Nebeliko eilių ir gausybės popierių, supaprastėjo konsultacijos, dingo pertekliniai prašymai ir procesai, o juos pakeitė galimybė stebėti pateiktų dokumentų nagrinėjimo eigą ir automatizuoti, su įvairiomis valstybės sistemomis ar registrais susieti algoritmai.
MD specialistų sukurtą daugiau nei dvi dešimtis paslaugų į skaitmeninę erdvę perkėlusią ir sujungusią Lietuvos migracijos informacinę sistemą (MIGRIS) pagrįstai galima vadinti valstybės tarnybos deimantu. Be mūsų šalies, tokie žiba tik Skandinavijos šalių valstybės tarnybos karūnose.
Neįtikėtina, bet taip buvo
Pamėginkite įsivaizduoti, kaip atrodė į Lietuvą dirbti ar gyventi atvykusio užsieniečio dokumentų tvarkymas prieš dešimt metų.
Dėl sudėtingo proceso užsieniečiui tekdavo ne kartą lankytis MD: aiškintis, kokių dokumentų reikia, konsultuotis, atvykti pateikti dokumentus, vėliau – atsiimti leidimą ir pan. Visa tai lydėjo ilgos eilės, „degantis“ laikas, stresas ir papildomos išlaidos. O jei dar paaiškėdavo, kad vis tiek kokio nors dokumento trūksta, o laiko tam neliko, tekdavo išvykti iš Lietuvos ir, jei pavyksta, vėl sukti visą ratą iš naujo.
Tai nestebina, nes tuo metu nebuvo skaitmenizuotų bylų – visi atvykusių užsieniečių duomenys gulė į tonas popierinių bylų, o juos patikrinti skirtingose duomenų bazėse tekdavo rankiniu būdu perkrautose lentynose ar archyvuose. Tiesa, patikrinti neužtekdavo – dar reikėjo surinkti ir papildyti bylas naujais duomenimis.
Tokia biurokratizuota sistema tapo tikru kantrybės išbandymu ne tik paslaugų laukiantiems, bet ir migracijos specialistams. Tad vos tik 2013 m. jie susipažino su Suomijos migracijos tarnyboje veikiančia elektroninių bylų valdymo sistema, abejonių neliko: tokia sistema turi veikti ir Lietuvoje.
Nuo prašymo pateikimo iki sprendimo
Taigi MIGRIS idėja tapo kūnu ir jau kelis metus sėkmingai veikia, o išsiskiria tuo, kad efektyvina migracijos dokumentų tvarkymo procesus tiek iš išorės, tiek institucijos viduje. „Lietuvoje buvo įprasta į elektroninę erdvę perkelti tik paslaugas klientams, tačiau tai, kad visą procesą nuo prašymo pateikimo iki sprendimo priėmimo galima organizuoti elektroninėje erdvėje, buvo naujas dalykas“, – paaiškina MD Administravimo skyriaus vedėja Rita Mikučionienė.
MIGRIS efektyvina migracijos dokumentų tvarkymo procesus tiek iš išorės, tiek institucijos viduje.
Pašnekovės teigimu, dabar gyventi, dirbti ar kitais pagrindais į Lietuvą atvykusiems užsieniečiams tereikia užsukti į interneto svetainę www.migracija.lt, susikurti asmeninę paskyrą ir jie gali registruotis vizitams, teikti prašymus, kuriems sukurta daugiau nei 200 unikalių formų, konsultuotis su darbuotojais, stebėti dokumentų nagrinėjimo procesą, teikti papildomus dokumentus, gauti sprendimus, priminimus ir kt.
MD darbuotojams nebereikia rankiniu būdu įvesti asmens duomenų, pildyti įvairiausių formų, registruoti jų į bylas, pasirašinėti, tikrinti duomenis bazėse ir pan. Viską padaro MIGRIS, tuo pačiu eliminuodamas ir galimas žmogiškąsias klaidas. Dabar migracijos specialistui tereikia atlikti dokumentų turinio analizę ir priimti sprendimą.
Efektyvina darbą
R. Mikučionienė pasakoja, kad įgyvendinti pokyčius nebuvo taip paprasta: teko peržiūrėti procesus, inicijuoti teisės aktų pakeitimus, tuo pačiu laiku vyko ir migracijos reforma – MD buvo perduoti Policijos apskričių komisariatų migracijos skyriai visoje Lietuvos teritorijoje
Bet rezultatai akivaizdūs: baigėsi fiktyvios vizitų registracijos, o ir pačių vizitų laikas sutrumpėjo šimtus kartų – nuo 3 mėnesių iki 1–2 darbo dienų. Tai svarbu, žinant, kad kasdien MD vidutiniškai aptarnauja apie 4 tūkstančius Lietuvos piliečių ir pusę tūkstančio užsieniečių.
Kai pradėjo veikti ši sistema, nuo 2019 m. per MIGRIS rezervuota beveik 900 tūkstančių vizitų, priimta beveik 140 tūkst. užsieniečių prašymų. Ir nors imigracijos mastai ir kitų sprendimų, kuriuos priima departamentas, skaičiai padvigubėjo, MD ne tik nepadidino darbuotojų skaičiaus, bet dalį jų nukreipė naujoms funkcijoms vykdyti – įsteigė skambučių centrą ir korupcijos rizikos vertinimo padalinį.
Atsivers dar daugiau galimybių
R. Mikučionienės teigimu, ne tik skaičiai iliustruoja sukurtos sistemos naudą: per ją daug lengviau susisiekti su užsieniečiu ir operatyviau spręsti problemas, galima atsekti kiekvieną darbuotojo padarytą veiksmą, paprasčiau rasti reikiamus dokumentus, sistema automatiškai perkelia asmens duomenis į visus kitus reikiamus valstybės registrus ir kt.
„MIGRIS vidinio portalo kūrimo darbai bus baigti šių metų pabaigoje. Jau sukurti leidimų ir pilietybės, baigiami kurti prieglobsčio, kontrolės ir kiti moduliai. Tuomet galėsime naudotis unikalia sistema, kurioje bus sujungtas prašymo priėmimo, nagrinėjimo, patikrinimų, sprendimo rengimo ir dokumentų išdavimo procesas“, – teigia specialistė.
Ir čia MD sustoti neketina: šiais metais pristatė naują paslaugą – e. rezidento kortelę su e.parašo sertifikatu, o nuo 2022 m. vidurio piliečiai ir užsieniečiai dokumentus galės gauti nurodytu adresu per kurjerį.
Migracijos specialistų planuose – ir mobilioji MIGRIS programėlė, kliento informavimas apie numatomą jo prašymo nagrinėjimo trukmę, naujos kartos asmens tapatybės kortelių pritaikymas, naudojant asmens autentifikavimo galimybes elektroninėje erdvėje. Šiuo metu kuriama ir darbuotojams skirta MIGRIS beta versija.
Tad nereikia stebėtis, kad esama MIGRIS versija leidžia Lietuvai puikuotis tarp nedaugelio Europos šalių, tokių kaip Suomija, Švedija, Danija ir Norvegija.
O jei pavyks įgyvendinti visus užmojus, gal šioje srityje net tapsime lyderiais?
Informacija parengta bendradarbiaujant su LR vidaus reikalų ministerija, kuri įgyvendina Europos socialinio fondo ir Lietuvos Respublikos valstybės lėšomis finansuojamą projektą „Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerija – Informavimas apie veiksmų programą“.
