Reikalavimai prezentacijos kalbai
Paprastumas ir aiškumas. Jei norite, kad auditorija jus suprastų, kalba turi būti paprasta ir aiški. Tai pirmiausia reiškia trumpų sakinių ir žodžių vartojimą. Laikantis šios taisyklės, kalba bus sklandesnė ir gyvesnė, klausytojams bus lengviau suvokti ir apdoroti pateikiamą informaciją. Labai svarbu vengti žargono, jei nesate visiškai tikri, kad auditorija jį supras. Sudėtingi tarptautiniai žodžiai, siauros specializacijos terminai priimtini tik tuo atveju, jei kalbama atitinkamos srities profesionalams. Nepritaikytas auditorijai žodynas ne tik nepadeda sukurti solidumo ir erudicijos įspūdžio, bet ir labai sumažina klausytojų dėmesingumą, kuris yra vienas iš kertinių bet kokios prezentacijos sėkmės elementų. Taip pat svarbu, kad kur tik įmanoma, būtų kalbama apie konkrečius faktus, o ne apie abstrakčias idėjas.
Taisyklingumas. Be abejo, būtina skirti pakankamai dėmesi kalbos taisyklingumui, pagalbinės medžiagos rašybos kokybei. Remiantis tyrimų duomenimis, rašybos klaidos paprastai auditorijos vertinamos ne kaip atidumo stoka, o kaip nepakankamos kompetencijos požymis. Tad niekada nesuklysite prieš prezentaciją skyrę laiko įsitikinti, ar ketinamose naudoti skaidrėse arba dalijamoje medžiagoje nėra korektūros klaidų.
Vadinamieji „kelio ženklai“ (angl. signposting). Tai specialios frazės ar intarpai, padedantys auditorijai orientuotis jūsų prezentacijos struktūroje. Važiuodami automobiliu žinome, kur esame ir kur link judame, nes matome kelių, namų numerius, kryptį nurodančius ženklus. Prezentacijos metu maršrutą „ženklina“ kalbėtojas. Įžangoje pristatoma prezentacijos struktūra, toliau atskiri jos elementai, perėjimai nuo vieno elemento prie kito, apibendrinimai žymimi atitinkamomis frazėmis, pavyzdžiui: Norėčiau pradėti nuo...; Taigi apžvelgėme <...>, dabar pereikime prie...; Kokia gi viso to reikšmė?; Pabaigai trumpai apibendrinsiu pagrindines mintis, ir pan.
Struktūra
Sėkminga prezentacija – tai įtaigi, auditorijos dėmesį prikaustanti istorija. Kaip ir kiekviena istorija, jūsų kalba turi turėti tris pagrindines dalis: įžangą, dėstymą ir pabaigą (papildomai – klausimai). Jei kuris nors prezentacijos elementas iš šios pasakojimo struktūros iškrenta, rekomenduotina jo atsisakyti arba pakeisti kitu.
Specialistai pabrėžia pakartojimo svarbą prezentacijoje. Patariama laikytis šios auksinės taisyklės:
pasakykite, ką ketinate pasakyti;
pasakykite tai;
pasakykite, ką prieš tai pasakėte.
Kitaip tariant, akcentuokite pagrindinę savo mintį pakartodami ją kiekvienoje iš pagrindinių prezentacijos dalių.
Įžanga. Kai kurių specialistų nuomone, tai bene svarbiausia prezentacijos dalis. Nuo jos sėkmės priklauso pirmasis – ir dažnai lemtingas – auditorijai paliekamas įspūdis. Taigi reikėtų pasistengti, kad ji būtų nepriekaištinga, t. y. tiksli, aiški, suteikianti klausytojams visą pradžioje žinotiną informaciją, bet kartu ne per daug ištęsta, ir, be abejo, skatinanti susidomėjimą. Įžangoje reikėtų:
pasisveikinti;
pristatyti temą;
pristatyti savo prezentacijos struktūrą;
nurodyti, kuriuo metu lauksite auditorijos klausimų.
Dėstymas. Tai prezentacijos esmė. Po gerai paruoštos, sėkmingos įžangos dėstymas taip pat turėtų vykti sklandžiai, jei tik turės aiškią, logišką struktūrą, bus tinkamai naudojamos vaizdinės priemonės. Norint parengti gerą dėstomąją dalį, svarbu atkreipti dėmesį į keletą dalykų.
„Apverstos piramidės“ metodas. Norint parengti efektyvų verslo pasiūlymą, geriausia išdėlioti savo mintis pasitelkiant žurnalistikoje išplėtotą vadinamąją „apverstos piramidės“ strategiją. Tai toks pristatymo būdas, kai svarbiausia informacija pateikiama pradžioje, o toliau kalbant aptariamos vis mažiau svarbios detalės. Taip parengta prezentacija išliks efektyvi, net jei dėl laiko stokos tektų ją sutrumpinti. Jei klausytojai pritaria pagrindinei jūsų išsakytai minčiai, toliau pateikiami papildomi argumentai ir duomenys tik dar labiau sustiprins jų pritarimą. Nepritariantys klausytojai nuo pat pradžių bus sutelkę dėmesį į jūsų požiūrį, ir jūsų logika galiausiai gali juos įtikinti.
Taisyklė „4x4“. Ko gero, niekas taip neapsunkina auditorijos, kaip smulkiu šriftu prirašytos skaidrės. Skaidrių paskirtis – pabrėžti, iliustruoti kalbėtojo žodžius, todėl geriausia, kai jose dominuoja paveikslėliai, schemos, lentelės, o kur reikalingas tekstas, jo naudojama ne daugiau kaip keturios eilutės po keturis žodžius. Labiau nei įprastiniai sakiniai tinka punktai, antraštinės frazės. Neperkrautos skaidrės labai svarbu auditorijos dėmesingumui ir gebėjimui įsisavinti informaciją – jei vienoje skaidrėje pateikiama daugiau nei viena mintis, klausytojai neišvengiamai pradeda rinktis svarbiausius teiginius, sunkiai išlaiko dėmesį. Nepamirškite, kad kalbant negalima kartoti skaidrėse parašyto teksto.
Skaidrių apipavidalinimas. Patartina vengti dėmesį blaškančių įmantrių raštų, ryškių spalvų. Rinkitės paprastą, geriausia – baltą foną ir juodą „Times new Roman“ arba „Tahoma“ šriftą. Visada pagalvokite, ar tekstas bus įskaitomas ir toliausiai sėdintiems klausytojams. Jei nesate tikri dėl patalpų dydžio, patartina apsidrausti ir rinktis 44 dydžio šriftą antraštėms ir 32 – tekstui.
Vaizdinė medžiaga. Atminkite, kad net 80 procentų informacijos pasiekia mūsų smegenis per regą. Taigi vaizdinė medžiaga yra itin efektyvi komunikacijos priemonė, kuriai paruošti iš tiesų verta nepagailėti laiko. Lygiai taip pat svarbu neapsunkinti auditorijos per dideliu informacijos srautu. Komunikacija neįmanoma be supratimo, tad tiek kalbėdami, tiek ir pasitelkdami vaizdines priemones nepateikite daugiau informacijos nei klausytojai gali suprasti – schemos, paveikslėliai, diagramos neturi būti perkrautos, joms peržiūrėti ir suvokti turi būti skiriama pakankamai laiko. Tyrimų duomenimis, net nesudėtingam paveikslėliui suvokti reikia bent 7 sekundžių.
Pabaiga. Ši dalis skirta išsakytoms mintims apibendrinti (jei reikia, pateikiamos rekomendacijos, raginama veikti), padėkoti auditorijai, paskatinti klausytojus užduoti klausimus. Gera pabaiga padės užtvirtinti prezentacijos metu perteiktą informaciją ir palikti gerą paskutinį įspūdį, todėl verta pasistengti šią dalį tinkamai išnaudoti.
Pabaigoje patartina apibendrinti tik svarbiausias mintis, vengiant per daug išsiplėsti. Būtina pakartoti pagrindinę temą ar tezę, ir, jei tai buvo klausimas, į jį atsakyti, jei teiginys – jį pakartoti ir dar kartą paaiškinti, kodėl jis svarbus.
Jei jūsų prezentacija skirta pasiūlymui pristatyti (pvz., norima parduoti produktą ar paslaugą, pasiūlyti tam tikrą veiksmų planą), nesuklysite aiškiai įvardiję, ko siekiate. Nors gali atrodyti, kad nurodyti klausytojams, ką jie turėtų daryti, yra pernelyg agresyvu, ekspertų teigimu, tai iš tiesų efektyvi priemonė, padedanti pasiekti tikslą.
Parengė vertimų biuro „Ars libri“ redaktorė Virgita Malinauskaitė
