Jeigu atsidarysite savo LinkedIn profilį, veikiausiai atrasite ne vieną ir ne du įrašus apie „darbą iš namų“. Nemaža dalis jų pozityvūs. Su patarimais ir pasidžiaugimais.
Tačiau ne viskas yra ir bus tik lengva, ypač praėjus pirmosioms dienoms. Produktyvumas nebūtinai bus didesnis. Savijauta nebūtinai bus tik gera. Tiek jūsų, tiek jūsų kolegų / vadovų / komandų.
Žemiau rasite „OVC Consulting“ konsultantų atrinktą svarbiausią informaciją, į ką kreipti dėmesį ir kaip sklandžiau organizuoti nuotolinį darbą. Ne visa informacija jums gali būti aktuali.
Pirmos dalies turinys skirtas vadovams:
- Nuo ko pradėti organizuoti nuotolinį darbą
- Kasdienio darbo organizavimo praktika
- Komunikacijos valdymas ir bendravimo būtinybė su komanda
Antros dalies turinys skirtas dirbantiems iš namų:
- Ko tikėtis pradėjus dirbti iš namų (psichologiniai aspektai)
- Praktiniai patarimai, padedantys sklandžiau organizuoti savo darbą
#1 dalis. Vadovams: kaip organizuoti nuotolinį darbą
Vadovų šiandieninė kasdienybė kaip niekad įtempta. Jeigu esate vadovas – šiandien turite spręsti ne tik šiandienos darbo organizavimo klausimus, bet ir svarbius organizacijos ateities klausimus. Sprendimams, kurie turės būti drąsus ir nebūtinai lengvi, reikės drąsos. Ir reikės laiko jiems priimti, apgalvojant įvairias alternatyvas. Todėl kils būtinybė analizuoti, apmąstyti ir modeliuoti. Bet atkreipkite dėmesį – šalia visų Excel modeliavimo lentelių ir pokalbių su akcininkais / savo vadovais / buhalteriais svarbu suprasti, kad jūsų dėmesio ir laiko reikia jūsų žmonėms.
Be visų svarbiausių ateities veikimo ir šiandienos darbo organizavimo klausimų negalite praleisti rūpesčio savo komandomis / žmonėmis. Tai būtina integruoti į savo įtemptą darbo kasdienybę. Tam gali padėti darbo organizavimo rutina. Tiek sau, tiek komandai.
Nuo ko pradėti nuotolinio darbo organizavimą
Jeigu iki šiol niekada nesinaudojote virtualaus darbo organizavimo įrankiais, pradėkite palengva bei nepamirškite daug ir dažnai komunikuoti. Jau pačioje pradžioje susitarkite esminius darbo organizavimo ir bendrus veikimo principus, komunikacijos kanalus ir veikimo kartu taisykles.
Pavyzdžiui, komandai niekada nepatyrus, ką reiškia darbas nuotoliniu būdu, paaiškinkite, kaip darbas bus organizuojamas, kokie klausimai gali iškilti ir kaip juos spręsite. Nuo techninių (jeigu neveiks vienas įrankis, kad galėtumėte jį pakeisti kitu) iki žmogiškųjų (jeigu kils nesusipratimų ar konfliktų).
Krizės metu pradėti techninių įrankių revoliuciją, iš esmės keičiant įprastus darbo principus, nebūtų protingas žingsnis – žmonėms jau šiuo metu patiriamo streso tikrai užtenka. Palengva įveskite vieną įrankį po kito, o pradžioje pradėkite nuo reguliarių vaizdo skambučių, kurie daugeliui jau nebėra naujiena.
Nuotoliniams virtualiems pokalbiams naudokite labiausiai įprastas jūsų komandai sistemas. Tai gali būti MS Teams, Google Hangouts, Skype, Zoom, Slack, FB Messenger ar bet kas, kas jums būtų įprasta.
Įsitikinkite, kad kiekvienas komandos narys turi visas reikiamas priemones nuotoliniam darbui. Jeigu yra poreikis – dedikuokite / paprašykite labiausiai nusimanančio žmogaus, kad jis galėtų padėti kiekvienam kitam, kuriam reikėtų tos pagalbos (su technine nuotolinio darbo dalimi susijusiems klausimams). Nepamirškite kibernetinio saugumo. Užtikrinkite, kad namuose naudojamos darbo priemonės yra saugios kibernetiniu požiūriu. Be to, pravartu būtų priminti savo komandoms apie pagrindinius dažniausius kibernetinius pavojus ir apsisaugojimą nuo to.
Komandos kasdienio darbo organizavimas nuotoliniu būdu
Gera praktika – pradėti ir užbaigti dieną trumpu visos komandos skambučiu (10-20 minučių trukmės). Tai padės žmonėms išlaikyti bendrą veikimo ritmą bei pasidalinti savo progresu, patiriamais iššūkiais ar net nerimu bei abejonėmis.
Keletas klausimų, kuriuos galite užduoti savo komandai rytinio vaizdo skambučio metu:
· Kokie šiandien dienos tikslai?
· Kokiose situacijose šiandien jaučiatės „užstrigę“ ar judate sunkiau/lėčiau?
· Kokios pagalbos norėtumėte iš kitų? Kokios pagalbos reikia iš vadovo?
· Kuo šiandien galime pasidžiaugti?
· Kur įvyko, kad ir nedidelis, progresas?
Dirbant nuotoliniu būdu ypatingą dėmesį skirkite savo komandos savijautai. Tad ne tik „Ką ir kaip darom?„ klausimai turėtų skambėti. Svarbu klausti ir „Kaip jaučiatės?“ klausimus. Tiesa, su pastaruoju klausimus išlaikykite šiokį tokį atsargumą. Šis“kaip jaučiatės?“ nebūtinai paskatins jūsų komandą nuoširdžiam pasidalinimui. Toks klausimas, būdamas pernelyg bendrinis, gali nepasiekti savo tikslo. Šiandien atsakymų „Gerai“ ar „Normaliai“ neužtenka. Nes turbūt daugeliui nėra „gerai ar normaliai“. Geriau rinkitės tokius klausimus kaip – „Kokiomis sąlygomis dirbant jaučiuosi geriausiai, labiausiai įsitraukęs (-usi)?“, „Kaip labiausiai jauti palaikymą iš komandos?“, „Kaip aš galėčiau padėti sklandžiam jūsų darbui nuotoliniu būdu?“ arba „Kas kelia didžiausią nerimą?“ ir pan.
Padėkite vieni kitiems tuo pačiu būdami reiklūs – ryte aptartus įsipareigojimus pristatykite vakariniame pokalbyje. Kurią dalį įsipareigojimų pavyko atlikti, kur buvo kliūčių, ką rytoj būtų galima daryti kitaip ir pan. Dienos pabaigos vaizdo skambučio metu pakvieskite komandos narius įgarsinti, ką pavyko nuveikti, su kokiomis kliūtimis susidūrė, kaip tai pavyko / nepavyko išspręsti.
Svarbu: pasirinkite vienodą (visiems priimtiną) tiek rytinio, tiek dienos pabaigos vaizdo skambučio laiką dienoje (kiekvieną darbo dieną).
Ir žinoma, organizuodami virtualius susirinkimus su komandos nariais, nepamirškite naudoti vaizdo – ne tik girdėdami vienas kito balsus, bet ir matydami veidus, labiau priartėsime prie gyvo, įprastesnio bendravimo. Bet, esant silpnesniam interneto ryšiui, susitarkite, kada pokalbio metu naudosite tik garsą.
Skatinkite tarpasmeninę komunikaciją tarp skirtingų komandos narių
Bendri komandos vaizdo skambučiai dienos pradžioje ir pabaigoje padės palaikyti veikimo ritmą, bendrumo pojūtį ir justi progresą. Tačiau kvieskite atskirus darbuotojus taip pat komunikuoti, bendrauti vaizdo skambučiais sprendžiant / derinant operatyvinius klausimus.
Šiandieninėje situacijoje svarbu ne tik klausimo sprendimo ar užduoties atlikimo greitis ir kokybė, bet ir bendrumo pojūtis. Veikti izoliuotai nuo kitų ne visiems bus labai paprasta. Dažnesnė komunikacija tarpusavyje padės visiems jausti bendrumo pojūtį.
Praktikuokite asmeninius nuotolinius pokalbius su atskirais komandos nariais
Ne visiems bus lengva / paprasta bendruose vaizdo skambučiuose įgarsinti savo būsenas. Todėl į savo veikimo rutiną įtraukite asmeninius pokalbius su skirtingais žmonėmis. Geriausia – taip pat vaizdo skambučiu.
Darbus aptarsite bendruose virtualiuose susirinkimuose. Jei bus poreikis techniniams / operatyviam klausimo sprendimui su kažkuriuo žmogumi konkrečiai, tą irgi susiderinę laiką susiorganizuosite.
Tačiau į savo veikimo rutiną įtraukite ir asmeninį vaizdo skambutį su kiekvienu savo komandos žmogumi, kurio metu aptartumėte darbuotojo būsenas, reakcijas ir kitus klausimus individualiai. Toks pokalbis nėra būtinas kasdien, pakaks bent kartą per savaitę.
Tiesa, dėl tokio pokalbio susitarkite visi kartu pradžioje, kad visiems būtų aiški tokio pokalbio paskirtis ir tikslas. Šis pokalbis – tai galimybė asmeniniam savo būsenų įgarsinimui, aptarimui. Tačiau neverskite žmogaus dalintis, jeigu jaučiate, kad ji / jis nenori. Jūsų skambučio tikslas – sukurti erdvę darbuotojui pasidalinti tuo, kuo galbūt nėra galimybių (ar žmogus tiesiog nedrįsta) aptarti bendruose skambučiuose. Toks pokalbis gali trukti ir 10 min.
Nebijokite būti banalūs ir ieškokite savų būdų įkvėpti kitus
Taip, jums irgi yra / bus sunku. Tačiau jūsų komandos – vienaip ar kitaip, tikėsis iš jūsų krypties. Kad ir kaip banaliai tai beskambėtų, jūsų, kaip vadovų, užduotis šiandien yra ne tik darbo organizavimas ar sprendimų, lemiančių organizacijos ateitį, priėmimas. Dar viena svarbi jūsų užduotis – padėti savo komandoms sklandžiau išbūti neapibrėžtumą, sutelkti dėmesį savo veikime ten, kur labiausiai verta.
Būkite realistai, bet padėkite kitiems (pa)tikėti ateitimi. Gal atskiri žmonės jums to nepasakys, bet tai jiems svarbu.
Prašyti pagalbos yra sveika ir išmintinga
Dar kartą – jūs neprivalote iškarto žinoti visų atsakymų. Jūs ir negalite žinoti, kaip viskas bus ateityje.
Sveika, normalu ir išmintinga yra prašyti pagalbos kitų.
Pagalbos galite prašyti savo komandos narių. Pasitikėkite savo komandomis, jūsų žmonės gali pasiūlyti įžvalgių ir vertingų idėjų jūsų sprendžiamam klausimui.
Tačiau tiesa yra ir tai – gali būti (ir veikiausiai bus) klausimų, kurių sprendimui jūs negalėsite kreiptis į savo komandas. Nepasilikite vieni. Prašykite pagalbos – kitų profesionalų, kolegų vadovų, savo vadovų. Paprastas nuoširdus pokalbis ne tik padeda pasijusti geriau, tačiau neretai padeda ir kitu būdu suvokti sprendžiamą klausimą ir lengviau įžvelgti sprendimą.
#2 dalis. Dirbantiems namuose: praktiniai patarimai didesniam produktyvumui
Pradėkime nuo nelabai malonios ir daugeliui netikėtos žinios – dirbti iš namų šiandieninėje situacijoje nėra lengva. Net tiems, kurie jau turėjo įpratimą iš anksčiau keletą dienų per mėnesį dirbti namuose (nuotoliniu būdu). Šiandien kontekstas yra kitoks, nei buvo prieš savaitę. Kitoks ir emocinis / psichologinis fonas. Bet yra ir geroji žinia – prie naujo veikimo būdo prisipratinsime.
Nusiteikite, kad bus visokių būsenų ir reakcijų
Dalis jau greičiausiai tai patyrėte – dirbti namuose karantino sąlygose nėra taip romantiška, kaip gal atrodė anksčiau. Produktyvumas nebūtinai didesnis. Emocinė būsena taip pat gali būti visokia. Gali kilti iššūkių sutelkti ar išlaikyti savo dėmesį.
Dirbant iš namų sumažės įprastas fizinio aktyvumo lygis. Tai turės neigiamos įtakos jūsų būsenoms / savijautai. Sumažėjęs fizinis aktyvumas turės įtakos ir jūsų galimybėms sutelkti dėmesį. Gali kilti vidinių priekaištų dėl per mažo veikimo progreso
Jūs galite tapti irzlesni. Dirbti iš namų vienam ir dirbti iš namų, kai namuose yra namiškiai – du skirtingi scenarijai. Jūsų dėmesio pertraukimai gali labai blaškyti. Kilęs irzulys dar labiau sumažins galimybę veikti kokybiškai, o tai dar labiau didins irzulį. Gali kilti net pyktis. Ant savęs ar ant namiškių.
Pasikeis ir buities situacija. Karantino sąlygomis, kai daugelis mūsų didžiąją dalį dienos praleisime namie – namų buities intensyvumas padidės. Jums gali tekti spręsti daugiau buities klausimų darbo laiku. Ypač auginant vaikus. Tai, tikėtina, gali padidinti neigiamų būsenų, sumažinti dėmesio koncentraciją.
Net jeigu dabar dar vyrauja teigiamos būsenos ir entuziazmas, tikėtina, kad bus ir kitokių būsenų.
Ir visa tai – YRA NORMALU
Mūsų visų šiandienos kontekstas yra neeilinis. Keičiasi ne tik darbo organizavimo ir veikimo būdas. Mes kiekvienas esame savame emociniame kontekste. Kiekvienas šiame neapibrėžtume savaip išgyvename nerimą.
Galiausiai, mes įgusime naujai veikti ir organizuoti savo darbą. Tačiau neturėkime lūkesčio, kad nuo pirmos dienos būsime tik produktyvūs. Ypač jeigu anksčiau turėjome neadekvačią iliuziją, kad dirbdami nuotoliniu būdu būtume produktyvesni.
Tačiau jūs prisijaukinsite naujus veikimo būdus. Tik tam reikės laiko. Būkite sau atlaidesni.
Dienos dienoraštis
Viena iš priemonių / praktikų – dienos dienoraštis. Dienos eigoje ir pabaigoje glaustai užfiksuokite / aprašykite savo būsenas. Tai padeda emociškai ventiliuotis. Tai padės labiau įsisąmoninti savo būsenas, pastebėti jų pokyčius. Gal net atpažinti savo reakcijų priežastis. Bet kuriuo atveju – tai sveika praktika padedanti palaikyti savo emocinę higieną. Žinoma, tai galite padaryti ir pokalbio metu su artimu žmogumi.
Praktiniai patarimai didesniam produktyvumui dirbant iš namų
Žemiau rasite keletą praktinių patarimų, kaip prisijaukinti darbą iš namų paprasčiau ir sklandžiau:
Dienotvarkė ir rutina. Nustatykite darbo pradžios ir pabaigos laiką, antraip darbo diena truks 24 val. Jeigu yra poreikis – susitarkite su savo komanda dėl bendro darbo laiko. Skirtingų žmonių darbo laiko rutina gali būti skirtinga, todėl svarbu žinoti laiką dienoje, kada vieni kitiems esame prieinami, o kuris laikas yra skirtas poilsiui ir asmeniniam / šeimos laikui.
Nenutolkite nuo įprastos savo dienos rutinos. Nors ir nevykstate į biurą, tačiau atlikite jums įprastus ryto ritualus: nuo maisto iki pasiruošimo dienai (dušas ir pan).
Darbo erdvė. Dedikuokite namuose atskirą tik darbui skirtą erdvę. Tai padės „ateiti“ į darbinį režimą ir iš jo „išeiti“. Darbo erdvę palaikykite švarią, neužgrūstą buities daiktais. Idealiausia, kad tai būtų atskiras kambarys. Kitu atveju – atskira erdvė / darbo vieta.
Dienos taikinys – kam labiausiai verta skirti savo dėmesį ir laiką. Dienos pradžioje nustatykite pagrindines užduotis, kurioms skirsite savo laiką. Tačiau nesuplanuokite per daug užduočių vienai dienai. Nors ir nesate biure, tačiau palikite laiko nenumatytoms veikloms / užduotims ir dėmesio pertraukimams. Jūsų reikės jūsų kolegoms, klientams, partneriams ir vadovui. Tačiau tuo pat metu būkite pasirinkę/nustatę, kur labiausiai verta koncentruoti savo pastangas atliekant užduotis.
Darbo apranga. Nors daugeliui gali skambėti neįprastai – tai, kaip jūs būsite apsirengę, turės įtakos jūsų produktyvumui. Todėl darbo režimui pakeiskite savo aprangą į tokią, kuri jums patiems indikuotų apie „įjungtą darbo režimą“. Nors bus nemažai pagundų, tačiau nelikite su pižama ar laisvalaikio apranga. Aprangos keitimas gali puikiai tarnauti kaip darbinio režimo įjungimo ir išjungimo „trigeris“. Paeksperimentuokite, įsitikinsite patys.
Vidinės taisyklės ir susitarimai su namiškiais. Pravartu susiderinti ir susitarti taisykles su savo antrąja puse, vaikais ir kartu gyvenančiais kitais artimaisiais. Šie susitarimai / taisyklės turėtų apimti: kada jūs esate jiems prieinami, kokia bendra rutina ir dienotvarkė namuose, pietų pertraukos ir poilsio pertraukų laikas, bendro garso lygio namuose susitarimas (ypač vaizdo skambučių ar telefoninių pokalbių metu). Be to, pravartu apsitarti ir dėl rūpinimosi buitimi, mat ilgą laiką visiems kartu esant namuose gali kilti situacijų, kurių įprastai nekildavo. Tad išankstinis susitarimas, kas kuo rūpinasi, taip pat gali prisidėti prie sklandesnio jūsų darbinio veikimo (mažiau atsitraukimų ir pertraukimų dienos eigoje).
Fizinio aktyvumo palaikymas. Dirbdami namuose mažiau judėsite, nei įprastai. Sumažėjęs fizinis aktyvumas turės įtakos jūsų būsenoms / savijautai (ir galiausiai – produktyvumui). Todėl įveskite į savo dienos rutiną fizinį aktyvumą. Tai gali būti pasivaikščiojimas gamtoje ar sporto treniruotė lauke/ namuose. Nelikite uždaroje patalpoje visai dienai, jei nėra sąlygų išeiti į lauką, išeikite bent į balkoną. Karantino sąlygomis išėję į lauką nesibūriuokite su kitas žmonėmis, pasivaikščiojimui/sportui rinkitės vietas, kuriose nebūtų didelio žmonių srauto. Tai praktikuokite ne tik kartą dienoje. Integruokite fizinio aktyvumo pertraukas visoje dienoje (ne tik dienos pradžioje ar pabaigoje).
Išmintingas rytinio laiko panaudojimas. Rytas – daugeliui žmonių yra produktyviausia dienos dalis. Todėl verta išlaikyti įprastą rutiną ir savo darbo dieną namuose pradėti jums įprastu laiku (kaip anksčiau). Pirmoje dalyje imkitės pirmiausia tų užduočių, kurios yra didžiausios reikšmės ar reikalauja maksimalaus sutelkto dėmesio.
Koncentruoto dėmesio laiko blokai. Jūsų dėmesys nebus tolygus visos dienos eigoje. Siekdami didesnio produktyvumo galite blokuoti užduotis ir dirbti tam tikrais laiko intervalais, pvz. po 20 –30 min. Po kiekvienos maksimaliai sutelkto dėmesio sesijos padarykite trumpą pertrauką. Pomodoro technika – puikus būdas padidinti savo susitelkimą. Įveskite į paiešką internete „Pomodoro“ ir rasite jos aprašymą (tiek anglų, tiek lietuvių kalbomis).
Poilsio ir maisto pertraukos. Nustatykite sau laiką, kurio metu jūs ilsitės, valgote ar rūpinatės namų buitimi dienos eigoje. Tai ypač aktualu auginant vaikus.
Pabūkite gryname ore. Galite savo poilsio pertraukas perkelti į balkoną / terasą / lauką.
Bendravimui su kolegomis, klientais ar partneriais dažniau naudokite nuotolinius vaizdo skambučius. Nenaudokite vien tik telefoninių pokalbių (be vaizdo). Šiomis dienomis mums aktualus ne tik veiklos rezultatas, bet ir emocinė būsena. Vaizdo skambutis padeda padidinti ryšį su žmogumi, su kuriuo bendraujate.
Komandos darbo organizavimo rutina. Kaip aptarėme šio teksto pirmoje dalyje – tiek dienos pradžios, tiek dienos pabaigos komandos vaizdo skambučio pokalbis padeda palaikyti bendrą komandos darbo ritmą, progreso ir bendrumo pojūtį.
Šalia komandos bendrų pokalbių / virtualių susirinkimų taip pat bendraukite individualiai ar mažesnėmis grupėmis su kolegomis. Nors gali kilti įspūdis, kad toks perteklinis komunikavimas nėra efektyvus, tačiau šiandieninėje situacijoje svarbus ne tik veikimo rezultatas, bet ir bendra kiekvieno savijauta. Didesnis komunikavimas daugeliui padės patogiau išbūti karantino laiką. Ypač tiems žmonėms, kurie gyvena vieni.
Jeigu padeda – įveskite į savo dienos rutiną pogulio miegą. Ne visiems tai bus tinkama / padedanti praktika. Paeksperimentuokite.
Paįvairinkite savo dienos rutiną meditacija. Vieniems tai gal jau įprasta, o kitiems puiki galimybė paįvairinti savo įgūdžius. Meditacijos praktikos padės ne tik palaikyti didesnį produktyvumą, tačiau gali padėti konstruktyviau išbūti su įvairiomis kylančiomis būsenomis.
Skirkite laiko savo mėgstamoms veikloms. Paįvairinkite savo kasdienybę tuo, kas jus džiugina ir suteikia gerų emocijų. Tai gali būti individualus užsiėmimas (pvz. skaitymas, tapyba, dienoraščio rašymas, muzika ir pan.) arba bendras šeimos užsiėmimas (pvz. stalo žaidimai ar pan.).
Rūpinkitės vieni kitais. Klauskite asmeniškai ir bendrai vieni kitų, kokios pagalbos reikia ir rūpinkitės vieni kitais. Rūpinimasis kitu padeda ne tik kitam, tačiau ir mums patiems.
Prašykite pagalbos. Sveika ir išmintinga yra prašyti pagalbos, jeigu jos reikia. Kreipkitės į savo vadovą, kolegas ar kitus profesionalus, jeigu aktuali tampa psichologinė ar kitokia pagalba.
Pabaigai
Šiandieninė situacija praeis. Anksčiau ar vėliau – tai praeis. Mes būsime išmokę naujų veikimo būdų. Mes būsime sutvirtėję. Visi būsime paaugę. Savo mąstymu ir gebėjimu veikti neapibrėžtose sąlygose. Būsime suartėję.
Galime įsivaizduoti, kad po kurio laiko pasakosime istoriją, kaip mes veikėme, kaip padėjome kitiems ir kaip tvarkėmės su dideliu neapibrėžtumu ir nerimu, kaip rūpinomės savimi ir kitais.
Apie ką norėtumėte, kad būtų jūsų istorija – kokią istoriją pasakosite jūs?
P.S. „OVC Consulting“ komanda – kiekvienas konsultantas ir kiekvienas administracijos komandos žmogus – esame pasiruošę padėti bet kuo, kuo tik galėsime. Nuo asmeninio pokalbio iki profesinės konsultacijos – esame prieinami kiekvienam.
Nelikime vieni – kartu yra geriau nei atskirai.
