Gebėjimas planuoti savo laiką – vienas iš kertinių vadovo įgūdžių, savo seminare, apie kurį rašiau prieš tris dienas minėjo Nerius Jasinavičius. Laiko planavimui „Dešimtuke“ dedikavau trijų straipsnių ciklą pavadinimu „Kaip viską suspėti?“ Tiems, kuriems neužteko jame pateikto informacijos koncentrato, rekomenduoju perskaityti laiko planavimo biblija tapusią David Allen knygą „Produktyvaus darbo paslaptys“.
Kodėl ši knyga tokia populiari? Viskas paprasta – net ir labiausiai apversti namai galėtų pretenduoti į tvarkingiausiųjų titulą, jei juos palygintume su ta betvarke, kuri dedasi mūsų galvoje. Daug „reikia“, „turiu padaryti“, o sistemos kas, kaip ir kada bus padaryta – nėra. Jei kalbėtume apie sistemas, tai visada galime rasti už-ir-prieš argumentų bet kuriai iš jų, tačiau David Allen sistema orientuojasi į esmę – kad tie darbai, kuriuos reikia padaryti, būtų padaryti.
O tokį modelį amerikietis, matyt, pasirinko ne be reikalo. Daug pasako ir legenda tapusi istorija, jog šis laiko planavimo praktikas per pirmuosius 35 gyvenimo metus save išbandė 35-iose profesijose. Galima tik numanyti, koks chaosas virė jo galvoje, jog visas gyvenimas buvo panašus į greituosius pasimatymus, tik keitėsi ne merginos, o profesijos. Natūralu, kad reikėjo atrasti, kaip viską suderinti, suspėti – juk kiekvienas iš mūsų turime tas pačias 24 valandas.
Ir rado. Devintajame praėjusio amžiaus dešimtmetyje atskleidęs „Produktyvaus darbo paslaptis“, D. Allen pradžioje šiuo metodu dalinosi su verslo organizacijomis, kurias jis konsultavo, o galiausiai – ir su plačiąja visuomene. Svarbiausia, jog tas paslaptys pritaikyti kiekvienam iš mūsų yra labai paprasta. Nereikia turėti specifinių technologinių žinių, išmanyti sudėtingų formulių ar pildyti komplikuotų ataskaitų. Rašiklis, popierius ir keletas vokų. Atrodytų, jog net sunku patikėti, kad planuoti laiką gali būti taip paprasta.
Šiais laikais, kai kiekvieną sekundę mus pasiekia didžiulis informacijos srautas, knygos autorius rekomenduoja penkių žingsnių informacijos organizavimo modelį: 1) surinkti 2) apdoroti 3) paskirstyti 4) nuspręsti (ką daryti) ir 5) veikti. Vienas patarimas, kuris padės kiekvienam iš mūsų: užsirašydami užduotį nepatingėkime prirašyti ir pirmą žingsnį, kurį reikės žengti įgyvendinant tą užduotį. To reikia ne tik tam, kad suprastume, kokį kelią reikės nueiti, tačiau ir tam, kad apskritai suprastume, ką turėjome mintyje, nes, jei užduotį aprašysime neišsamiai, labai galimas daiktas, jog po, tarkim, savaitės žiūrėsime į ją kaip į atsitiktinį raidžių kratinį, kurį pamačius mūsų galvoje neįsižiebia supratimo lemputė.
Be to, labai dažnai būna, jog mes atidėliojame tam tikrus dalykus, kurie dažniausiai mums neteikia daug džiaugsmo. Pavyzdžiui, jei neketinate atlikti generalinio savų namų langų valymo per artimiausią savaitę, tai geriau tokį darbą įtraukti į sąrašą pavadinimu „Kada nors“, nes būdamas prie einamųjų darbų jis tik blaškys dėmesį. Kai žinosite, ko nedarote ir tai bus sąmoninga, mažiau kaltinsite save.
Knygoje taip pat atrasite, kuo šios sistemos paprastumas lemia jos efektyvumą, kaip paskirstyti užduotis pagal svarbą, kaip susieti reikiamas atlikti užduotis su savo tikslais, kaip atsikratyti neigiamų emocijų, kurios užplūsta, kai informacijos ar reikiamų atlikti užduočių skaičių darosi sudėtinga suvaldyti bei kaip jaustis gerai, kai žinai, jog tam tikrų dalykų tu tiesiog nedarai.
Įdomu ir tai, jog ši sistema turi daug šalininkų ne tik visame pasaulyje, bet ir Lietuvoje. Apie ją rašomi tinklaraščiai, straipsniai, buriasi bendruomenės, kurios dalijasi GTD (angl. Getting Things Done) idėjomis, savo asmenine patirtimi bei pasiekimais laiko planavimo srityje.
„Produktyvaus darbo paslaptys“ – knyga tiems, kurie nori būti savo laiko šeimininkais, užuot jam vergavę. Jei nuolatinis stresas dėl neatliktų užduočių, praleistų terminų, įvairių „pamiršau“ kelia sopulį, o padrikas įvairiausių minčių ir reikiamų atlikti veiksmų kratinys tarsi prašosi hamletiškai pasvarstyti „spėsiu ar nespėsiu? Štai kur klausimas“, tai ši knyga – būtent jums.
Įvertinimas: 7/10. (Knyga sukėlė keletą naujų pamąstymų.)
Kitą pirmadienį (13-01-21) „Bibliotekoje“ kiek pakeisime kryptį bei, užuot besisvaidę skambiais lozungais, paanalizuosime, kaip mažos detalės gali turėti didelės įtakos su Malcolm Gladwell knyga „Virsmo taškas“.
