Turite klausimų teisininkams? Kyla keblumų santuokos, šeimos teisės, finansų, nekilnojamojo turto, karjeros ar kitose aktualiose srityse? Rašykite el. paštu klauskiteteisininko@15min.lt ir užduokite klausimą, aiškiai išdėstant problemą. Į atrinktus klausimus 15min.lt Gyvenimo rubrikoje atsakys teisininkai.
Atsako „TGS Baltic“ asocijuotoji partnerė Raminta Stravinskaitė
Svarbiausia – nepažeisti BDAR
Darbo rinkoje išties vis dažniau kyla klausimų dėl rekomendacijų, teikiamų buvusių darbdavių. Aktualiausias jų – kaip šis procesas dera su Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR) reikalavimais. Rekomendacijos gali būti itin naudingos vykdant atranką, tačiau būtina užtikrinti, kad duomenys būtų tvarkomi teisėtai, skaidriai ir laikantis kandidatų teisių.
Atvejai, kai siekiama gauti ne buvusio, o esamo darbdavio rekomendaciją, labai reti, bet dėl jų viskas aišku: darbuotojo išankstinis sutikimas dėl atrankos vykdytojo kreipimosi į esamą darbdavį yra privalomas – to reikalauja Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas.
Šioje situacijoje, kai kreiptasi į buvusį darbdavį, ir jo suteikta rekomendacija buvo itin nepalanki darbuotojui, yra daugiau aspektų.
Buvusio darbdavio rekomendacija – tik su darbuotojo žinia
Pagal BDAR, buvusio darbdavio rekomendacijos prašymas ir teikimas gali būti grindžiamas ne sutikimu, o teisėtu interesu, tik kandidatą prieš tai reikia tinkamai informuoti. Šiuo atveju teisėtas interesas yra susijęs su darbo atrankos procesu – darbdavys turi teisę rinkti ir vertinti informaciją apie kandidatą, kad priimtų pagrįstą sprendimą dėl įdarbinimo. Nepaisant to, norint užtikrinti BDAR laikymąsi ir apsaugoti kandidato teises, būtina atsižvelgti į kelis svarbius aspektus.
Pirmiausia – potencialus darbdavys privalo informuoti kandidatą, kad planuoja kreiptis į buvusį darbdavį dėl rekomendacijos. Tai užtikrina skaidrumą, o kandidatas gauna informaciją, kaip ir kokie jo duomenys bus tvarkomi. Informuojant taip pat svarbu aiškiai paaiškinti, kodėl šie duomenys yra reikalingi ir kaip jie bus naudojami.
Informavimas gali būti įvykdytas keliais skirtingais būdais, užtikrinant skaidrumą ir aiškų duomenų tvarkymo procesą. Vienas dažniausių būdų – informavimas elektroniniu laišku. Atrankos proceso metu darbdavys gali atsiųsti kandidatui elektroninį laišką, kuriame aiškiai nurodoma, kad bus kreipiamasi į buvusį darbdavį dėl rekomendacijos. Kitas variantas – apie tai, kad darbdavys turi teisę kreiptis dėl rekomendacijos, kandidatus informuoti jau darbo skelbime. Kartais ši informacija gali būti teikiama ir žodžiu, pavyzdžiui, darbo pokalbio metu, tačiau labai svarbu, kad tokia informacija būtų dokumentuojama.
Darbdaviai taip pat gali naudoti elektroninius kandidatų paraiškų valdymo portalus, kuriuose visa informacija apie asmens duomenų tvarkymą pateikiama skaitmeniniu būdu arba šią informaciją nurodyti viešai skelbiamoje privatumo politikoje.
Rekomendacijose – jokių asmeniškumų
Be to, nors darbuotojo sutikimas ir nėra privalomas, būtina užtikrinti, kad duomenų tvarkymas būtų proporcingas ir atitiktų duomenų kiekio mažinimo principą. Tai reiškia, kad buvęs darbdavys turėtų pateikti tik tą informaciją, kuri yra tiesiogiai susijusi su darbo pareigomis, kvalifikacija ir profesiniais gebėjimais. Rekomendacijoje neturėtų būti perteklinės ar asmeninės informacijos, kurios nereikia darbo tinkamumo vertinimui.
Taip pat svarbu užtikrinti, kad rekomendacija būtų tvarkoma tik tiek laiko, kiek tai yra būtina darbo atrankos procesui. Pasibaigus jam, o kandidato nepriėmus į darbą, rekomendacija, kaip ir kiti atrankos procedūrai surinkti kandidato duomenys, turėtų būti sunaikinta, kad būtų išvengta perteklinio duomenų laikymo.
Informacija – tik susijusi su darbo atlikimu
Pagal BDAR, duomenų tvarkymas turi būti sąžiningas ir proporcingas tikslui, kuriam jis yra tvarkomas. Darbdavio rekomendacija turi būti teisinga, objektyvi ir atspindėti tik tuos aspektus, kurie yra susiję su darbo atlikimu. Nepagrįstai nepalanki rekomendacija gali būti laikoma diskriminuojančia arba neatitinkančia sąžiningumo principo, nes ji tiesiogiai veikia darbuotojo galimybes įsidarbinti.
Be to, rekomendacijoje pateikiama informacija turi būti tiksli ir neperteikti asmeninių nuomonių, kurios nėra pagrįstos faktais. Čia svarbu ir tai, kad kandidatas turėti teisę prašyti, kad būtų supažindintas su rekomendacijos turiniu – kreiptis šiuo klausimu jis gali ir į buvusį, ir į potencialų darbdavį (nes kaip duomenų subjektas gali bet kuriam duomenų valdytojui, kuris tvarko jo asmens duomenis, pateikti prašymą susipažinti su jo asmens duomenimis). Radęs netikslumų ar akivaizdžiai neobjektyvių teiginių, jis gali reikalauti ir jų pataisymo arba net pašalinimo. BDAR numato teisę į duomenų tikslinimą, todėl neigiamai įvertintas darbuotojas turi teisę ginčyti klaidingą informaciją, ypač, jei ji daro tiesioginį poveikį jo įsidarbinimo galimybėms.
Darbdaviai teikdami rekomendacijas turėtų būti labai atsargūs, rūpindamiesi, kad jų pateikta informacija būtų pagrįsta objektyviais faktais, o ne subjektyviais vertinimais ar emociniais veiksniais. Net ir tuo atveju, jei buvęs darbuotojas turėjo darbo atlikimo problemų, darbdavio pateikta informacija turėtų būti proporcinga, o buvusios patirtys aprašytos tiksliai ir aiškiai, nesiekiant pakenkti darbuotojui. Toks atsargumas padeda išvengti situacijos, kai pateikta neigiama rekomendacija nėra sąžininga ar neatitinka teisėtų duomenų tvarkymo reikalavimų.
