Kiek valandų per dieną dirbame išties?
Pagalvokite: kada daugiausiai nudirbate? Jeigu esate kaip dauguma žmonių, toks metas yra ankstyvas rytas ir vėlyvas vakaras. Tikrai ne sutapimas, kad tai yra tas paros metas, kai aplinkui beveik nieko nėra.
Apie 14 valandą žmonės dažniausiai sėdi susirinkimuose, atsakinėja į elektroninio pašto laiškus ar plepa su kolegomis. Tie paplekšnojimai per petį ar improvizuoti susibėgimai atrodo visiškai nekaltai, tačiau jie labai kenkia produktyvumui. Trukdžiai nėra bendradarbiavimas, trukdžiai yra trukdžiai. O kai Jums trukdo, dirbti produktyviai negalite.
Trukdžiai suskaido Jūsų darbo dieną į darbo akimirkas. Pradirbate keturiasdešimt penkias minutes ir Jums paskambina. Pradirbate penkiolika minučių ir einate užkąsti. Dar po valandos einate į susitikimą. Net nepajuntate, kaip ateina 17 valanda, o Jūs netrukdomas dirbote tik keletą valandų. Nepadarysite nieko gero, jeigu pradėsite, sustosite, vėl pradėsite, vėl sustosite.
Sprendimas – „vienatvės zona“
Vietoj to turėtumėte pasitraukti į „vienatvės zoną“. Ilgi laiko tarpai, kuriuos praleidžiate vienumoje, yra patys produktyviausi. Kai nebereikia šokinėti nuo vieno dalyko prie kito, galite labai daug nudirbti. (Ar atkreipėte dėmesį, kiek daug nudirbate, skrisdamas lėktuvu, kai nėra interneto ryšio ir niekas netrukdo?).
Patekti į „vienatvės zoną“ nėra lengva: tam reikia išmokti pasiruošti ir atsisakyti visų trukdžių. Kažkuo tai primena R.E.M. miego fazę: iškart užmigęs nepasiekiate šios fazės. Iš pradžių užmiegate ir ilgainiui pasiekiate šią fazę. Kiekvienas trukdis priverčia Jus pradėti iš naujo. Taip pat, kaip R.E.M. fazės metu įvyksta tikri miego stebuklai, „vienatvės zonos“ metu įvyksta tikri produktyvumo stebuklai.
Į „vienatvės zoną“ nebūtinai privalote pasitraukti labai anksti ryte. Galite sau užsibrėžti pusę darbo dienos skirti darbui vienumoje. Galite nustatyti, kad nuo 10 valandos iki 14 valandos žmonės negali kalbėtis tarpusavyje (išskyrus pietus, žinoma). Arba galite pirmą ar antrą dienos pusę tiesiog pasitraukti nuo kolegų ir dirbti vienumoje. Vietoj neuniforminių penktadienių galite išbandyti nekalbėjimo ketvirtadienius. Tiesiog padarykite taip, kad per tokį periodą Jums niekas netrukdytų.
Ir eikite iki galo. Atsisakyti ir bendravimo priemonių. Išjunkite pokalbių programas, telefonus, netikrinkite elektroninio pašto ir neikite į susitikimus. Tiesiog užsičiaupkite ir pradėkite dirbti. Net nustebsite, kiek daug galite nuveikti.
Be to, jei su kuo nors bendradarbiaujate, pasistenkite naudoti pasyvesnius bendravimo įrankius, pavyzdžiui, elektroninį paštą, o ne telefoną, ir juo labiau – neikite į susitikimus. Taip žmonės gali atsakyti užklausas tada, kai jiems patogu, o ne iškart, kai ji gaunama.
Kiekvieną dieną Jūsų darbas yra trukdomas. Jūs privalote su tuo kovoti.
Didžiausi produktyvumo nuodai – susitikimai
O pats didžiausias darbo trukdis yra... susitikimai. Štai, kodėl:
- dažniausiai per juos kalbama apie abstrakčius dalykus;
- kiekvieną susitikimo minutę Jūs išgirstate siaubingai mažai informacijos;
- jie nuslysta nuo kelio greičiau nei Čikagos taksi per pūgą;
- jiems reikia pasiruošti, o žmonės tam dažniausiai neturi laiko;
- dažniausiai susitikimo darbotvarkė yra tokia apytikslė, kad niekas nežino, koks yra susitikimo tikslas;
- susitikimuose atsiranda mažiausiai vienas pusgalvis, kuris eikvoja visų laiką su savo nesąmonėmis;
- susitikimai dauginasi: vienas susitikimas pagimdo kitą, tada tas – dar kitą, ir t.t.
Gaila, tačiau susitikimams dažniausiai skiriamas laikas kaip televizijos kanalų programose. Jiems skiriama trisdešimt minučių ar valanda vien dėl to, kad tokiais intervalais dirba programinė įranga (turbūt niekad nesate matęs, kad kas nors, naudodamasi „Outlook“, paskirtų septynių minučių trukmės susitikimą). Blogai. Jeigu susitikimo tikslams pasiekti užtenka septynių minučių, tiek laiko ir turėtumėte jame praleisti. Neištęskite septynių iki trisdešimties.
Kai gerai pagalvojate, tikroji susitikimų kaina yra stulbinanti. Tarkime, suplanuojate valandos trukmės susitikimą, į kurį pakviečiate dešimt žmonių. Susitikimas tampa dešimties valandų susitikimu. Jūs išnaudojate dešimt produktyvumo valandų, kad surengtumėte vienos valandos susitikimą. Tačiau greičiausiai realiai jis trunka penkiolika valandų: atsiranda protinio darbo trukdžiai – turite sustoti daryti tai, ką darėte, nueiti į susitikimą, ten pradėti naują darbą, jį baigti ir grįžti daryti tai, ką darėte prieš tai.
Kaip sumažinti susitikimų žalą?
Ar tikrai verta penkiolika produktyvumo valandų iškeisti į vieną susitikimo valandą? Kartais gal ir verta. Bet tai vis tiek labai didelė kaina. Skaičiuojant grynai darbo valandomis, tokio dydžio susitikimai tampa išlaidomis, o ne lėšomis. Suskaičiuokite tą laiką, kurį prarandate ir įvertinkite, ar tikrai Jums tai apsimoka.
Jeigu jau nusprendėte, kad tikrai reikia susitikimo, naudokite keletą paprastų taisyklių:
- užstatykite laikmatį. Kai jis suskambės – susitikimas baigtas. Taškas;
- kvieskite kiek įmanoma mažiau žmonių;
- visada turėkite konkrečią darbotvarkę;
- pradėkite nuo konkrečių problemų;
- susitikimus renkite ne konferencijų salėje, o ten, kur problema egzistuoja. Stebėkite tikrus dalykus ir siūlykite tikrus pokyčius;
- susitikimą baikite priėmę sprendimą ir paskirkite atsakingą už jo įgyvendinimą žmogų.
