Pasaulio ekonomikos forumas nuotolinį darbą ir virtualias komandas vadina viena didžiausių pastarųjų metų darbo ekonomikos transformacijų. Tyrimų bendrovės „Gallup“ duomenimis, jau dabar 37% darbuotojų pasaulyje naudojasi galimybe dirbti nuotoliniu būdu. Lietuvoje šis procentas gerokai mažesnis – tokią galimybę suteikia tik apie 2% darbdavių, dažniausiai informacinių technologijų įmonės.
Iš pirmo žvilgsnio perspektyva dirbti nesėdint biure visą darbo dieną vilioja, tačiau netinkamai organizuotas toks darbas gali tapti neefektyvus ir net nuostolingas, jei konfidencialūs duomenys patektų į netinkamas rankas.
Taigi, kad nuotoliniu būdu atliekamas darbas būtų produktyvus ir saugus, reikia darbuotojams ne tik suteikti galimybę dirbti ne biure, bet ir pasirūpinti atitinkama programine įranga, kuri patenkintų svarbiausius poreikius.
Komandinis darbas: galimybė greitai patikrinti kolegos užimtumą ir bendrauti realiuoju laiku yra itin naudinga net ir dirbant biure. Tačiau darbe, kuriame komandos nariai dažnai dirba skirtingose vietose, tai tampa neįkainojama. Pravartu užtikrinti ir tai, kad kolegos galėtų ne tik bendrauti, bet ir nesudėtingai kartu vykdyti vieną projektą, valdyti ir stebėti užduotis.
Komunikacija: nuotoliniu būdu dirbantiems žmonėms reikia, kad derinti darbus su kolegomis ir partneriais galima būtų ne tik kompiuteriu, bet ir išmaniuoju telefonu. Lengva prieiga prie kontaktų ir bendro kalendoriaus bei galimybė dalintis dideliais failais reikalinga abiem įrenginiams.
Saugumas: kaskart dirbant už biuro sienų kyla pavojų dėl duomenų saugumo. Prarastas nešiojamas kompiuteris ar išmanusis telefonas bei nesaugus prisijungimas prie nepatikimų WiFi tinklų yra rizikos, kurių negalima nepaisyti, ypač dirbant su konfidencialia informacija. Todėl reikia atkreipti dėmesį į papildomas apsaugas, duomenų saugojimą virtualiose saugyklose, o ne įrenginiuose.
Vidinio tinklo prieiga: jei darbuotojas prie įmonės ataskaitų ar kitų vidiniam naudojimui skirtų failų gali prisijungti tik biure arba kaskart tenka jų prašyti kolegos, apie nuotolinio darbo produktyvumą kalbėti sunku. Todėl prieiga prie šios informacijos turi būti tokia pati tiek dirbant biure, tiek ir kitoje vietoje.
Patogumas naudotis: neintuityvios programos, kurioms reikia specifinių žinių, prailgins darbuotojo supažindinimą su darbo procesais, todėl darbas vyks neefektyviai.
Gali pasirodyti, kad investicija į šiuos reikalavimus atitinkančią programinę įrangą yra labai didelė, dėl kurios tektų pertvarkyti visą IT infrastruktūrą. Tačiau jas galima išspręsti su puikiai kiekvienam besinaudojančiam kompiuteriu pažįstama programine įranga.
„Office 365“ įdiegtos ne tik daugiau kaip milijardo žmonių visame pasaulyje naudojamos „Word“, „Excel“, „PowerPoint“ ir „Outlook“ programos, bet ir papildomos paslaugos verslui: „Microsoft Teams“ platforma interaktyviam komandos darbui su projektais, dokumentais, pokalbiais ir kalendoriumi, komandos užduočių valdymo įrankis „Planner“, dokumentų bendrinimui skirta „Sharepoint“, virtualios duomenų saugyklos debesyje, bei verslo klasės „Microsoft“ apsauga.
