Technikos gedimai
Kompiuteris neįsijungia, operacinė sistema staiga nebesikrauna, skaidrės nepasileidžia, o to itin svarbus vaizdo klipo nerodo. Tai – vienas didžiausių visų žmonių, kuriems kada nors teko daryti prezentaciją, siaubų. Kalbėti prieš auditoriją nėra pats lengviausias dalykas, o kai išduoda technika, ne vieną pranešėją ištinka paralyžius. Juk keli iš mūsų gali pasigirti mintinai mokantys statistiką ir kitus skaičius, kuriuos pristatome?
Pasak Andriaus Šemeškevičiaus, „Telia“ technologijų vadovo, nemažai stresinių situacijų šiandien tiek konferencijų pranešėjams, tiek jų organizatoriams padeda išvengti debesija.
„Turinys – tai, dėl ko susirenka žmonės. Be to, skaidres, kurias matome už kalbėtojo nugaros, yra ne tik fonas, bet ir svarbi viso pranešimo dalis bei paties pranešėjo palaikymo „komanda“. Tačiau teko matyti ne vieną atvejį, kai prezentacijos nepasileidžia, jų dizainas „nušokęs“, o USB atmintinė, kur saugomas svarbiausias vaizdo įrašas, neatsidaro. Toks ir kiti panašūs netikėtumai iš vėžių išmuša net labiausiai patyrusius pranešėjus“, – sako A. Šemeškevičius.
Tačiau šiandien, atsidūrus panašioje situacijoje, gali užtekti tik gero humoro jausmo ir prisijungimo prie debesijos tinklo. Kai reikalingi failai saugomi debesyje, o visuose įrenginiuose įdiegta vieninga programinė įranga, pakanka išsitraukti išmanųjį telefoną ar paprašyti kolegos kompiuterio ir išgelbėti savo pristatymą.
Perpildyta arba pustuštė salė
Turbūt pastebėjote, kad tikrai ne visada konferencijos vieta būna pritaikyta dalyvių skaičiui. Kartais patalpa būna aiškiai per didelė, ir tuštuma atrodo nejaukiai. Kitais atvejais, būna sunku prasibrauti prie nors keleto pranešėjų dėl nuolatinės grūsties. Tai rodo, kad vien suplanuoti renginį ir išsiųsti pakvietimus neužtenka. Dalyvių visada reikia paprašyti užsiregistruoti – net jei renginys nemokamas.
Registracijai skirtas įrankis neturi būti sudėtingas. Svarbu, kad juo būtų lengva naudotis ir būtų galima nurodyti svarbiausius kontaktinius duomenis. Jų pilnai pakaks išsiųsti registracijos patvirtinimui su tikslia vieta, laiku ir adresu, o taip pat ir vienam svarbiausių dalykų – priminimui apie artėjančią konferenciją. Pavyzdžiui, „SharePoint Event Manager“ leidžia ne tik lengvai išsiųsti kvietimą, bet ir matyti, kas dalyvauja.
Negalintys atvykti pranešėjai
Kartais programa derinama ilgai, pranešėjai iš kitų miestų ar šalių rengia skaidres, bet paskutinę minutę įvyksta netikėtų pasikeitimų – paveda oro sąlygos, technika ar asmeninės priežastys, ir pranešėjas negali atkeliauti. Tačiau pranešimo atšaukti nebūtina. Tereikia tinkamos saugios programinės įrangos ir pranešėjas galės dalyvauti iš bet kur – rodyti skaidres visai salei, realiuoju laiku atsakinėti į klausimus, o apsaugotais prisijungimais – net dalintis konfidencialia informacija.
