Kaip tinkamai pasiruošti šiam žingsniui ir užtikrinti, kad, nepaisant laikinų neramumų, darbas ir toliau vyks sklandžiai?
„Svarbu suprasti, kad jeigu norime pranešti blogas naujienas kolektyvui, sutelkti dėmesio į žinutės formą neužteks – reikės aiškaus veiksmų plano, kaip amortizuoti neigiamas, darbuotojams kylančias emocijas ir užtikrinti, kad scenarijus nebepasikartos.
Taigi krizinė vadovų komunikacija organizacijos viduje anaiptol neturėtų apsiriboti tuo, ką tiesiogiai suvokiame kaip „komunikaciją“: ją seks išankstinis pasirengimas, skaidrumas, empatija ir sprendimai, planai ateičiai, kuriuos teks pasiūlyti kolektyvui ar konkrečiam darbuotojui“, – sako personalo paieškos ir atrankos agentūros Emplonet komunikacijos projektų vadovė Adelė Meškinytė.
Vadovai ieško kūrybiškų sprendimų
Anot specialistės, pirmasis žingsnis prieš pranešant blogas naujienas kolektyvui turėtų būti tinkamas pasiruošimas: „Vadovas ar vadovai turėtų aiškiai sau įsivardyti priežastis, kodėl organizacija ar konkretūs darbuotojai atsidūrė tokioje situacijoje, ar tikrai šis sprendimas galutinis ir geriausias, taip pat – išdiskutuoti, kaip atsakyti į potencialiai kolegoms kilsiančius klausimus tam, kad nebūtų netikėtumų.“
Prieš komunikuojant verta atkreipti dėmesį ir į situacijos kontekstą, laiką – galbūt jis nėra tinkamas pranešti blogas naujienas ir dar gali palaukti.
„Tarkim, jeigu apie atleidimą pranešate prieš pat Kalėdas ar darbuotojui ką tik netekus artimojo, galite parodyti savo empatijos stoką.
Esu girdėjusi ir atvejį, kai darbuotojas buvo atleistas tik jam pateikus paraišką bankui dėl būsto paskolos – ir tam, kad ją gautų, teturėjo padirbti pora savaičių ilgiau, o į tai nebuvo atsižvelgta.
Natūralu, kad tokiu atveju apie organizaciją jis susidarys neigiamą įspūdį.
Verta nepamiršti, kad išeinantis darbuotojas – taip pat organizacijos ambasadorius: savo patirtimi jis dalysis su būsimais kolegomis, draugais, šeimos nariais, tad blogai suvaldyta situacija gali tapti blogo atsiliepimo ir nukentėjusio darbdavio įvaizdžio priežastimi.“
Vis dėlto laukti per ilgai taip pat nederėtų – taip darbuotojai gali galvoti, kad nuo jų informacija buvo slepiama ar sulaikoma – vadovas taip pat turi būti pirmasis šaltinis, iš kurio apie šias naujienas išgirsta darbuotojas.
Taigi šiuo atveju, kaip užsimena specialistė, reikės visapusiškai įsivertinti kontekstą, mąstyti kritiškai ir nuolatos investuoti ir į savo emocinio intelekto ugdymą, iškilus krizinėms situacijoms – pasimatuoti darbuotojo batus, o ne argumentuoti, esą, „toks jau yra verslas“.
„Be galo svarbus yra ir skaidrumas, atvirumas. Nors vadovui reikėtų reaguoti empatiškai, būtent jo paties situaciją darbuotojai geriau supras jam iškomunikavus apie nutikusius nemalonumus atvirai ir aiškiai.
Argumentuokite, kaip priėjote prie atitinkamo sprendimo, parodydami, kad jis nebuvo tiesiog „nuleistas iš aukšto“, kad jį teko gerai apgalvoti.
Jeigu įmonė išgyvena sunkius laikus, pasidalykite šia informacija (jeigu informacija nėra konfidenciali, dalykitės ir skaičiais) bei rezultatyvumo gerinimo planu.“
Beje, kaip užsimena A. Meškinytė, šiandien galime matyti ir kitų iš užsienio šalių atėjusių praktikų, kaip vadovai renkasi reaguoti į krizes: pavyzdžiui, atleidimų atveju renkamasi pasinaudoti išdarbinimo paslauga, kuri leidžia darbuotojams geriau pasiruošti ir įsilieti į darbo rinką.
Matyti ir kūrybiškesnių pavyzdžių, kai vadovo teikiami sprendimai neapsiriboja jau matytomis praktikomis, o tai džiugina specialistę:
„Galbūt pamenate, dar visai neseniai vienas Lietuvos vienaragių turėjo atsisveikinti su daug darbuotojų, tačiau vadovas, prisiimdamas atsakomybę už situaciją, pats viešai paskelbė, kad pasirūpins savo darbuotojų įdarbinimu ir įmonėms, kurios liks nepatenkintos jų rezultatyvumu po bandomojo laikotarpio, už jį sumokės.
Labai abejoju, ar tų nusivylusiųjų atsiras, tačiau tai buvo gražus gestas, kuris kainavo palyginti nedaug ir „LinkedIn“ bendruomenei parodė tvirtas organizacijos vertybes.“
Būkite atviri grįžtamajam ryšiui
Kaip užsimena A. Meškinytė, pranešant blogas žinias reikėtų nepamiršti ir paties darbuotojo reakcijų – rekomenduojama jam leisti užduoti klausimus, išsakyti savo mintis, pasiūlymus, pasidalyti galbūt kylančiu nerimu dėl ateities, pokalbis turėtų būti dvipusis. Jeigu naujienos sunkesnės, komandų vadovams su darbuotojais rekomenduojama pasikalbėti atskirai, duoti laiko informacijai suvirškinti:
„Jeigu bloga žinia yra skirta konkrečiam darbuotojui, pavyzdžiui, jis nebus keliamas pareigose ar jam nebus keliama alga, ir kaip šio sprendimo priežastys yra įvardijami prasti rezultatai, vertėtų argumentus išsakyti one on one pokalbio metu, taip pat – nusibrėžti konkrečius rodiklius, kurie taptų gera atspirtimi rezultatams ateityje vertinti.
Vis dėlto į darbuotojo rezultatyvumo klausimus vertėtų reaguoti prevenciškai ir pastebėjus, kad einama netinkama linkme, rekomenduojama išsiaiškinti priežastis, inicijuoti pokyčius bei, jei reikia, suteikti pagalbą dar nelaukiant kritinės situacijos.“
Efektyvi komunikacija su darbuotoju ir vadovo komunikacijos įgūdžiai yra vienas pagrindinių įrankių, įgalinančių komandą siekti organizacijai svarbių tikslų, užsimena A. Meškinytė.
„Remiantis „McKinsey“ tyrimu, efektyvios vadovo komunikacijos įgūdžiai darbuotojų produktyvumą gali padidinti nuo 20 iki 25 proc.
Vis dėlto „Gallup“ pasaulinėje darbo rinkos apžvalgoje (2022) tarp apklaustų darbuotojų (n= 31 mln.) tik 13 proc. nurodė, kad jų vadovai organizacijoje praktikuoja efektyvios komunikacijos principus.
Nors šis skaičius yra labai nedidelis, kartu jis parodo, kad investavus į efektyvią komunikaciją galite smarkiai išsiskirti iš kitų organizacijų ir taip pagerinti darbuotojų įsitraukimo bei motyvacijos rodiklius“, – mano specialistė.
