Sudaryti planą yra lengvoji dalis. Tikroji vertybė yra pastebėti galimybes, kurias senajam planui suteikia naujos aplinkybės. Ar dar geriau – sukurti visiškai naują planą, kai tam tikras įvykis atveria galimybes, kurių anksčiau nebuvo.
Planas ar jokio plano?
Nemažai didelių korporacijų turi metinius planus. Planuotojai praleidžia šiek tiek laiko tikslams išgryninti. To rezultatas – dokumentas, išvardinantis tikslus, prioritetus ir atskirais atvejais net tam tikras užduotis. Dažnai sulig to plano išspausdinimu jis imamas laikyti išbaigtu. Plano įgyvendinimo rezultatai matyti tik po tam tikro laiko, dažniausiai po metų apžvalgos. Tačiau ar toks planavimas gali duoti verslui geriausių rezultatų?
Nors jokio plano neturėjimas reikš daug nekoordinuotų veiksmų visam kolektyvui, vergiškas plano laikymasis kelia pavojų, kad įmonės efektyvumas nusiris į priešingą pusę. Tačiau lygiai taip pat geras planas gali virsti niekiniu pasikeitus tam tikroms aplinkybėms.
Plano stebėjimas
Kad būtų galima žinoti, ar planas duoda norimų rezultatų, reikia jį stebėti. Vieningi planavimo įrankiai visos įmonės mastu padeda nuolat atnaujinti informaciją, kurti ir skirstyti užduotis, dalintis komentarais ir žymėti pabaigtus darbus bei rezultatus. Taip pat galima matyti, ar planas bus įgyvendintas laiku, kiek jam prireiks resursų. Juk kartais tai, kas užfiksuota dokumentuose, realybėje dėl nenumatytų ar pasikeitusių aplinkybių atrodo visiškai kitaip.
Prieš akis matant realius duomenis, laiku gaunant aktualiausią informaciją iš darbuotojų, aiškiai matyti, ar visos hierarchijos pakopos jį vienodai supranta, ar pakanka informacijos.
Sklandus plano keitimas
Stebint plano įgyvendinimą nereikia laukti metų, kad pamatytumėte, ar jis veikia. Taip pat pasikeitus situacijai nevertėtų laikytis įsikibus senojo plano. Kai kuriems žmonėms yra sunku priimti faktą, kad reagavimas yra naudingas. Daugelis vadybininkų yra išmokyti, kad buvimas ar atrodymas organizuotu yra nepaprastai vertingas. O organizuotas žmogus juk yra kaip tik toks, kuris viskam ruošiasi iš anksto.
Tačiau suderinti organizuotumą su lankstumu tampa paprasta, kai visa informacija kaip ant delno. Reakcija į pokyčius nereiškia chaoso. Jei kiekvienas darbuotojas žino, kokios yra jo atsakomybės ir užduotys įgyvendinat planą, pasikeitus aplinkybėms nebūtinai visiems reikės persiorientuoti ar keisti strategiją. Galbūt pakaks vienos grandies pokyčių. Atvira diskusija bei reagavimo privalumo ir plano ribotumo (ar, atskirais atvejais, atvirkščiai) aptarimas yra nepaprastai naudingi verslui.
Ilgesnio laikotarpio planai šiais laikais įmonėms dažniau tarnauja kaip veiklos gairės, tačiau būdų pasiekti norimą rezultatą – daugiau nei vienas.
Trumpalaikiai planai
Žinoma, įmonės vadovaujasi ne tik metiniais planais. Efektyviam verslui pravartu susikurti trumpalaikių planų, kurie duotų greitų apčiuopiamų rezultatų ir prisidėtų prie didesnio plano įgyvendinimo. Kad trumpųjų planų įgyvendinimui nereikėtų aukoti daug laiko, paprasčiau didesnę dalį informacijos perkelti į virtualią platformą, kurioje galima ne tik matyti reikiamus duomenis, bet ir gyvai aptarti procesus.
Dabar populiarus sprinto planavimo metodas, kai darbuotojų komandos, nebūtinai dirbančios viename skyriuje, apibrėžia iškilusius poreikius, išsikelia savaitės ar kelių savaičių tikslus, pasiskirsto užduotis ir kiekvieną dieną keičiasi informacija apie įgyvendinimo eigą. Taip kolegas pavyksta suburti bendram tikslui ir greitai pasiekti rezultatų. Matydami realius rezultatus per trumpą laiką darbuotojai geriau supranta, kaip jų indėlis veikia įmonės sėkmę.
