinasi paruoštuku, padėsiančiu šiai situacijai praeiti kuo sklandžiau.
Prieiti prie klaidos – smalsiai ir be pykčio
„Jūsų tonas ir reakcija į darbuotojų klaidas gali (ne)padėti jūsų komandos nariams jaustis psichologiškai saugiai darbe“, – pabrėžia R. Juškienė. Štai keletas jos patarimų, kaip į klaidas reaguoti galėtų šiuolaikiškas vadovas.
Prieš reaguodami į klaidą, apsvarstykite galimą šališkumą
Vadovas – tik žmogus, tad natūralu, kad į tam tikras situacijas – kad ir visai nesąmoningai – jis kartkartėmis sureaguos šališkai, vienus darbuotojus vertindamas griežčiau nei kitus. Priežasčių čia gali būti įvairiausių: štai galbūt ryte jus kažkas suerzino, supykdė, sukrėtė ir šias nuotaikas dabar nešatės į susitikimą? Tuo atveju svarbu emocijoms leisti susigulėti ir nuslūgti.
Ne vienas tyrimas įrodė, jog kai kurių socialinių grupių klaidos yra atsimenamos ilgiau ir vertinamos griežčiau nei kitų.
Šališkumą nulemti gali ir nesąmoningas požiūris į skirtingas socialines grupes. Dėl to ypač svarbu, prieš komunikuojant apie klaidą, gerai apsvarstyti, ar nesate veikiamas tokių faktorių, kaip darbuotojo lytis, amžius, rasė, tautybė ir kt. Tam gali padėti sąmoningumo praktika ir sau užduoti klausimai: kaip reaguočiau, jei tokią klaidą padarytų kiti komandos nariai? Ar pasirinkčiau tuos pačius žodžius? Galbūt reaguočiau palankiau?
Įdomu tai, kad ne vienas tyrimas įrodė, jog kai kurių socialinių grupių klaidos yra atsimenamos ilgiau ir vertinamos griežčiau nei kitų. Štai 2017-aisiais „Harvard working paper“ išanalizavo daugiau nei 9 tūkst. chirurgų duomenis ir priėjo prie išvados, kad paciento mirtis niekaip nepaveikė kreipimųsi į vyrus chirurgus skaičiaus. Tuo metu į moteris chirurges po paciento mirties kreipdavosi vidutiniškai 54 proc. mažiau žmonių. Beje, remiantis tuo pačiu tyrimu, vienos chirurgės moters prarastas pacientas paveikė ir bendrą kreipimųsi į moteris chirurges skaičių.
Pasiruoškite pokalbiui dviese
Informuokite darbuotoją, kad apie klaidą norite pasikalbėti (gyvai ar vaizdo skambučiu). Nepamirškite pabrėžti, kad pokalbis yra tam, jog rastumėte sprendimą dėl sklandesnio darbo ateityje. Taip darbuotojas nepatirs baimės, kad neplanuotas skambutis yra susijęs su jo atleidimu.
Būkite smalsūs
Užuot pasirėmę išankstinėmis prielaidomis, užduokite klausimus, kad suprastumėte savo komandos nario požiūrį. Praktikuokite aktyvų klausymąsi tam, kad įsisavintumėte, ką jis (-i) sako, ir parodytumėte dėmesį. Tokiu būdu iš arčiau pamatysite situaciją, kas gali būti naudinga ieškant sprendimo.
Pokalbiui suteikite gylio
Darbuotojui prisipažinus dėl klaidos, padėkokite už atvirumą ir sutelkite dėmesį į tai, kas nutiko. Padėkite kolegai nustatyti veiksmų planą, kurio turite imtis kaip komanda tam, kad situaciją išspręstumėte. Svarbu tai, kad pokalbio metu abiejų pusių emocijos būtų atpažintos ir išreikštos konstruktyviai. Bendrai kurkite erdvę ir vadovui, ir darbuotojui pasidalyti kilusiais jausmais apie nesėkmę, ir dar svarbiau – už jų slypinčiais kitais jausmais, poreikiais, lūkesčiais.
Jei apima stiprios emocijos, intensyvus pyktis, pokalbis su darbuotoju galėtų būti nukeltas tinkamesniam laikui.
Iš šio ryšio gali gimti naujas psichologinis kontraktas su perkalibruotas lūkesčiais darbui atlikti. Tai jūsų pokalbiui suteiks tikrumo ir gylio. Būkite abipusiai atviri, bet jausmus reiškite kontruktyviai, vietoj kaltinimų ar pasiteisinimų analizuokite tai, apie kokius poreikius ir lūkesčius jie informuoja. Jei apima stiprios emocijos, intensyvus pyktis, pokalbis su darbuotoju galėtų būti nukeltas tinkamesniam laikui. Saugiausia kalbėtis emocijoms nuslūgus, atgavus blaivų protą.
Leiskite komandos nariui pabandyti viską išsiaiškinti pačiam
Klaidos yra natūrali darbo dalis. Net jei matote, kad maža klaida jau yra užprogramuota nutikti, leiskite komandos nariui ją padaryti ir ištaisyti pačiam, išsiaiškinant jos priežastis. Tai padės kolegai pasimokyti iš situacijos, prisiimti atsakomybę, įgyti problemų sprendimo įgūdžių ir pasitikėjimo savimi, skirtingai nei atveju, kai metęs visus darbus atlėksite gesinti gaisrų pats. Pasistenkite komandos nariui parodyti, kad juo pasitikite - leiskite patirti savo sprendimų pasekmes ir iš jų mokytis.
Klaidas paverskite mokymosi patirtimi
Suteikus komandos nariui galimybę išspręsti savo klaidą, pateikite konstruktyvų grįžtamąjį ryšį. Jei jaučiatės patogiai, taip pat galite pasidalyti savo asmeninėmis, praeityje įvykusiomis klaidomis. Tai padeda sukurti pasitikėjimą ir parodo, kad klaidos yra normali augimo dalis. Kitaip tariant: kas nedirba, tas neklysta.
Jei klaidos kartojasi, ieškokite sprendimų kartu
Vėl ir vėl besikartojančios klaidos gali sukelti didesnių problemų organizacijoje ir natūraliai kelti klausimų dėl darbuotojo elgesio. Kalbai pasisukus apie besikartojančią klaidą gali padėti penkių „kodėl“ metodas (priklausomai nuo situacijos šių „kodėl“ gali būti daugiau arba mažiau). Pavyzdžiui: darbuotojai neatsiuntė mėnesinių ataskaitų laiku. Kodėl? Nes apie jas pamiršo. Kodėl? Nes jų atsiuntimo terminas kaskart kinta/Darbuotojų užimtumas per didelis, iš to kyla išsiblaškymas.../Kodėl? T. t...
Apsvarstykite, kokie įpročiai ar pokyčiai galėtų padėti išvengti klaidų ateityje. Pavyzdžiui, jeigu darbuotojas vėluoja į susitikimus, galbūt jam reikia padėti nustatyti kalendorinius įspėjimus? Jei prastai pateikia ataskaitas, gal jam reikalingi kursai? Jei trūksta konkretaus įgūdžio, gal organizacija jam gali pasiūlyti mokymus? Taip pat apsvarstykite, ar įgalinote asmens stiprybes, ar jis tikrai yra savo vietoje, ar kompetencijas, kurios reikalingos teigiamam pokyčiui įvykti, apskritai tikslinga ugdyti, galbūt bergždžiai bandote išugdyti tai, ko žmogus neturi ir negebės demonstruoti.
Laiku nesuteikus grįžtamojo ryšio leidžiame netinkamam elgesiui įsitvirtinti.
O gal klaidos kartojasi, nes asmuo nejaučia atsakomybės, nesuvokia neigiamų pasekmių komandai/organizacijai/klientui bei nepatiria jokių asmeninių pasekmių? Nesupranta savo indėlio ir klaidos svarbos? Tokiu atveju gali būti, kad jūsų ir darbuotojo keliai turėtų išsiskirti. Aptarkite tai su juo.
Teikite pastovų grįžtamąjį ryšį
Kad klaidos nenutiktų, svarbu užsiimti jų prevencija ir su darbuotoju palaikyti ryšį kasdienybėje, žinoti, kas jam sekasi geriau, kas sunkiau, kur galbūt reikia pagalbos. Norint užbėgti klaidoms už akių, svarbu laiku ir individualiai įvardyti, koks elgesys yra laikomas netinkamu ir kokio elgesio, rezultato bei per kiek laiko yra tikimasi, kokios pasekmės bus teisingiausios, jei progresas nevyks (diskutuojama ir sprendžiama kartu).
Laiku nesuteikus grįžtamojo ryšio leidžiame netinkamam elgesiui įsitvirtinti, formuotis nepageidaujamiems įpročiams bei terpei atsirasti pasikartojančioms klaidoms.
Per mėnesį pokalbis su darbuotoju turėtų būti bent vienas (geriausiu atveju – vienas per savaitę), o jo ašis neturėtų apsiriboti vien statuso atnaujinimu. Jeigu susitiksite tik aptarti klaidų, darbuotojas jausis demotyvuotas. Remiantis „2020 Employee Engagement Trends Report“, 53 proc. darbuotojų teigia, kad jiems reikia daugiau vadovų pripažinimo, taigi darbe nuoširdžiai pasidžiaukime ir darbuotojo progresu.
„Didžiausių nesėkmių darbe priežastys gali būti įvairios, tačiau jas sieja viena bendrybė – jų galima išvengti, naudojant tinkamas strategijas, priemones ir atitinkamą mąstymą. Kaip vadovas jūs neprivalote būti tobulas – vietoje to, sutelkite dėmesį į tvirtų komandos procesų kūrimą, susitarimų laikymąsi, kuris sumažintų klaidų tikimybę“, – tikina R. Juškienė.
