Specialistai pataria: ką daryti, kad grįžtamojo ryšio pokalbis pavyktų?

Kad tema – reikšminga ir opi tiek Lietuvoje, tiek visame pasaulyje, patvirtina ir verslo konsultantė, psichoterapeutė Brigita Kaleckaitė. „Susidaro įspūdis, kad grįžtamojo ryšio niekada negana, procesas visada nepakankamas, ne toks, kokio norėtųsi. Mokymams išleidžiami milijonai eurų, tačiau problemos neišsisprendžia“, – atkreipia dėmesį ji.

Pasak specialistės, nors daugelis mano, kad sugebės tiek suteikti, tiek priimti grįžtamąjį ryšį, įvairių trikdžių gali kilti abiejose pusėse. Vis dėlto, dažniau problematiška – priimti grįžtamąjį ryšį. Tokių sunkumų karjeros pradžioje prisimena patyręs ir startuolyje „Omnisend“ produkto vadovu dirbantis Jaunius Danielius. „Ilgą laiką labai stipriai išgyvendavau gaudamas grįžtamąjį ryšį. Priimdavau pokalbį labai asmeniškai ir galvodavau, kad neigiamą grįžtamąjį ryšį davęs žmogus manęs nemėgsta“, – šypsosi jis.

Tokį požiūrį vyrui vėliau pavyko pakeisti. Verslo konsultantės B.Kaleckaitės nuomone, daugiau dėmesio kaip tik ir reikia grįžtamąjį ryšį priimančiai pusei. „Mus, žmones, valdo daug neįsisąmonintų procesų. Daugelis nori klausytis ir suprasti, bet retas kuris šiems įgūdžiams lavinti skiria laiko. Todėl organizacijose gali praversti mokytis ne tik suteikti, bet ir priimti grįžtamąjį ryšį“, – siūlo B.Kaleckaitė.

Ekspertės požiūriu, tai daryti verta, mat kokybiškai suteiktas ir tinkamai suprastas grįžtamasis ryšys prisideda prie palaikančios darbo aplinkos, efektyvumo bei produktyvumo.

Augina skirtingi dalykai

B.Kaleckaitė pasakoja, kad tai, kaip suteikiamas grįžtamasis ryšys, labai priklauso ir nuo mūsų vaikystės patirčių, kultūrinių skirtumų, bendravimo tradicijų. „Esu dirbusi Švedijoje, kur specialistus reikėjo pratinti parodyti nepasitenkinimą, išsakyti neigiamas mintis, o štai lietuviams dažniau reikia priminti darbuotojus pagirti“, – pasakoja ji.

Vis dėlto, pasak ekspertės, vienareikšmiškos formulės, kuri suveiktų visiems, nėra. Vieni darbuotojai bus linkę pro ausis praleisti pagyrimus, kiti – nesiims pokyčių tol, kol negaus aiškių, neigiamų pastabų.

Grįžtamasis ryšys tam tikru momentu pakreipė ir J.Danieliaus karjerą. „Buvusi vadovė pasakė, kad „gerai gaudausi IT dalykuose“. Man tiek ir užteko – gavau įkvėpimo ir tikėjimo, kad tikrai galiu, todėl pradėjau mokytis apie technologijas, skyriau tam daug laiko“, – pasakojo jis.

Vis dėlto, specialisto teigimu, nukrypti nederėtų nei į vieną pusę: nors teigiamas grįžtamasis ryšys gali įkvėpti stengtis ir žengti dar vieną žingsnį, pasak J.Danieliaus, neišsakydami neigiamų pastebėjimų iš tiesų nenudirbame savo darbo iki galo. Vengdami nepatogių, konfliktinių situacijų iš tiesų rizikuojame jas tiesiog atidėti ateičiai – mat tikėtina, jog nepageidaujamas kolegos elgesys kartosis ir dėl jo bus gaištamas laikas, kentės rezultatai ir atmosfera komandoje.

Būdai – įvairūs

Konsultantė B.Kaleckaitė pasakoja, kad grįžtamasis ryšys gali įgauti įvairias formas. „Yra formalus grįžtamasis ryšys, teikiamas kartą per metus, kas pusmetį, ketvirtį. Tačiau taip pat yra neformalus – teikiamas ir gaunamas kasdien“, – paaiškina ji. Ekspertės teigimu, šiuo metu madinga akcentuoti neformalųjį.

„Manau, kad ši tendencija yra labai naudinga. Kolega savo veiksmų įvertinimą gauna iš karto ir gali keisti savo darbo būdus, o ne laukti pusmetį“, – sako B. Kaleckaitė. Visgi, ji įspėja, kad neformalus, kasdienis grįžtamojo ryšio teikimas gali būti ir mažiau kokybiškas – nepasiruošę galime leptelėti ne tai, ką iš tiesų norėjome pasakyti, ar savo pastebėjimus išsakyti netinkamu metu.

J.Danielius pasakoja, kad jam patinka būtent neformalus grįžtamasis ryšys, nes tokiu atveju kartais pavyksta turėti net kokybiškesnį, išsamesnį pokalbį. „Kuo daugiau laiko praeina nuo situacijos, tuo sunkiau kokybiškai atsiminti visas detales. Stengiuosi pasižymėti konkretų faktą jam įvykus ir per kiek galima trumpesnį laiką pasidalinu šia informacija ir savo vertinimu su kolega. Taip pat, jei kartais verta pasikalbėti su platesniu ratu žmonių – jie taip pat papildo mano matymą ir padeda būti objektyvesniam. „Omnisend“ tam naudojame ir visapusiško grįžtamojo ryšio anketas“, – pasakojo jis.

B.Kaleckaitės vertinimu, anketos, algoritmai ar kiti paruoštukai gali būti labai naudingi mažiau patyrusiems. Šios priemonės padeda suprasti, kaip kalbėtis su kolega, kokias frazes sakyti, koks turėtų būti tonas, pokalbio eiga. Deja, tokiu atveju kyla rizika, kad dokumento užpildymas taps centrine pokalbio ašimi, o apsikeitimas grįžtamuoju ryšiu liks tik formalumu, kuris nepadės sutarti ir kurti ryšio.

„Labai svarbu, kad bendrautumėte autentiškai, atsižvelgtumėte į konkrečią situaciją – ne tik tai, ką norėjote prisiminti, aptarti, bet ir tai, kas vyksta čia ir dabar. Nors dažnai patariama kalbėti tik draugiškai, šiltai, iš tiesų žmonėms reikalingas labai individualus, o svarbiausia – gyvas priėjimas. Monotoniškas ir formalus grįžtamojo ryšio pokalbis ilgainiui netenka ir skonio, ir prasmės“, – sako B. Kaleckaitė.

Jos teigimu, iš tiesų kokybiškas grįžtamojo ryšio pokalbis prasideda gerokai anksčiau, nei susėdama prie vieno stalo ar prisijungiama prie nuotolinio skambučio. „Pagrindas sėkmingam grįžtamajam ryšiui yra santykis. Mums rūpi grįžtamasis ryšys tik iš mums svarbių žmonių, ar tų, kuriais pasitikime. Grįžtamojo ryšio pokalbis iš tiesų yra tik dar vienas pokalbis, galimybė suprasti vienas kitą kur kas ilgesnėje kelionėje“, – sako ekspertė.