„Dauguma tų, kurie teigia neturintys laiko, dažniausiai nežino, kiek realiai jo turi“, – pastebi su TIENS įmone bendradarbiaujanti verslininkė, nepriklausoma konsultantė Jolita Augienė. Kenčiantiems dėl laiko stokos, verslininkė pataria išmėginti darbo laiko chronometrą.
„Darbo laiko chronometrą reikia pradėti darytis tuomet, kai supranti, kad trūksta laiko, ir nežinai, kurioje srityje jo prarandi daugiausia“, – tęsia pokalbį pašnekovė. Lengviausias būdas surasti „prarastą laiką“ – susidėlioti laiko lentelę ir per dieną ją pildyti, pasižymint, ką tiksliai ir kurią valandą veikei.
„Sakysime, kėliausi 6-tą valandą. Susirašau, ką veikiau nuo 6 iki 7 valandos ryto, ir t.t.. Pavyzdžiui, skyriau laiko asmeninei higienai, skaičiau knygą, mankštinausi ir t.t. Reiktų fiksuoti kuo dažnesnius intervalus iki pat tos valandos, kai einate miegoti“, – detalizuoja J.Augienė.
Toks laiko fiksavimas leidžia pastebėti, kam ir kada skiriame daugiausia laiko. „Galbūt jūs ieškojote informacijos internete ir planavote užtrukti maksimaliai 15 minučių, bet realiai užtrukote 2 valandas. Arba nusprendėte su kolegomis išgerti kavos, ir vietoj 10-ies minučių užsisėdėjote valandą. Tokie reiškiniai vadinami laiko vagimis, ir darbo laiko chronometras puikiai išryškina laiko nutekėjimą“, – įsitikinusi verslininkė.
Žmonės negimsta mokėdami planuoti laiką, to reikia mokytis. „TIENS“ kompanija, su kuria bendradarbiauju, veiklos ir laiko planavimo moko įvairiuose seminaruose, kurie skirti nepriklausomiems pardavimų ir verslo konsultantams.
60/40 metodika
Svarbu ne tik atrasti silpnąsias dienos grandis, t. y. pašalinę veiklą, kuri atima daug vertingo dienos laiko, bet ir planuotis laiką į priekį.
„Darbus bei veiklą paprastai pradedu planuoti prieš mėnesį – susirašau atitinkamas dienas ir įvykius, kurie yra susiję su išvykomis, renginiais ir pasiruošimu jiems. Tuomet kiekvieną einamąją savaitę ir, galiausiai, kiekvieną dieną peržiūriu, ką esu suplanavusi, ir analizuoju papildomus laiko tarpus, kurie atsiranda tarp darbų, ir ką jų metu galiu nuveikti“, – laiko planavimo patirtimi dalijasi J.Augienė.
Žmonės negimsta mokėdami planuoti laiką, to reikia mokytis.
Tiesa, verslininkė pastebi, jog nepriklausomai nuo turimų planavimo įgūdžių, neįmanoma susiplanuoti absoliučiai visko: „Planuoju laiką pagal tokią metodiką – 60 procentų dienos sudaro konkretus planas, o 40 – nenumatyti įvykiai. Pavyzdžiui, tinklinės rinkodaros srityje, kurioje aš dirbu, dažnai nutinka taip, jog susiplanuoji susitikimą pusei valandos, o šis užtrunka dvigubai ilgiau. Tenka koreguoti numatytus darbus. Tai – normali ir gyvenimiška praktika.“
Tačiau nepriklausomai nuo nenumatytų įvykių, turėti laiko planą yra svarbu, nes pastarasis tobulina profesinius įgūdžius: „Laiką planuojantis žmogus žymiai racionaliau organizuoja savo darbotvarkę, o tai keičia ir jo bendravimo stilių“, – įsitikinusi pašnekovė.
Norintiems išvengti klaidų
J.Augienės pastebėjimu, didžiausias iššūkis tenka tiems, kurie pradeda dirbti sau ir tampa savo veiklos vadovais. „Kai žmogui suteikiama visiška laisvė savo laiką ir darbus planuotis pačiam, atsiranda noras atidėlioti – „Paskambinsiu klientui rytoj“, „Tą galiu padaryti ne šiandien“ ir t.t. Be griežto laiko planavimo jokio rezultato nebus, o pagundų ir laiko vagių visuomet atsiras, ir vis naujų“, – iš patirties kalba verslininkė.
Ji pabrėžia, jog be disciplinuoto laiko planavimo atsiranda pastovus skubėjimas, o skubantis žmogus, veikiamas didžiulio streso, dažniausiai daro klaidas.
„Darbo viršvalandžiai, trunkantys iki vėlumos, negatyviai veikia žmogaus sveikatą, todėl neplanuojant laiko galima labai greitai pervargti ir prieiti liepto galą, – atkreipia dėmesį J.Augienė. – Be abejo, nė vienas jūsų komandos narys, pamatęs, kad vadovas vaikšto pajuodusiais paakiais, nuolat yra sudirgęs ir pasimetęs darbų sūkuryje, nenorės lygiuotis į jus. Laiką reikia planuoti taip, kad netektų dirbti viršvalandžių, o į darbą ateitumėte žvalūs ir puikios nuotaikos.“
Laiką planuojantis žmogus žymiai racionaliau organizuoja savo darbotvarkę, o tai keičia ir jo bendravimo stilių.
Ankstinkite savo rytą
Verslininkė atkreipia dėmesį, jog laiko planavimo grafike svarbu įtraukti ne tik būtiniausius darbus, susijusius su profesine veikla, bet ir valandas, skirtas asmeniniam tobulėjimui.
„Tiek vyrai, tiek moterys, visiškai pasinerdami į savo darbą ir kasdienius rūpesčius, apleidžia daugelį dalykų: per mažai laiko skiria šeimai, nustoja domėtis savo hobiais ir tobulėti dvasiškai. Dažnas sako: „Aš esu labai užsiėmęs, neturiu tam laiko“, bet juk galima keltis pusvalandžiu ar valanda anksčiau ir išspręsti šią problemą“, – teigia pašnekovė.
Tiems, kurie nori nuveikti daugiau, ji pataria keisti savo dienos režimą: „Kuo anksčiau atsikeli, tuo žvalesnis jautiesi. Žinoma, ankstus kėlimasis, kaip ir laiko organizavimas, yra įpročio reikalas. Tačiau jei labai norėsite, jį išsiugdysite. Žinau ne vieną žmogų, kuris šiandien keliasi labai anksti ir be jokių žadintuvų, nors kažkada save laikė 100 proc. pelėda“, – pasakoja J.Augienė.
