Turbūt daugeliui teko gauti laišką iš įmonės atstovo, kurio pašto adresas baigiasi google.com ar yahoo.com. Gal tai ir nėra labai blogai, jei verslas tikrai nedidelis ir vos pradeda savo kelią.
Tačiau pagalvokite, ar tai sukėlė profesionalumo įspūdį, ar kaip tik – norą patikrinti įmonės patikimumą? Galiausiai, ar norėtumėte į tokį paštą siųsti finansines ataskaitas, projektų planus ar bet kurią kitą bent kiek konfidencialesnę informaciją? Ypač žinant tai, kad įsilaužti į daugumą el. pašto dėžučių užtrunka apie 15 minučių.
„Daugmaž saugu“ verslui netinka
Naudodamiesi viena iš populiarių nemokamų el. pašto paslaugų, galite būti daugmaž tikri, kad jūsų laiškai bus skaitomi tik tų asmenų, kuriems juos siunčiate. Tačiau saugumas – verslo prioritetas, ypač, kai naujienos apie įsilaužimą į asmenines paskyras, kurios buvo naudotos darbo reikalais, jau tapo įprastu reiškiniu. Pasaulio ekonomikos forumo duomenimis, kibernetinės atakos per metus padaro verslui apie 3 trilijonus JAV dolerių žalos.
Darbuotojui naudojant asmeninę paskyra, bazinės saugumo sistemos, kurios filtruoja reklamą ir laiškus su kenksmingomis nuorodomis, suteikia šiokią tokią apsaugą. Tačiau kartais tai būna labai gudriai užslėpti laiškai ir viena paspausta nuoroda gali užkrėsti visą įmonės tinklą ar perimti visus įmonės duomenis.
Vien per praėjusius metus kenkėjiškos programos padidino el. pašto atakų skaičių 600 proc. Tokios programos sparčiai tobulėja, todėl ypač svarbi nuolat atnaujinama apsauga, kurią nemokamos el. pašto paslaugų sistemos ne visada gali užtikrinti. Tuo tarpu „Microsoft“ verslo sprendimai į apsaugą kasmet investuoja apie 1 mlrd. JAV dolerių.
Klientų informacija asmeniniais tikslais
Be to, jei įmonės darbuotojas darbo reikalams naudoja asmeninę el. pašto paskyrą, tai reiškia, kad ši informacija yra saugoma ten, kur vadovas prie jos prieiti negalės. Nėra būdo ir sužinoti, kur saugomi asmeninės paskyros laiškai, kas juos gali perskaityti ir kam ta informacija naudojama – paradoksalu, bet tokia informacija yra konfidenciali.
Be to, darbuotojui palikus įmonę, tai reikštų ir tai, kad visi vertingi kontaktai ir naudinga informacija liks pasiekiami tik buvusiam darbuotojui. Taigi darbuotojas galės ir toliau bendrauti su klientais naudodamas jūsų įmonės vardą ar persivilioti jūsų klientus į naują darbovietę.
| Asmeninė el. pašto paskyra | Verslui dedikuotas el. paštas | |
| Patikimumas | Neprofesionalus įvaizdis ir didesnė tikimybė patekti tarp brukalų (ang. Spam) | Profesionalus požiūris ir matomi laiškai |
| Saugumas | Bendrinis saugumas, priklausantis nuo slaptažodžio sudėtingumo | Padidintas saugumas, papildoma, nuolat atnaujinama antivirusinė apsauga |
| Privatumas | Duomenys priklauso paslaugos teikėjui, paslaugų teikėjas neužtikrina, kad neperduos duomenų trečiosioms šalims | Duomenys priklauso įmonei, užtikrinamas duomenų privatumas |
| Duomenų naudojimas | Duomenys lieka darbuotojui | Duomenys lieka įmonei |
| Planavimas | Skirtingos el. pašto platformos neleidžia visai komandai sekti darbų procesų | Darbų ir informacijos skirstymas, bendras įmonės susitikimų kalendorius |
| Darbo našumas | Dėmesys blaškomas, konfidenciali informacija gali netyčia būti persiųsta asmeniniams kontaktams | Dėmesys sutelkiamas tik į darbą, nepainiojami asmeniniai ir verslo kontaktai |
Daugiau nei paštas
Verslui skirtas el. paštas tuo ir ypatingas, kad tai nėra įrankis, skirtas vien laiškams rašyti ir siųsti. Pavyzdžiui, naudojantis „Office 365“ esančia el. pašto „Exchange“ programa, galima daryti daug daugiau: planuoti susitikimus, skirstyti užduotis ir žymėtis jas integruotame kalendoriuje.
Įmonės dažnai susiduria su problema, kad ne tik vadovai nežino, ką veikia darbuotojai, bet ir patys darbuotojai nežino, ką veikia jų kolegos kituose ar net tame pačiame skyriuje. Juk jei kaskart reikia skambinti ar rašyti, teiraujantis dėl laisvo laiko vienam ar kitam dalykui, taip yra švaistomi vertingiausi laiko resursai.
Stebėtinai daug žmonių yra įsitikinę, jog mokėti už verslui skirtą el. pašto paslaugą yra pinigų švaistymas. Tačiau taip pat reiktų atsiminti ir tai, kad pradėję naudotis šia paslauga, retas grįžta prie nemokamo, asmeniniam naudojimui skirto varianto. Taip yra todėl, kad gaunama nauda yra neišmatuojamai didesnė.
