– Socialiniai tinklai „sprogsta“ nuo žinios apie jūsų, kartu su kolege Vija, išleistą naująją knygą „Organizacija, kuri susikalba“. Kaip jaučiatės išleidusios pirmąją lietuvišką knygą apie vidinę komunikaciją?
– Parašyti šią knygą užtrukome trejus metus ir per šį laiką kilo daug klausimų ar iš tiesų viską darome tinkamai. Todėl šiandien džiaugiamės, kad užbaigėme šį projektą ir jis išvydo dienos šviesą.
Kitas dalykas, kuris džiugina – sulaukiame be galo daug teigiamo grįžtamojo ryšio iš skaitytojų. Jie knygoje randa atsakymus bei patarimus, kuriuos gali pritaikyti praktikoje. Aš labai džiaugiuosi, kad mums pavyko praverti slaptas duris į vidinį organizacijų pasaulį. Šita knyga skatina įmones kalbėti, nebijoti džiaugtis ir didžiuotis rezultatais, kurių jos pasiekia. Ši knyga nėra tik mano ir Vijos rezultatas. Tai – bendraautorystė trisdešimties įmonių, kurios sutiko pasidalinti savo patirtimi.
– Kaip vertinate šią knygą, jau praėjus šiek tiek laiko?
– Prasidėjus pandemijai visa vidinė komunikacija labai pakito, nes tokios komunikacijos poreikis labai sustiprėjo. Mes norėjome, kad ši knyga atspindėtų pandemijos situaciją.
Pirmojo pandemijos pusmečio komunikacijos pokyčiais įmonės pasidalino ir juos aprašome knygoje. Tačiau apie tai, kas mūsų laukia toliau, ypač kai prasidės hibridinis darbas, bus naujas epas. Kaip kitą žingsnį norėtumėme išleisti knygą apie vidinę komunikaciją Šiaurės šalyse. Tai – lyg baltas lapas. Norėtųsi sužinoti, kuo šios šalys gyvena, kuo didžiuojasi ir ko būtų galima vieni iš kitų pasimokyti.
– Manote, tai būtų naudinga ir aktuali informacija Lietuvos rinkai?
– Esame subūrę vidinės komunikacijos specialistų klubą, į kurį neseniai buvome pakvietę Talino oro uostų komunikacijos vadovę, kuri pasidalino kaip išgyveno pandemiją ir ką reiškia atleisti apie 30 proc. darbuotojų. Išgirdusi tai, ką ji pasakė, tikiu, kad situacija Lietuvoje ar Estijoje visiškai nesiskiria, žmonėms kylantys jausmai, mintys, klausimai yra tapatūs.
Tikiu, kad yra vertingų pamokų, kurias vieni iš kitų galime išmokti. Manau, derėtų paanalizuoti, kaip vidinė komunikacija vyksta Šiaurės šalyse ir ką mes galėtumėm pritaikyti čia.
– Tai kas yra ta vidinė komunikacija?
– Šiuo metu tai tikrai yra strateginė ir vadybinė pozicija organizacijoje. Kalbant paprasčiau, tai yra kokius santykius mes gebame formuoti organizacijoje ir kaip sugebame užtikrinti abipusį ryšį tarp darbuotojų.
– Kaip bendrai vertini Lietuvos įmonių vidinę komunikaciją?
Mes turime labai skirtingą profilį organizacijų. Kai kurių įmonių praktikos ir pavyzdžiai lenkia daugelį pasaulio įmonių ir turime kuo didžiuotis, bet yra įmonių, kuriose dar tik pradedama kalbėti šiomis temomis. Bendrai visose organizacijose vidinė komunikacija egzistuoja, nepriklausomai ar ji yra valdoma ar ne, ji yra tikslinga arba savalaikė.
– Ar tiesa, kad vidinė komunikacija yra labiau „podukros“ vaidmenyje, lyginant su išorės komunikacija?
– Taip, tai tiesa, kad požiūris į vidinę komunikaciją, kaip antrinį dalykas, buvo labai vyraujanti tendencija. Yra vos keletas organizacijų Lietuvoje, kurios įmonės viduje turi daugiau vidinės komunikacijos darbuotojų nei išorinės. Tačiau požiūris į vidinę komunikaciją pasikeitė per pandemiją, nes įmonės ieškojo sprendinių, ką galėtų padaryti, kad būtų išlaikytas verslo tęstinumas, darbuotojų įsitraukimas. Įmonės vis daugiau dėmesio atkreipia į vidinę komunikaciją, nes supranta darbuotojo patirtį organizacijoje, o tai formuoja įmonės reputaciją. Šitas pokytis jau vyksta ir įmonės, kurios šiuo metu yra „paėmusios vadeles“ , yra stipriai priekyje lyginant su tomis organizacijomis, kurios dar tik svarsto apie vidinę komunikaciją.
– Tu palietei labai gerą kampą, kalbėdama apie darbuotojus. Prekės ženklas nėra tiesiog kažkoks objektas, už jo vis tiek yra žmonės. Kaip įgalinti žmonės būtį įmonės ambasadoriais ? Kaip su jais dirbti, kad apie įmonę jie komunikuotų taip, kaip tu norėtum?
– Labai dažai matau įmonėse, kad jie nori prakalbinti darbuotojus, nori, kad jie būtų įmonės balsai viešojoje erdvėje. Tačiau nėra galvojama, kokia iš to vertė yra darbuotojams. Todėl įmonėms labai svarbu sugalvoti naudas, kurias galėtų pasiūlyti savo darbuotojams.
Kitas dalykas – kai atveriame balso galimybę visiems, ne visi jaučiasi drąsūs pasisakyti už įmonę, todėl darbuotojams reikia suteikti tam tikrus rėmus, gaires, ką galima kalbėti apie įmonę, su kuo galima pasitarti, kilus klausimams ar tam tikroms situacijoms.
– Kokias vidinės komunikacijos klaidas dažniausiai daro organizacijos?
– Galvoja, jog viską galima išspręsti per renginį, o dabar – per nuotolinius „zoom“ vakarėlius. Ar kad žmonėms užtenka kepti ir valgyti tortus. Tokie dalykai yra daugiau darymas dėl darymo ir išlaidos įmonei – tiek finansinės, tiek laiko prasme, o rezultatų, kurių mes tikimės, vis vien neatneša.
Kitas dalykas – neskiriamas pakankamas dėmesys įsiklausymui į žmogų, į jo poreikius.
Na ir viena didžiausių klaidų, kurią padaro įmonės – neskiriama pakankamai resursų, informuoti apie pokyčius. Sprendimų priėmėjai priima daro pokyčius įmonėje ir, pavyzdžiui, kuria naują valdymo sistemą, skaitmenizuoja procesus ir pan., bet darbuotojams skiria labai nedidelę dalį laiko iškomunikuoti apie tai, kas vyksta. Tada vietoj norimo teigiamo rezultato yra susiduriama su darbuotojų pasipriešinimu.
– Kaip manai, dėl ko taip vyksta?
– Labai dažnai komunikacija yra priimama kaip rezultatas. Kai yra kuriami strateginiai tikslai, vidinės komunikacijos žmogaus prie bendro stalo nėra ir jis apie priimtus sprendimus sužino po visko.
Mes negalime šokti prieš traukinį. Vietoj to, kad strategiškai galvotume, kaip žinią perduoti darbuotojams ir padaryti juos sąjungininkais, turime gesinti gaisrus, reaguoti į darbuotojų jausmus, emocijas, atsakyti į klausimus, kai jau traukinys važiuoja.
– Apibendrinant, patarimas būtų įtraukti tiek vidinės, tiek išorinės komunikacijos žmones į sprendimų priėmimą?
– Taip, tai tikrai padės priimti tinkamus sprendimus. Nes dažniausiai tie sprendimai yra priimamai pagal vienus kriterijus pamirštant begalę kitų. Todėl žmonių pakvietimas į sprendimų priėmimą tikrai prisideda prie to sprendimo įgyvendinimo sėkmės. Pandemija parodė, kokią naudą organizacijose gali atnešti skirtingų kompetencijų žmonių susėdimas prie bendro stalo ir sprendimų priėmimas.
– Kalbant apie praėjusius metus, daugeliui organizacijų jie buvo labai sudėtingi. Nemažai daliai organizacijų teko priimti sunkius sprendimus tiek uždarant ar pristabdant verslą, galbūt net atleidžiant darbuotojus. Koks tavo patarimas, kaip komunikuoti krizių metu su darbuotojais apie probleminius klausimus, kuriuos vadovas neišvengiamai turi pranešti?
– Jeigu turi pranešti, tegul ir praneša. Jeigu jūs galvojate, kad darbuotojai apie tai nekalba, jūs klystate, nes visa informacija tikrai sklando ore ir žmonės jaučia, kuo gyvena organizacija. Todėl verta žaisti atviromis kortomis, kuriant ateities scenarijus, kur įtraukiami ir darbuotojai.
Pristatant įvairius scenarijus vertėtų apie juos kalbėti ne tik per žodžius ir kalbą, bet naudoti daug grafikų, spalvinių sprendimų, netgi memų. Todėl, nes žmonėms vaizdinę informaciją yra suprasti kur kas lengviau ir mes ją veikiausiai interpretuosime panašiai negu tik paskaitę arba išklausę žodžius.
– Kaip būti užtikrintam, kad tavo pasakyta informacija, kuri tikrai sulauks negatyvių reakcijų, būtų teisingai suprasta, kai tavo įmonėje yra keli šimtai ar net keli tūkstančiai darbuotojų ?
– Labai dažnai vadovai nesitreniruoja pranešti sunkias žinias, galvodami, kad čia yra „mano žmonės“. Sunkias žinias yra sunku pranešti bet kuriam žmogui, netgi didžiausiam profesionalui. Todėl verta pasitreniruoti ir atkreipti dėmesį į savo vartojimo kalbą, tada žinutė bus daug geriau nuskaitoma ir suprantama taip, kaip tikimasi. Kitas dalykas – naudoti skirtingas medijas, rodyti grafikus, nes taip žmonėms yra daug lengviau suprasti informaciją.
Dar vienas patarimas – palikti atviras duris klausimams. Veiklios organizacijos palieka atviras duris, kur kviečia po dienos darbuotojus susirinkti į klausimų atsakymų sesiją. Na ir paskutinis dalykas – „apginkluoti“ tiesioginius tų žmonių vadovus, kad jie žinotų visus atsakymus ir suprastų kas vyksta.
– Giedre, kokios tavo prognozės, kaip keisis vidinė komunikacija, vertinant pandeminę situaciją, pasaulio tendencijas?
– Ką matome dabar, tai kad daug įmonių pradėjo samdyti žmones, kurie išmano santykius su darbuotojais ir ryšių kūrimą organizacijoje. Ankščiau buvo labai daug klausimų, kuriame skyriuje turėtų būti vidinė komunikacija – marketingo, personalo. Dabar šita pozicija priskiriama šalia aukščiausio lygio vadovų ir tai padeda vadovams geriau komunikuoti ir kurti ryšius organizacijoje.
Taip pat manau, kad daug daugiau įmonių atkreips dėmesį į būtent ryšių kūrimą organizacijoje, todėl, kad susidūrus su hibridiniu darbu mums reikės pergalvoti būdus, kaip mes kuriame organizacinę kultūrą. Reikės sukurti naujus sprendinius. Kad tai pavyktų, bus daug kreipiamasi į agentūras, pavienius konsultantus ar į savo vidinius darbuotojus, ambasadorių klubus, personalo specialistus, komunikacijos specialistus.
