Vilniaus savivaldybės administracijoje šiuo metu dirba apie 900 žmonių. Visiems jiems, kaip tvirtina P.Poderskis, yra pateikti pasiūlymai eiti kitas pareigas toje pačioje struktūroje. Ir tik 12 iš jų kol kas nedavė teigiamo atsakymo: trys nusprendė savivaldybę palikti (kas į pensiją, kas dirbti kitur), kiti tebesvarsto. O vilniečiai galės tikėtis greitesnių atsakymų, nes grandžių savivaldybėje tiesiog liks mažiau.
Apie tai, kokia reforma laukia savivaldybės ir kam jos reikia, kalbamės su Vilniaus savivaldybės administracijos direktoriumi P.Poderskiu.
– Reformas daro kiekviena atėjusi nauja valdžia. Šiuo atveju nei jūs, nei meras nesate nauji. Tad kam reikalinga reforma Vilniaus miesto savivaldybei?
– Turime pereiti nuo to, kad savivaldybės administracija tiesiog yra, iki to, kad ji teikia paslaugas. Ir tai yra esminis mentaliteto ir minčių pokytis, kuris turi atsitikti. Klientas ateina į miestą ir nori gauti tam tikras paslaugas – eiti sutvarkytu šaligatviu, važiuoti gatve ir t.t. Visi tie dalykai turi būti aprašyti pagal tam tikrus kokybės standartus (SLA). Tai bus atsakymas į klausimus, ko mes siekiame ir ką pristatome miestui.
Šaligatvis yra paslauga žmonėms plačiąja prasme. O jeigu jis yra, tai po snygio šaligatvis per dvi valandas bus pradėtas valyti, per šešias nuvalytas, palei jį bus tam tikras kiekis medžių, kad jie teiktų šešėlį, apšvietimas naktį bus tam tikro lygmens ir pan. Tokį standartą apsibrėžę kiekvienai viešai administracinei paslaugai mes pirmiausia nusistatysime tikslą ir viziją, kaip miestas turi atrodyti, nes gali būti, kad vieno rajono gatvės turės vieną standartą, kito – kitą, priklausomai nuo to, kiek miestas turi pinigų pasirūpinti tuo rajonu ir kokius lūkesčius projektuojame gyventojams.
Mes turime pinigų gana mažai tokiam miestui, kokį pagal vilniečių lūkesčius norėtume pasiūlyti, bet bent jau žinosime, kokius standartus vienai ar kitai vietai taikome. Galbūt dabar esame kažkur apačioje ar vidury, tačiau sieksime pagerinti paslaugų kokybę ir pasiekti deklaruotą paslaugų standartą.
– Dabar turime gana aiškią ir seniai įprastą sistemą savivaldybės administracijoje: departamentai, jų skyriai, poskyriai, visi turi direktorius ar vedėjus. Kaip atrodys savivaldybės administracija po šios reformos?
– Tarkim, turime pavyzdį – Infrastruktūros skyrius teikia infrastruktūrines paslaugas ir turėdamas kokybės standartą bando jas užtikrinti. Dabar Miesto ūkio ir transporto departamento, kuriam priklauso šis skyrius, direktorius turi plačią, didelę karalystę, pavadinkime taip. Jis turi rūpintis ir infrastruktūra, ir eismo organizavimu, ir eismo saugumu, ir komunalinėmis paslaugomis, ir atliekų išvežimu, ir t.t. Visu tuo pasirūpinti vienas žmogus negali, nerealu to tikėtis.
Turime pereiti nuo to, kad savivaldybės administracija tiesiog yra, iki to, kad ji teikia paslaugas.
Dabar tas departamentas irgi turi skyrius, kurių vedėjai žiūri į departamento direktorių ir laukia jo nurodymų. Skyriai funkcionuoja ir atlieka funkcijas, kai jas kas nors užsako. Visas mentaliteto pokytis čia bus tas, kad nereikės sėdėti ir laukti, kol lieps funkcionuoti ir suktis kaip sraigteliui, bet darbuotojas pats žinos, kad yra atsakingas už tam tikras paslaugas, kokios jų apimtys, kokį standartą jos turi atitikti ir kad jis turi jas teikti. Nesvarbu, liepė kas ar ne, bet darbuotojo užduotis yra prižiūrėti sutartis, gainioti tiekėjus, kontroliuoti tiekėjus, kad paslaugos numatytu lygiu būtų užtikrintos.
– Vadinasi, kaip pavyzdys čia pateiktas Infrastruktūros skyrius darys viską, ką daro ir dabar, tik be nurodymų iš viršaus?
– Galima sakyti, kad tam tikro standarto paslaugas tas skyrius turės įgyvendinti ir užtikrinti, nepaisant to, ar jam kas nors liepė tai daryti, ar ne. Kitas pavyzdys: Bendrojo ugdymo skyrius organizuoja egzaminus, mokinių priėmimą ir pan. Tai standartizuotos paslaugos, turinčios savo rodiklius, ir jos vykdomos. Bet mes norime atskirti rutiną nuo pokyčių, kuriuos norime padaryti švietimo srityje
Arba dar kitas pavyzdys. Turime gatvių apšvietimo sistemą mieste, galime pakelti jos automatizavimą, robotizavimą – skaitmeninį lygį, o galime sukurti naujas paslaugas. Tad mes darome miesto apšvietimo tinklų modernizavimo projektą, kuris kainuos apie 20 mln. eurų, taip pasieksime kitą standartą. Tokiu būdu mes priežiūrą ir rutiną atskiriame nuo pokyčių, todėl atsiranda projektų vadovai tam tikrose srityse.
Dabar turime taip, kad skyrių vedėjai turi ir rutina rūpintis, ir pokyčius įgyvendinti. Ketiname tai pakeisti.
Tarkim, Žirnių-Liepkalnių g. sankryžos rekonstrukcija yra projektas, Stoties rajono sutvarkymas yra projektas, naujas dviračių takas yra projektas. Dviračių takai visame Vilniuje gali būti kaip vienas projektas ir SĮ „Susisiekimo paslaugos“ Antonas Nikitinas yra tas žmogus, kuris žino viską apie visus dviračių takus, visas jų problemas, turbūt pakonsultuotų, kur galima dviratį įsigyti, ratus prisipūsti ir t.t. Jis yra dviračių infrastruktūros projektų vadovas ir jis atsakingai rūpinasi, kad prioritetai dėl dviračių takų būtų įgyvendinti.
Kitas pavyzdys – sostinės parkai. Turime Algirdo gatvėje situaciją: viename pasitarime su savivaldybės vadovais buvo nuspręsta, kad Algirdo gatvėje reikia parko. Vadinasi, reikia takelių, suoliukų, želdinių. Visos užduotys buvo suformuotos, skyriai gavo jas atlikti. Bet vieno atsakingo žmogaus už galutinį rezultatą nebuvo. Tai „Grinda“ įrengė takelius ir nuotekas, „Stebulė“ kaip miesto tiekėjas užsakė augalus, žolę, „Vilniaus apšvietimas“ – apšvietimą. Bet bendras rezultatas atrodo tikrai prastai.
Su „Vilniaus miesto parkais“ dabar kalbame, kad jie per vasarą susitvarkytų ir įsivestų viešųjų erdvių standartą, pereitų prie projektinio valdymo, įmonėje atsirastų atsakingi projektų vadovai ir jie kuruotų tokius projektus. Toks projekto vadovas, atsakingas už kurio nors parko įrengimą, privalėtų užsakyti paslaugas iš skirtingų skyrių, įmonių.
Projektas yra tarsi darbų kapšas ir tie darbai turi būti padaryti. Ilgainiui tai sukuria paslaugą – įgyvendinus parko projektą miestiečiai gaus paslaugą, galės naudotis parku. Lygiai taip pat ir su nauja koncertų sale, dviračiu taku ir t.t.
Mes labai akcentuojame, kad tai yra Vilniaus miesto grupė – įmonių grupė, kuri užsiima visomis šiomis paslaugomis ir projektais: „Vilniaus miesto parkai“ teikia parkų paslaugas, „Vilniaus apšvietimas“ – apšvietimo paslaugas, „Vilniaus planas“ – projektavimo paslaugas ir t.t. Visoje šioje įmonių grupės struktūroje gali atsirasti projektų vadovai, kurie būtų už vieną ar kitą dalyką atsakingi ir tai įgyvendintų.
„Grinda“ įrengė takelius ir nuotekas, „Stebulė“ kaip miesto tiekėjas užsakė augalus, žolę, „Vilniaus apšvietimas“ – apšvietimą. Bet bendras rezultatas atrodo tikrai prastai.
– Kaip pertvarką vertina darbuotojai?
Kitą savaitę taryboje sieksime patvirtinti reorganizaciją ir turime visų darbuotojų (jų savivaldybėje yra apie 900 – red.past.) sutikimus, išskyrus 12-os. Trys žmonės iš šitų 12-os nusprendė pasinaudoti galimybe pabaigti darbą savivaldybėje ir devyni mąsto, ar priimti gautą pasiūlymą. Blogiausia, ką galime turėti, tai tiems devyniems žmonėms išmokėsime išeitines. O šiaip pertvarkai neprireiks papildomų pinigų, tilpsime į numatytą biudžetą. Tai labiau apie mentaliteto pasikeitimą ir pokytį supratime, kaip viskas bus valdoma, kaip tos paslaugos bus teikiamos ir pan.
– Bet būtent čia ir yra pagrindinis sunkumas – juk popieriuje pakeisti pareigas ir perbraižyti, kas už ką atsakingas, nėra sunku. Kaip ketinate pakeisti darbuotojų mąstymą ir įsivaizdavimą apie savo darbą?
– Mes vidurinės grandies vadovų lygį pakeliame, siekiame suteikti jiems galių ir priskirti atsakomybes. Darysime tris dalykus, kol įsigalios ši pertvarka: kursime paslaugų politiką, patvirtinsime projektų valdymo politiką ir įdiegsime klientų aptarnavimo standartą. Tai nebus lengva, tikriausiai tai bus vienas sunkesnių uždavinių, kokius turime, bet kitaip to aš nematau, niekur kitaip mes nenueisime.
Iš pradžių daug kas manęs nesuprato, galvojo, kad gal tiesiog noriu departamentus panaikinti ir tiek. Bet mes norime sustiprinti specialistų grandį, kad jie turėtų daugiau rankų ir dirbtų, ir realiai pereitume prie paslaugų teikimo. Jau kurį laiką savivaldybėje apie tai šnekame ir žmonės pradeda suprasti.
Procesą įsivaizduojame taip: leisime patiems padaliniams susidėlioti tai, ką jie supranta kaip jų teikiamas paslaugas, ir įsivertinti jų teikiamų paslaugų kokybės kriterijus, standartą. Tada subursime pasikalbėti apie tai, kas vyksta, ko galima vieniems iš kitų tikėtis. Keletas skyrių greičiausia taps kaip modelis, kad kiti matytų pavyzdį, kopijuotų galbūt.
Iš pradžių daug kas manęs nesuprato, galvojo, kad gal tiesiog noriu departamentus panaikinti ir tiek. Bet mes norime sustiprinti specialistų grandį, kad jie turėtų daugiau rankų ir dirbtų.
Tai vienas aspektas. Su projektiniu valdymu jau pradėjome anksčiau. Iki rinkimų likus apie pusmečiui man jau šita pertvarka buvo subrendusi galvoje, bet tokiu metu pertvarkos nedaromos paprastai. Vis dėlto tai jau pradėjome diegti, mokyti žmones, kas tai yra, suformavome projektų portfelius, pradėjome priskyrinėti ir portfelių, ir projektų vadovus, mokyti tuos žmones, keisti jų mąstymą, kad suprastų, kas tas projektas yra.
Kol kas turime suformavę keturis projektų portfelius: klientų (jame yra visi projektai, susiję su kokybiškesniu klientų aptarnavimu, veiklos procesais ir pan.), operatyvumo (kuris kalba apie greitį, lankstumą, ten visi projektai sudėti, kad būtų mažiau biurokratijos, darbuotojai labiau įsitrauktų į veiklą, ieškome talentų ir pan.), ateities technologijų (apima visus kompleksinius, integruotus, labai sudėtingus sprendimus, susijusius su technologijomis, kurių gal dar nėra – jas reikia sukurti) ir statybų, kadangi turime tikrai daug šios srities projektų.
– Dabar turimų departamentų nebeliks, tačiau ar bus kažkoks sritis kuruojantis žmogus?
– Viršutinė grandis bus – administracijos direktorius ir pavaduotojai, projektų vadovai strateginėms sritims. Tarkim, imame Ikimokyklinio ugdymo skyrių, jį prižiūri administracijos direktoriaus pavaduotojas kartu su projektų vadovu. Nėra taip, kad vienas iš jų yra aukščiau už kitą, direktoriaus pavaduotojas užtikrina, jog vyktų rutininiai darbai, projektų vadovas – būtų įgyvendinti nauji projektai.
– O kaip bus su dabartiniais departamentų direktoriais? Kokius pasiūlymus gauna jie, kai jų pareigybių nebelieka?
– Mes visiems dešimties departamentų direktoriams pasiūlėme tris skirtingas opcijas. Arba jie tampa projektų vadovais ir įgyvendina strateginius pokyčius, arba tampa skyriaus vedėjais. Trečia opcija – privatus sektorius, jeigu niekas netinka.
Tad, tarkim, Miesto ūkio ir transporto departamento direktorius Virginijus Pauža bus Infrastruktūros skyriaus vadovas.
Departamentų direktoriams pasiūlėme tris skirtingas opcijas. Arba jie tampa projektų vadovais, arba skyriaus vedėjais. Trečia opcija – privatus sektorius, jeigu niekas netinka.
Gali būti, kad teks atsisveikinti su kai kuriais iš jų, jeigu jiems netiks siūlomi pokyčiai.
– Koks likimas laukia seniūnijų? Ar jų veikla, tikslai, darbo pobūdis keisis?
– Seniūnijų veikla iš esmės nesikeis, jos priskiriamos prie paslaugų, teikiamų tiesiogiai klientams, nes seniūnijos ir dirba su žmonėmis daugiausia. Seniūnijų projekto vadovė yra Daiva Mikulskienė ir mes turime tokį projektą „Seniūnas 2.0“, kuris skirtas perkrauti seniūnų veiklą, sampratą, koks jų teikiamų paslaugų standartas turėtų būti.
Suformuluosime labai aiškius tikslus. Kokybės kriterijai ir siekiami standartai privers pasitempti. Pagal tai darbuotojai bus vertinami, pagal tai jų metiniai tikslai sudaromi. Konkrečių sutarčių priežiūra, paslaugų standartai, įrašyti į metinį įvertinimą, bus tai, į ką bus galima atsiremti, kai bus vertinami darbuotojai, vadovai, jų darbo kokybė ir kiti dalykai. Jeigu kai kurie darbuotojai nesugebės pagal tuos standartus dirbti, tų keliamų tikslų siekti, tai, žinoma, visų pirma juos edukuosime, stengsimės paskatinti pasitempti. Jeigu yra geranoriškumas ir noras tai padaryti, manau, viskas yra padaroma ir pasiekiama. Mes turime įsipareigojimų vilniečiams, tad jei matysime, kad nenorima taip dirbti, teks remtis principu „jeigu negali pakeisti žmogaus, turi pakeisti žmogų“.
– Vis dar gana gajus mitas: „Ką veikia savivaldybės darbuotojai? Popieriukus nešioja.“
– Ir prie kompiuterio sėdi. Geras mitas. Bet aš kviečiu apsilankyti, pabendrauti, jeigu tik tokio noro yra. Galvojame ir apie tokias papildomas iniciatyvas, nes žmonės, nauji darbuotojai, kuriuos mes prisitraukiame, ateina į savivaldybę, pradeda dirbti ir po savaitės sako: „Oho, kiek čia reikalų pas jus.“ Net kitos institucijos, tarkim, STT, ne visada įsivaizduoja, kokios mūsų darbų apimtys.
Turėsime paaiškinti, kas yra miestas, kokios paslaugos čia teikiamos. Ir man atrodo, kad, kai mes kelsime sau tikslus ir nustatysime standartus, galėsime juos viešai pateikti, žmonės po truputį sužinos, ką tas miestas veikia, ką mes darome ir ko nedarome, kaip prižiūrime vienus ar kitus dalykus.
