Mokslininkai išanalizavo 40 tūkstančių žmonių elgesį elektroninio pašto sistemoje. Tai padėjo įvertinti, kaip dažnai žmonės vengia atrašyti į elektroninius laiškus. Jie taip pat artimiau susipažino su 15 įvairias pareigas užimančių žmonių iš įvairių organizacijų, kad sužinotų pagrindinius faktorius, nulemiančius, kad į elektroninį laišką nebus atsakyta iš karto.
Nors skamba kaip paprasta darbo dienos dalis, laiku neatsakyti klausimai kainuoja pinigus, laiką ir, aišku, erzina. Žinoma, mokslininkai nekreipė dėmesio į tuos elektroninius laiškus, kuriems atsakymo nereikia. Taip pat nebuvo tiriami atsakymai į bandymus įsidarbinti. Tiesa yra ta, kad įmonės sulaukia šimtų gyvenimo aprašymų ir į visus juos dažnai tiesiog neatsako, nes negali skirti tam laiko ir pastangų.
Mokslininkai išskyrė penkis pagrindinius faktorius, kurie nulemia, ar į elektroninį laišką bus atsakyta iš karto. Tai – siuntėjo svarbumas, atsakymui reikalingas laikas ir pastangos, gavėjo užimtumas, laiške dėstomos problemos skubumas ir gavėjų skaičius. Pastarasis faktorius, beje, yra pats svarbiausias – kuo daugiau gavėjų turi elektroninis laiškas, tuo mažesnė tikimybė, kad į jį bus atsakoma iš karto.
Mokslininkai teigia, kad gavę laišką su ilgu gavėjų sąrašu žmonės dažnai pamano, kad į jį atsakys kas nors kitas. Dažnai taip ir būna – kas nors bus pakankamai laisvas ir drausmingas ir į laišką atsakyti iš karto. Kitas labai svarbus veiksnys yra siuntėjas. Jei laiško gavėjas mano, kad siuntėjas yra labai svarbus, tai jam atrašys iš karto. Padeda ir tai, kad siuntėjas nėra artimai pažįstamas – artimiausiems bendradarbiams žmonės atrašyti neskuba.
Neatrašyti laiškai sekina ne tik tuos, kurie laukia atsakymo, bet ir pačius gavėjus. Atidėti darbai yra daug sunkesni už tuos, kuriuos atliekame iš karto – tai yra senas, bet vis dar teisingas faktas. Mokslininkai teigia, kad į bent vieną elektroninį laišką iš karto neatsako bent 16 % į tyrimą įtrauktų žmonių. Bet ką daryti, jei atsakymas jums yra būtinas kiek įmanoma greičiau? Štai keli patarimai:
- Rašykite trumpai, glaustai ir suprantamai – elektroniniai laiškai su krūva priedų, sunkiu tekstu ir nuorodomis reikalauja daug laiko ir susikaupimo, todėl dažnai yra atidedami. Gerbkite kitų laiką.
- Jei tik įmanoma, perleiskite laišką savo viršininkui – į žmonių, kurie laikomi svarbesniais, laiškus atsakoma greičiau.
- Venkite žodžio „Skubus“ – jei dažnai be reikalo naudosite šį žodį su laiku atsakymo laikas į jūsų laiškus tik ilgės.
- Jei tik įmanoma, siųskite asmeninius laiškus – ilgi gavėjų sąrašai ilgina atsakymo laiką.
