Efektyviai dirbanti komanda yra kiekvieno verslo variklis, o laikas – vienas brangiausių resursų. Bet laiko švaistymas atsiranda ne vien dėl socialinių tinklų ar kitos su darbu nesusijusi veiklos, kaip paprastai manoma. Vien JAV dėl neproduktyvių susitikimų ir informacijos ieškojimo įmonės praranda apie 37 mlrd. dolerių per metus.
Pasak „Telia“ „Office 365“ produkto vadovės Mildos Klimašauskaitės, daugelio verslų problemos yra labai panašios. „Komandos nariai būna išsibarstę skirtingose vietose, gaištamas laikas ieškant jų ar reikalingų dokumentų, trūksta aiškumo ir skaidrumo“, – vardino ji.
Tikrasis komandinis darbas turi vykti įmonės mastu
Pagrindinė priežastis, kodėl susirinkimai ir laiškai reikalauja tiek laiko, yra ta, kad dažnai tik tokiu būdu sužinoma apie vienas kito darbus ir įmonėje vykstančius procesus. Susitelkus tik ties savo atsakomybėmis nesunku pamiršti, kad kiti skyriai ne tik egzistuoja, bet ir siekia to paties tikslo – sėkmingo įmonės veikimo.
Iš vienos pusės, nežinant apie vieni kitų veiklą kolektyvinis bendrumas ir gera atmosfera darbe tampa sunkiai įmanomi. „Kita vertus, žinant ką veikia ir kuo gyvena kitos komandos, atsiranda netikėtų sinergijų, o taip pat – naujų kompetencijų ir talentų, kurios optimizuoja veiklą. Juk gali būti, kad kitos komandos jau išsprendė lygiai tokias pat problemas ir gali pasidalinti patirtimi. Pagalvokite, kiek laiko tai sutaupytų komandai ir įmonei!“, – pasakojo M. Klimašauskaitė.
Dažnai nepagalvojama, kad, pavyzdžiui, programuotojas į problemą gali pažiūrėti visiškai kitomis akimis, nei marketingo specialistas, ir pasiūlyti labai kūrybiškų sprendimų, net jei tai nėra tiesioginė jo veiklos sritis. Tačiau jei šie žmonės apie vienas kito darbus gali sužinoti tik apie tai paklausę, idėjiniai proveržiai yra paliekami atsitiktinumui.
Svarbiausia – aiškūs tikslai ir tinkamos priemonės
Kaip svarbiausia dalyką, siekiant padidinti komandinio darbo efektyvumą, M. Klimašauskaitė nurodo narių susitelkimą ir aiškiai nustatytus tikslus. „Tam reikalinga gera komunikacija, lengvai pasiekiama reikalinga informacija, dalinimasis patirtimi ir grįžtamuoju ryšiu“, – kalbėjo pašnekovė.
Pasak jos, siekiant efektyvesnio komandinio darbo, pirmiausia reikia įvardyti problemas ir išgryninti veiklos procesus: jei dokumentai laikomi netvarkingai, juos reikia perkelti į visiems pasiekiamą vietą, jei nepadaromi projektų darbai – pradėti naudoti užduočių valdymo įrankį, jei stringa komunikacija, o žmonės dirba skirtingose vietose, kelti visą projekto vykdymą į elektroninę erdvę – tiek dokumentus, tiek ir komandos pokalbius, užduotis ir visa kita.
„Klientai, pradėję naudoti „Office 365“, paprasčiausiai patiria mažiau trukdžių ir pradeda greičiau dirbti. Daugelis pradeda nuo el. pašto, kalendoriaus bei failų saugyklos „OneDrive“ verslui, nes tai suteikia akivaizdžiausią vertę. Paštas veikia sklandžiai, darbus galima planuoti bendruose kalendoriuose, kolegos mato vieni kitų užimtumą, o duomenis laiko debesyje, kur juos galima pasiekti ir naudojant telefoną“, – pokyčius nurodė M. Klimašauskaitė.
Kitas žingsnis paprastai būna projektų valdymo efektyvumo didinimas, tokiais įrankiais, kaip „Sharepoint“ svetainės. Šių svetainių aplinka gali būti privati ir prieinama tik tam tikriems komandos nariams arba atvira visai įmonei. Tokiose aplinkose komandos laiko projektui reikalingą informaciją, kartu redaguoja dokumentus ir planuoja užduotis. Tai suteikia skaidrumo komandai – tampa visiškai aišku, kas ir kiek užimtas iš tikrųjų.
Siekiant padidinti efektyvumą, svarbu į pokyčius įtraukti visus. Visiems naudojant tą pačią programinę įrangą, darbas vyksta sklandžiau, užtikrinant ne tik informacijos prieinamumą, bet ir saugumą. „Jei programos bus vienos, jomis naudotis bus nesudėtinga – ir trukdžių produktyviam darbui nebeliks“, – pridėjo „Office 365“ produkto vadovė.
