Atrasta taisyklė
Praėjusių metų pabaigoje man pavyko pasiekti didelį asmeninio produktyvumo augimą. Pirmiausia, manau, man tai pavyko, nes kruopščiai išanalizavau, kam aš skiriu daugiausiai savo laiko ir kur jį švaistau veltui. Tai buvo labai sėkmingas sprendimas.
Antra, aš atradau „trijų darbų“ principą, jis leidžia man sąmoningai dirbti visą dieną, o ne tiesiog reaguoti į įvykius.
Šią koncepciją, kurią aptaria ir analizuoja įvairūs tinklaraštininkai ir knygų autoriai, rašytojas Chrisas Bailey apibrėžia taip: „Kiekvienos dienos rytą, prieš pradedant dirbti, numatykite 3 užduotis, kurias jūs norite įvykdyti iki darbo pabaigos. Darykite tą patį kiekvienos savaitės pradžioje.“
Tai paprasta koncepcija, tačiau ji iš esmės keičia žaidimo taisykles. Ją paprasta taikyti. Netrukus paaiškinsiu, kodėl svarbu jos laikytis ir kaip ją naudoti. Bet iš pradžių aptarkime, ką reiškia produktyvumas.
Greitas produktyvumo įvertinimas
Žmonės dažnai galvoja apie produktyvumą kaip apie darbų visumą, kurie buvo padaryti, t. y. apie nudirbtų per dieną darbų skaičių. Kuo daugiau kryžiukų numatytų darbų sąraše, tuo produktyvesnė buvo diena.
Turiu pasakyti, kad tai siaubingas produktyvumo apibrėžimas. Toks požiūris leidžia manyti, kad kiekvienas darbas jūsų sąraše yra vienodai svarbus, tačiau juk taip nėra.
Jeigu dienos darbų sąraše yra 15 punktų, tačiau yra vienas, kurį tikrai būtina padaryti šiandien, kokia bus nauda, jeigu jūs padarysite 14 kitų darbų, o pats svarbiausias darbas bus nepadarytas?
Paprasčiausias būdas įvertinti jūsų produktyvumą – užduoti sau dienos pabaigoje klausimą: „Ar man pavyko padaryti visus suplanuotus darbus?“. Arba kaip formuluoja C.Bailey, „būti produktyviu – nereiškia įvykdyti daugiau užduočių, tai reiškia įvykdyti tinkamas užduotis“.
Darbų sąraše visuomet yra daug dalykų, prie kurių lengva padėti kryžiuką, tačiau siekiant pagerinti produktyvumą, reikia pirmiausia užsiimti pačiais svarbiausiais reikalais. Tais, kurie turi didžiausią grąžą ir labiausiai priartina jus prie tikslo.
Norint išsiaiškinti, kokie tai darbai, reikia apibrėžti, kokie turi būti darbo rezultatai, kad galėtumėte dieną, savaitę ar mėnesį pavadinti sėkmingu. Taip pat jūs turite nuspręsti, kuri iš užduočių atneš didžiausią naudą jūsų įmonei ar verslui.
Užuot kūrę 10–20 užduočių sąrašą ar, dar blogiau, pradėję dirbti be jokio plano, išskirkite 3 svarbiausius darbus, kurie nedelsiant turi būti padaryti, ir susitelkite ties jų atlikimu.
„Trijų darbų“ taisyklės privalumai
Dirbate sąmoningai, o ne reaguojate į tai, kas nutinka. Daugybė žmonių dirba pagal principą „reaguok į tai, kas vyksta“: atsako į telefono skambučius, elektroninius laiškus, o paskui viršininkas primena apie tai, kas nebuvo padaryta. Kai jūs naudojate „trijų darbų“ taisyklę, jūs planuojate savo dieną atsižvelgdami į savo įsipareigojimus ir tai, kas atneš naudą jūsų verslui.
Jūs „neišsijungiate“, jeigu tenka nukreipti dėmesį į kitus dalykus. Jeigu esate panašūs į mane, tai jums tikrai taip būna, kad nukreipėte savo dėmesį pusvalandžiui į kažką kita, o paskui negalite prisiminti, ką jūs dirbote prieš tai. Tai jei turite užsirašę 3 didžiausio svarbumo darbus, visada galite pasižiūrėti į savo užrašus ir tiksliai žinosite, kas buvo padaryta ir ką reikia padaryti per likusį laiką.
Tai labai paprasta, kai imi laikytis šio principo. Gan dažna įvairių efektyvumą gerinančių sistemų problema – jos per sudėtingos. „Trijų darbų“ taisyklė labai paprasta, ją nesunku naudoti kiekvieną dieną ir kiekvieną savaitę. Viskas, ką turite padaryti – susidėlioti prioritetus ir išskirti 3 pačius svarbiausius darbus (šis įgūdis atsiras su laiku įgavus patirties).
Niekam nerūpi tie smulkūs darbeliai, kuriuos jūs ruošiatės daryti visą dieną, tačiau vadovybė tikrai bus sužavėta, kai jūs kiekvieną dieną pristatysite tris užduotis, kurios tikrai atneša didelę naudą įmonei.
Nesvarbios užduotys atpuola. Jiems nėra vietos mūsų darbų sąraše. Užuot kažkurias užduotis kasdien vis perkėlinėję į kitos dienos darbus ir taip savaitę po savaitės, supraskite, tie darbai neatitinka „trijų darbų“ principo. Gal jų visai neverta daryti, o gal juos kažkas kitas padarys geriau. Neleiskite nesvarbiems dalykams gadinti jūsų produktyvumo.
Jūs neužkraunate savo viršininko. Siunčiate savo viršininkui išpūstą sąrašą planuojamų atlikti darbų? O jeigu jam nusiųsite trijų svarbiausių darbų sąrašą? Daugiau šansų, kad kai jūs parodysite, ką dirbate ir kokius gaunate rezultatus, jus pamatys. Niekam nerūpi tie smulkūs darbeliai, kuriuos jūs ruošiatės daryti visą dieną, tačiau vadovybė tikrai bus sužavėta, kai jūs kiekvieną dieną pristatysite tris užduotis, kurios tikrai atneša didelę naudą įmonei.
TAIP PAT SKAITYKITE: Aplinkiniams nuolat tvirtinate, kad „esu labai užsiėmęs“? Siunčiate prastą žinią
Kaip taikyti „trijų darbų“ taisyklę
Viskas paprasta: susirašykite tris svarbiausius dienos darbus. O štai jums keletas patarimų, kaip gauti didžiausią naudą iš šio principo.
Naudokite „trijų darbų“ taisyklę ne tik dienai, bet ir savaitei, mėnesiui ar metams. Apibrėžkite bendrais bruožais 3 pačius svarbiausius rezultatus kiekvienam laikotarpiui, tada sudarykite planą savaitei ir visoms darbo dienoms paskirstykite mažesnius darbus, kad savaitei baigiantis būtų pasiektas trijų svarbiausių darbų tikslas. Gali būti sunku išdėlioti visus darbus, bet toks planavimas labai naudingas, nes jis leidžia suvokti, kokio rezultato galite tikėtis savaitės ar mėnesio pabaigoje.
„Trijų darbų“ taisyklės žavesys tas, kad jūs pradedate kas rytą vis iš naujo, net jeigu vieną iš punktų tenka perkelti.
Naudokite užrašų knygutę. Aišku, galima naudotis moderniomis technologijomis, atsisiųsti visokias elektronines užrašines ar susieti darbus ir užduotis su savo pašto paskyra.
Tačiau aš padariau išvadą, kad popierius yra geriausia. Užrašius užduotis ranka ant popieriaus, labiau jas prisimenate ir jos ilgiau išlieka jūsų atmintyje. Laikykite knygelę ant darbo stalo, prie kompiuterio, kad visada matytumėte.
Iš anksto planuokite dieną. Galite pasidaryti planą, kol einate į darbą, tačiau asmeniškai man labiau pavyksta įsijungti į darbą tik atėjus, kai jau žinau, ką ruošiuosi daryti. Kodėl reikia švaistyti 20–30 minučių jūsų šviežios energijos planavimui, kai galima ją skirti užduoties įgyvendinimui? Todėl aš kiekvienos darbo dienos pabaigoje skiriu 15–20 minučių kitos dienos plano kūrimui.
Būkite lankstūs. Jeigu jūs padarėte visas tris numatytas užduotis, nesustokite ir nesakykite „Viską padariau, galiu atsipalaiduoti“. Kaip rašo J.D. Meier knygoje „Greitas rezultatų pasiekimo būdas“, „iš pradžių įvykdykite tris punktus, kuriuos apsibrėžėte, o tada siekite daugiau“. O jeigu jūs neįvykdėte trijų užduočių, atleiskite sau. Tikėtina, pervertinote save. O gal tiesiog šiandien bloga diena. Visiems pasitaiko tokių dienų. „Trijų darbų“ taisyklės žavesys tas, kad jūs pradedate kas rytą vis iš naujo, net jeigu vieną iš punktų tenka perkelti.
Reaguokite tik esant būtinybei. Nepriklausomai nuo to, kaip gerai mes suplanavome dieną, kartais kažkas ima ir nukrenta kaip iš dangaus. J.D. Meier sako: „Darykite tai, atidėkite, įrašykite į savo grafiką arba deleguokite kam nors“. Norint suprasti, kuri užduotis labiausiai svarbi ir ar reikia ją vykdyti tiesiog dabar, o gal galima nukišti giliai į stalčių, galite savęs paklausti: „Kuri iš užduočių atneš daugiau naudos mano darbui ir kompanijai?“
Kai aš nenaudoju „trijų darbų“ taisyklės, mano produktyvumas krenta ir, beje, motyvacija irgi. Aš pastebėjau, kad gebėjimas išskirti tris svarbiausius dalykus, net jeigu tai maža užduotis (elektroninio laiško išsiuntimas), tačiau dideliame projekte – tai leidžia man jausti pasitenkinimą ta diena.
Užuot leidę dienas plaukdami pasroviui, būkite aktyvūs, sąmoningai planuokite savo darbo dienas, taikydami „trijų darbų“ taisyklę.
