Tai yra įdomus iššūkis, su kuriuo susiduria daugelis organizacijų. Kai įmonę sudaro keli ar keliolika darbuotojų, lyderystės, procesų valdymo, dalijimosi žiniomis ir kiti svarbūs klausimai neretai išsisprendžia tarsi savaime. Kas kita, kai kartu dirbančių žmonių grupė pasiekia kelias dešimtis ar šimtus – neišvengiamai kyla būtinybė aiškiai ir tiksliai apibrėžti atsakomybės, atskaitomybės, kompetencijų ribas, kurti struktūrą, kultūrą, kurios padėtų užtikrinti darnią įmonės ar organizacijos veiklą ir narių tarpusavio bendradarbiavimą.
Su šiais iššūkiais susiduria ir SEB grupės paslaugų centras, kurio darbuotojų skaičius per dešimt veiklos metų išaugo penkiolika kartų ir auga toliau. Tarptautinis padalinys, teikiantis paslaugas SEB grupės įmonėms, bankams dvidešimtyje pasaulio šalių, veiklą Vilniuje pradėjo su 68 specialistų komanda. Dabar paslaugų centruose Vilniuje ir Rygoje dirba daugiau kaip 1,5 tūkst. darbuotojų. Augant veiklos mastams ir teikiamų paslaugų skaičiui bei sudėtingumui, o kartu ir komandos dydžiui, ne kartą ir ne du reikėjo ieškoti būdų organizuoti paslaugų centro veiklą taip, kad užtikrintume kuo sėkmingesnį visų organizacijos narių bendradarbiavimą ir galėtume teikti pasaulinio lygio paslaugas savo klientams.
Pradėjome kaip ir daugelis – nuo bendrovės su įprasta hierarchine struktūra ir pastoviomis darbuotojų komandomis su aiškiomis funkcijomis ir veiklos procesais. Tačiau plečiantis įmonei ir daugėjant iššūkių, kilo būtinybė keisti požiūrį į bendrovės organizavimą. Remdamiesi SEB grupės veiklos organizavimo praktika, prieš ketverius metus pradėjome taikyti lankstųjį (angl. agile) projektų valdymo metodą ir bendradarbiavimą tarp įvairių grupių. Paslaugų ir sprendimų verslui kūrimą ėmėme planuoti trumpais ciklais, darbuotojų grupės tapo labiau integruotos, lankstesnės.
Lankstesnis veiklos organizavimas, komandų ir jų narių autonomija mūsų organizacijoje padeda formuoti savitą, į nuolatinį tobulėjimą ir efektyviausių sprendimų paiešką nukreiptą kultūrą. Taigi paslaugų centrui ir jo funkcijoms toliau plečiantis, įvertinome galimybę jame diegti vadinamąją gentinę struktūrą. Ji puikiai žinoma informacinių technologijų pasaulyje ir šios srities įmonėse, tačiau tik pastaruoju metu gentys ėmė skverbtis ir į kitas verslo sritis.
Gentys (angl. tribes) – tai socialinės grupės, vienijamos lyderių, bendrų tikslų, kultūros. Organizacijoje jos ne tik supaprastina bendravimą tarp narių, bet ir sužadina polinkį bendradarbiauti. Tokios grupės apsiriboja keliomis dešimtimis narių (prisiminkime „Dunbaro skaičių“), mūsų, SEB grupės paslaugų centro, atveju – paprastai apie 60–80 darbuotojų.
Gentį sudaro kelios lanksčiosios komandos, sutelktos sprendimams ir paslaugoms kurti. Pavyzdžiui, šiuo metu paslaugų centre buriame gentį, kursiančią efektyvesnius finansinių duomenų pateikimo sprendimus banko klientams ir darbuotojams. Jos grupių nariai – finansų operacijų, procesų vystymo ir IT sričių specialistai. Genties lyderis nustato, kiek ir kokių sričių specialistų reikės patikėtai užduočiai atlikti, o tada šių specialistų ieškoma organizacijos viduje arba, jei reikia, jie samdomi. Darbe taip pat dalyvauja už sprendimą, kurį reikia patobulinti ar sukurti, atsakingas darbuotojas, perteikiantis genčiai poreikį ir vertinantis jos darbo rezultatą. Genties veiklai talkina ir vadinamieji „scrum“ meistrai, užtikrinantys lanksčiųjų veiklos metodų laikymąsi bei konsultuojantys komandas. Tokios tarpfunkcinės grupės pačios susitaria dėl savo veiklos taisyklių, principų, misijos ir vizijos.
Formaliai suburti gentį galima per du–tris mėnesius. Tačiau kad tokia struktūra iš tiesų sklandžiai veiktų, reikia laiko ir pastangų. Kartais – labai tiesioginių: pavyzdžiui, diegdami tokią struktūrą turėjome ne kartą perplanuoti biurų erdves, kad genčių nariai galėtų dirbti arčiau vieni kitų. Tačiau tokia investicija greitai sugrįžta, o jos poveikis – ilgalaikis. Lankstesnis veiklos organizavimas, komandų ir jų narių autonomija padeda formuoti ir palaikyti į nuolatinį tobulėjimą bei efektyviausių sprendimų paiešką nukreiptą organizacijos vidaus kultūrą. Galiausiai –organizacijos veiklą šie principai padaro dar skaidresnę.
Rūta Jasiulionienė yra SEB grupės paslaugų centro vadovė.
