Svarbu suvokti, kad el. paštas nėra jūsų darbas. Tai nėra ataskaitos paruošimas, susitikimas su klientu, prezentacijos atlikimas ar komandos smegenų šturmo sesija (pastarasis posakis, tiesiogiai išvertus į lietuvių kalbą skamba ypač šmaikščiai). Elektroninis paštas tėra įrankis šioms ir dar daugybei kitų veiklų atlikti.
Tačiau kaip valdyti savo el. pašto dėžutę ir gaunamus laiškus, kad laikas būtų vertingas ir pastangos efektyvios?
Verta nepamiršti, kad visiškai jokios el. pašto valdymo sistemos neturėjimas taip pat yra sistema. Tik labai abejotina, ar ji yra efektyvi. Žmogui, kuris per dieną gauna vos keletą laiškų, net ir metodikos neturėjimas nesudarys didelių problemų produktyvumui. Tačiau mes norime padėti tiems, kurių dėmesį kiekvieną dieną traukia dešimtys ar net šimtai laiškų, kurie gali labai greitai pasiglemžti mus ir tiesiog pradanginti valandų valandas dienotvarkėje.
Paruošėme praktinius ir lengvai pritaikomus patarimus, kurie padės įvaldyti savo elektroninio pašto tvarkymo įpročius ir žengti dar vienu žingsniu į priekį:
1. Jokiu būdu nepradėkite savo dienos nuo el. pašto. Pirmosios dienos valandos turėtų būti skirtos tik jums pačiam(-iai), nes atsidarę el. paštą iškart kitiems žmonėms suteikiate visas teises į savo laiką, o tai absoliučia dauguma atvejų yra ypač neproduktyvu. Kad ir kaip norėtumėte suvesti savo naršyklės lange tą stebuklingą nuorodą, pradėkite dieną atlikdami bent keletą svarbių užduočių (ryte tam puikiai tinka mankšta, sveiki pusryčiai, laikas su artimu žmogumi ar dienos planų peržiūra). Atverkite laiškų dėžutę tik tuomet, kai bus atlikta bent viena svarbi užduotis.
2. Nebūkite nuolat atsidarę el. pašto. Kartais gali pasirodyti, kad visuomet būti prisijungus yra labai protinga. Deja, tai ne visada yra tiesa. Geriausia yra nusistatyti keletą laiko tarpų per dieną, kada tikrinsitės el. paštą, ir nenusižengti savo sprendimui. Pradžioje tai galėtų būti 3 laikai per dieną: ryte – 10 valandą, apie pietus – 13 valandą ir vakarop – 16 valandą (žinoma, viskas priklauso nuo jūsų darbo režimo ir dienotvarkės). Tai padės rezultatyviau kontroliuoti dėmesį ir neleisti jam nuklysti į bereikšmes lankas bei prarasti tas svarbaus susikaupimo minutes, pastebėjus dar vieną laiškelį.
3. Kai tikrinatės ir skaitote laiškus, veikite greitai. Po kiekvieno laiško yra galimi keli rezultatai arba potencialūs veiksmai:
- Jeigu tai šiukšlė – tiesiog ištrinkite laišką ir nebekreipkite į tai dėmesio;
- Jeigu tai yra ilgas laiškas, kurį perskaityti užtruks ilgiau nei keletą minučių – perkelkite jį į „Skaitymo“ aplanką arba išsisaugok naršyklės žymose, kad galėtum grįžti prie jo vėliau, atskiru laiško skaitymo laiku;
- Jeigu laiškas reikalauja veiksmo – atlikite tą veiksmą iškart arba užsirašykite į savo užduočių sąrašą (pavidalas nėra svarbus, tai gali būti tiek kalendoriaus priminimai, tiek lipnus lapelis ant jūsų stalo). Svarbiausia nepalikti laiško „kyboti“ kažkur naršyklės lange ir su juo nieko nedaryti;
- Jeigu matote, kad atsakyti į laišką užtruks iki minutės ar dviejų, iškart tai ir padarykite. Atsakymo vilkinimas šiuo atveju ateityje iš tavęs gali pareikalauti žymiai daugiau nei dviejų minučių.
4. Nepabijokite archyvuoti laiškų ir taip pravalyti savo el. pašto dėžutę. Turėti kelis tūkstančius ar šimtus laiškų (o jeigu dar dešimtys jų yra neperskaityti!) yra puikus būdas prarasti savo dėmesį ir energiją. Todėl įpraskite dėti laiškus į archyvą (juos bet kada galėsi perskaityti, archyvas nėra šiukšliadėžė);
Iš šalies gali pasirodyti, kad vadovautis šiais patarimais yra vieni juokai. Tiesą pasakius, taip ir yra. Elektroninio pašto valdymo įprotis yra labai vertingas, tačiau kartu ir pakankamai nesunkiai įdiegiamas. Tereikia vadovautis keletu esminių principų ir kartoti tai kasdien.
Jeigu pradėti sunku, naudokitės mažų žingsnelių metodika – pradėkite nuo vieno pokyčio ir pamažu judėkite į priekį, pridėdami vis daugiau kasdienių veiksmų. Jeigu manai, kad produktyvumo patarimai tau naudingi, verta apsilankyti STRONG.lt, kur žymūs profesionalai dalijasi savo žiniomis ir patirtimi, kaip gyventi stiprų gyvenimą.
