„Konica Minolta“ informacinių technologijų sprendimų skyriaus vadovas Valentinas Boguševičius kalba apie tokius dalykus, kuriuos puikiai supranta visi, susidūrę su įmonių administravimu.
Jei trumpai – apie dokumentus ir procesus, kurie apima sutarčių, užduočių, sąskaitų, personalo, projektų valdymą. Pokalbis išsiplečia ne tik apie tai, bet ir apie ateitį, kuri jau čia pat.
„Mes siūlome programinį produktą, kuris lengvai suderinamas su daugeliu buhalterinių programų. Sutarčių rengimo, derinimo, tvirtinimo ir pasirašymo procesas tampa daug paprastesnis. Visi dokumentai – vienoje vietoje“, – teigė V.Boguševičius ir iškart perėjo prie praktinio pavyzdžio.
Kaip tai veikia?
Įsivaizduokite, kad esate didelės įmonės vadovas, tačiau šiuo metu visi bendrovėje dirba nuotoliniu būdu. Vienas darbuotojas nori išeiti atostogų. Jis kreipiasi į administruojantį asmenį ir pateikia prašymą. Jums reikia apie šį faktą sužinoti ir pasirašyti dokumentą.
Įprastais metodais tai gali trukti dieną ir dvi. Tai priklauso nuo to, ar vadovas bus kabinete, ar administracija spėja tvarkyti dokumentus. Su tinkama programine įranga bendrovė, vadovas ir darbuotojas sugaiš daugiausia keletą minučių. Ne ilgiau, net jei vadovas kitame pasaulio gale, o administracija dirba iš sodybos.
Kitas pavyzdys – jums reikia suvesti sąskaitą, kuri turi daug eilučių ir reikia priskirti skirtingus kaštų centrus, objektus ar kitus parametrus. Tokios sąskaitos suvedimas gali užtrukti net iki 20 minučių. Programinės sistemos kūrėjai tvirtina, kad šio darbo laiką įmanoma sutrumpinti per 90 procentų ir tokias sąskaitas suvesti per 1 minutę.
Galima sakyti, kad pandemija išryškino „Konica Minolta“ programinių sprendimų tikrąją paskirtį ir naudą. Jei įmonė šiuos sprendimus buvo įsidiegusi ir taikė praktikoje, tuomet jie didelių skirtumų tarp darbo biure ir namuose nepastebėjo.
Greičiau ir lengviau!
Tiesa, programinių sprendimų atstovas tikina, kad pasitaiko atvejų, kai kompanijos darbuojasi senais „popieriniais“ ir ranka suraityto parašo metodais. Todėl su savo klientais tenka nuolat bendrauti, juos mokyti ir mokytis patiems.
Kartais visas bendrovės kolektyvas negali tą pačią dieną suvokti, kad visų dokumentų rengimas, redagavimas, keitimas, įforminimas, pasirašymas ir tvirtinimas toliau vyksta be sutrikimų, net jei įmonės biure nėra nė vieno žmogaus.
„Paskaičiavome, kad įdiegus mūsų programinę įrangą, administracijos darbuotojams tenka 70 procentų mažiau rankų darbo, procesai tampa greitesni 86 procentais, 45 procentais tampa mažesni procesų valdymo kaštai“, – vardijo V.Boguševičius
Lyg to būtų negana – šie sprendimai skatina darbuotojų bendradarbiavimą ir apsaugo konfidencialią įmonės informaciją.
Tik prasmingas darbas
Su kokiais konkrečiai naujais iššūkiais susiduria įmonių valdymas šiuo laikotarpiu ir kokie inovatyvūs sprendimai nuo to gelbsti?
Informacinių technologijų sprendimų skyriaus vadovas teigia, kad paprastai, jei įmonė paskutinėmis mėnesio dienomis gauna apie 60 sąskaitų ar kitokių dokumentų, jie iš esmės jau nesusitvarko rankiniu būdu, o tas pats laukia ir kitą dieną.
Minėti programiniai sprendimai, kurie visiškai suderinami visomis įmonėse naudojamomis buhalterinėmis programomis, padeda atpažinti besikartojančius duomenis. Įprastai rankiniu būdu tenka įvesti tik visiškai naujus duomenis. Atliekamas tik prasmingas, o ne mašininis darbas.
Sistema turi „inteligent“ funkciją, kuri atpažįsta jau žinomus tiekėjus, net jei prekės ar kiti dalykai pasikeitė. Apie dokumentų skaitmeninimą diskusijų jau nekyla – tai savaime suprantamas ir išspręstas klausimas.
Egzistuoja žmogiškasis faktorius, kuomet darbuotojas, kurdamas dokumentą, gali padaryti klaidą. Anksčiau viską reikėdavo daryti iš naujo. Dabar vadovas tiesiog nurodo klaidą, darbuotojas ją ištaiso ir jau tą pačią minutę jį galima patvirtinti nuotoliniu būdu. Nepritaikyta nuolaida? Vėl pataiso. Suderinta!
Taip pat reikia pažymėti, kad darbas sistemoje nėra sudėtingas. Daugelį dalykų galima matyti ir valdyti tiesiog elektroniniu paštu. Dar paprasčiau – darbui gali neprireikti ir kompiuterio – viską galima valdyti telefonu. „Mes tiesiog ateiname į įmonę ir palengviname jai gyvenimą“, – šypteli pašnekovas.
Robotizacija – jau čia pat
„Procesų robotizacija yra viena iš sparčiausiai augančių ir plintančių technologijų pasaulyje. Nors RPA technologijos yra pakankamai naujos Lietuvoje, niekas jau neabejoja robotizacijos teikiama nauda“, – teigė V.Boguševičius. Programiniai robotai tobulai atlieka pasikartojančias žmonių užduotis kompiuteryje, jas daro žymiai greičiau, efektyviau ir nedarydami klaidų.
Tokie procesų robotizavimo sprendimai naudojami labai įvairiems procesams automatizuoti. Pavyzdžiui, norite pasiimti atostogų. Vietoje popierinio dokumento pildymo jūs rašote į susirašinėjimo programėlę, kad norite atostogų. Programėlė iškart prašo jūsų pasirinkti norimą variantą: papildoma diena už vaikus, kasmetinės atostogos, atostoginius norite gauti su atlyginimu ar ne. Robotas jūsų paklausia, nuo kada iki kada norėsite atostogauti, patikrina, ar turite pakankamai sukaupę atostogų ir automatiškai sugeneruoja atostogų prašymą, kuris keliauja patvirtinimui. Viskas vyksta per kelias sekundes. Naudodami tokio tipo susirašinėjimo programėles, galite nesunkiai automatizuoti praktiškai visus įmonės procesus.
„Bendradarbiaudami su tokiais partneriais kaip „UiPath“ ar „Microsoft“, Lietuvos verslams galime jau šiandien suteikti visas robotizavimo teikiamas naudas ir taip padėti įgauti konkurencinį pranašumą.
Ateityje žmogui tereikės pasirūpinti, kad robotai turėtų pakankamai darbo, nes efektyvumu jie smarkiai pralenks bet kurį žmogų. Darbuotojai galės didžiąją laiko dalį skirti didesnę pridėtinę vertę kuriančioms užduotimis atlikti“, – teigia V.Boguševičius.
Suspėti su laiku
Ateityje gali tekti savo darbotvarkėje tiksliai žymėti ne darbo, o poilsio laiką. Pasikeis paties poilsio sąvoka. Štai ir dabar nemažai žmonių dirba kompiuteriu gerdami kavą. Ilgainiui reikės išmokti skirti laiko tik sau. Kitaip robotizacija gali užvaldyti gyvenimą.
Tai, kas mums iki pandemijos atrodė koncepcija, per keletą mėnesių tapo kasdienybe. Pokyčiai akivaizdūs. Nuotolinės konferencijos ir susitikimai iš tiesų padidina žmonių galimybes ir pasiekiamumą.
„Jei anksčiau vietos salėje galėjo ir pristigti, dabar telpame visi. Patekome į transporto spūstį – ne bėda, juk turime telefoną. Praradome telefoną ar kompiuterį? Nieko tokio – nepraradome duomenų“, – apie kasdienybę kalbėjo V.Boguševičius.
Ateityje, anot pašnekovo, turėsime labai greitai prisiderinti prie pokyčių, jei norėsime išlikti vienoje ar kitoje skaitmeninėje ekosistemoje. Pavojingiausia bus atsilikti nuo technologijų. Tai tas pats, kas iškristi iš lėktuvo – atgal neįšoksi.
