– Kodėl žmonės negeba planuoti savo laiko?
– Žinių trūkumas. Laiko planavimas yra vienas populiariausių ir visus labiausiai gąsdinančių dalykų. Atrodo, kad išmokti planuoti laiką yra labai sunku. Daug kas nori greičiausio, patogiausio įrankio, bet tokio, deja, taip pat nėra.
Taip pat gali būti ir įsitikinimų, kai atrodo, kad neplanuoti yra geriau negu planuoti, tačiau pakeitę tą įsitikinimą kai kurie žmonės kartais gali tapti struktūriniais ir galiausiai suprasti, jog laiko planavimas išlaisvina, nes visų minčių, idėjų ir darbų nebereikia nešiotis galvoje.
– Nuo ko reikėtų pradėti planuoti savo laiką?
– Pirmiausia reikia pasidaryti savo dabartinės situacijos analizę. Kas vyksta, kokias sistemas ar būdus naudojame arba nenaudojame bei kur yra problemos – dažniausiai iš tų problemų kyla sprendimai, kurie pereina į planavimo sistemą. Reikia išsiaiškinti, kur didžiausios problemos ir ką žmogus labiausiai nori keisti, tuomet suprasti, kaip ta sistema atrodo, ir ją pasidaryti bei pradėti ugdyti naujus įpročius.
Be to, reikia suprasti, kam žmogui reikia tų įpročių ir kaip jie padės. Šablono ir būdo, kaip planuoti, nėra. Pateikdami šablonus ir būdus, žmonėms galime sukelti tik dar didesnį stresą, todėl, pavyzdžiui, mūsų klientai savo šablonus ir būdus kuriasi patys, pagal tam tikras gaires.
– Su kokiais iššūkiais žmonės dažniausiai susiduria?
– Yra dvi žmonių grupės. Pirmoji grupė yra veiklūs žmonės – tie, kurie daro visko daug, dažniausiai per daug ir galiausiai visko neaprėpia. Jiems reikia parodyti, kaip suvaldyti arba sumažinti darbus, kad spėtų viską padaryti. Antroji grupė yra neveiklūs žmonės – tie, kurie nelabai žino, ką nori daryti, arba žino, bet vis atidėlioja. Jiems reikia padėti atsakyti į klausimą, kaip susitvarkyti su šiuo dalyku.
– Kodėl žmonėms dažnai atrodo, kad jie nieko nespėja?
– Yra žmonių, kurie daro daugybę darbų, tačiau patys nesupranta, kodėl ir kam juos daro. Tai gali būti susiję su sistemos neturėjimu, nes tuomet žmogus daro darbo nesuprasdamas, kodėl juos reikia daryti.
Taip pat yra žmonių, kurie nemoka pasidžiaugti padarytais darbais. Žmonės linkę save spausti ir galvoti, kad privalo padaryti labai daug, nors iš tikrųjų taip neturėtų būti. Tai yra ir aplinkos poveikis, dažnai gali būti kilęs iš mokyklos, universiteto ar mūsų vidinių įsitikinimų sistemos, kuomet atrodo, jog tik tobulai atliktas darbas yra vertas laiko bei dėmesio.
– Dažnai žmonėms yra sunku išskirti prioritetus.
– Vienas gyvenimo prioritetas turi būti vienam laikotarpiui. Tuomet niekada nekils klausimas, kuris prioritetas yra aukščiau. Žmonėms sunku, nes jiems atrodo, kad viskas yra labai svarbu, bet iš tikrųjų taip nėra. Niekada gyvenime nebus dviejų prioritetų vienu metu. Net jeigu žmogui atrodo, kad visi darbai yra skubūs, tačiau kažkuris vienas vis tiek bus svarbesnis ir skubesnis nei visi likusieji. Išlaisvina tai, jog darydamas pirmąjį darbą, negalvoji apie kitus, nes žinai, kad prie jų dar prieisi, jie tavęs laukia ir bus padaryti.
Taip pat dažnai žmonės mėgsta save įsprausti į rėmus ir galvoti, kad reikia padaryti daugybę darbų, nors iš tiesų tai yra tik jų mintyse.
– Kas žmonėms galėtų padėti?
– Dažniausiai žmonės neturi visko susirašę vienoje vietoje, neturi sistemos arba ta sistema yra tik jų galvoje. Dažnai nėra buvimo čia ir dabar – vienu metu būti prie vieno projekto ir nemąstyti apie kitus, nes priešingu atveju tai kelia nerimą. Kuo daugiau mąstome, tuo mažiau laiko lieka mėgautis ir daryti darbus.
Labai padeda pažvelgimas į situaciją iš kito žmogaus perspektyvos. „Ar kitas žmogus, turintis tiek pat valandų, gali sugebėti padaryti tiek, kiek tu nori padaryti?“
Šiuos patarimus dažnai yra lengva duoti, bet sunku padaryti. Ir jie nebūtinai veiks visiems.
Ir nors mokėti planuoti yra labai svarbu, bet dar geriau yra mokėti tą planą perdėlioti atitinkamai pagal situaciją. Perdėliojime yra daug įpročių, kuriuos galime ugdyti, kad būtų dar lengviau ir paprasčiau reaguoti į gyvenimą ir situacijas, kurios nutinka, nes tas planas, kurį pasidarome, arba sistema, kurią turime, yra teisinga tik tą akimirką, kurią jį darome. Išlaisvina žinojimas, kad planas gali keistis ir įpročiai, ką mes su tuo planu darome, gali dar labiau susimažinti nerimą, kai „nutinka gyvenimas“.
Tačiau viskas priklauso ir nuo požiūrio, nuo darbo stiliaus, asmenybės tipo. Yra darbo stilių, kuomet reikia griežtai laikytis plano ir viskas su tuo yra gerai, jeigu žmogui, pagal jo asmenybės tipą ir vertybes tai tinka.
– Kaip atrasti motyvacijos darbus padaryti, o ne atidėlioti?
– Man padeda tiesiog darymas. Jeigu nieko nesinori daryti – tiesiog imu ir padarau. Tai yra ir psichologinis žaidimas, nes pats turi sau pasakyti, jog kai padarysi – bus lengviau. Tačiau iš kitos pusės – nereikia savęs versti, kartais gali padėti tiesiog pailsėjimas, pasportavimas, savo kūno ir minčių užkrovimas kita veikla.
Taip pat gali padėti suvokimas, kad galiu darbą padaryti per 10 min. ir vėliau nebereikės apie jį mąstyti 24 valandas, nes, priešingu atveju, žymiai daugiau laiko sugaišiu vien galvodama, kad to darbo dar nepadariau.
Labai sunku nustatyti, iš kur kyla atidėliojimas, tačiau iš mano ir komandos patirties galiu pasakyti, jog atidėliojimas gali pirmiausia kilti iš neveiklumo: neturint tikslo, nesuprantant tikslo, nežinant, kam to reikia. Atidėliojimas gali būti sėkmės arba nesėkmės bijojimas. Tai vėl apima įsitikinimus ir baimes, kurias reikia pačiam išsinagrinėti. Jeigu ilgai atidėliojame, tikriausiai, kad tie darbai neturi jokios reikšmės ir iš tikrųjų jų net nereikia padaryti.
– Kaip suplanuoti neplanuotus dalykus?
– Jeigu darbo principas yra toks, kuomet gali nutikti nenumatytų dalykų – reikia savo dienotvarkėje susiplanuoti laiką ir pasilikti laisvo laiko, kuomet žmogus galės sureaguoti į nesuplanuotus dalykus. Taip pat galima darbus skirstyti, pvz.: pusę dienos pasilikti savo darbams, pusę – nenumatytiems dalykams, į kuriuos reikės sureaguoti.
Tad nors viskas atrodo paprasta ir lengva, tačiau taip nėra. Norint išmokti planuoti savo laiką pirmiausia reikia perprasti save, savo prioritetus bei įdėti daugybę pastangų siekiant atrasti kiekvienam žmogui skirtingą planavimo būdą ar metodą.
