Naujai atradusių el. pasirašymo galimybę – keturiskart daugiau
Pandemijos metu dokumentų pasirašymas el. būdu tapo kaip niekad svarbus įvairaus pobūdžio verslams, kuriems reikėjo pasirašyti sutartis ar kitus dokumentus su partneriais, kolegomis ar klientais.
„Palyginę žmonių elgesio tendencijas nuo karantino pradžios Baltijos šalyse su tuo pačiu laikotarpiu prieš metus, pastebėjome, kad el. būdu pasirašytų dokumentų skaičius išaugo 430 procentų. Padidėjusią paklausą sudaro ir tie verslai, kurie ir iki šiol naudojosi galimybe pasirašyti dokumentus el. būdu, ir tie, kurie nuotolinio pasirašymo įrankius atrado naujai“, – sako Kristina Gabrilavičiūtė, „Dokobit“ pardavimų ir verslo plėtros vadovė.
Pasak K. Gabrilavičiūtės, įmonėse, kurios jau yra susipažinę su el. pasirašymo galimybėmis, el. būdu pasirašytų dokumentų skaičius šoktelėjo dėl paprastos priežasties – jei anksčiau dokumentai el. parašu buvo pasirašomi tik su klientais, siekiant suteikti jiems geresnę patirtį ir tuo pačiu sutaupyti laiko, karantino laikotarpiu atsirado poreikis juos pasirašinėti nuotoliniu būdu ir viduje, ir su tiekėjais.
Tuo tarpu naujokai iki karantino dokumentus pasirašydavo ranka. Daugiausia tai įvairios institucijos, kuomet klientai fiziškai ateidavo į aptarnavimo skyrių arba dokumentai būdavo pristatomi per kurjerius ar siunčiami paštu. Tad nors fizinio susitikimo galimybės pastaraisiais metais buvo itin ribotos, dokumentų pasirašymo poreikis išliko. Tai patvirtina ir skaičiai – per karantiną naujai atradusių dokumentų pasirašymą el. būdu skaičius išaugo net 4 kartus.
Privalumai pastebimi iškart
Kiekvienas verslas – nesvarbu, smulkus ar stambus – kasdien susiduria su daug resursų suryjančiomis administracinėmis užduotimis. Įprasto parašo pakeitimas elektroniniu gali sutaupyti marias laiko, nes nereikės organizuoti fizinių susitikimų, skirtų tiesiog gauti kitos šalies parašą. Be to, el. parašu pasirašytus dokumentus suklastoti daug sunkiau nei ranka pasirašytus dokumentus, nes el. parašai sukurti taip, kad kiekvienas pakeitimas būtų matomas.
El. parašų naudojimas ne tik taupo laiką ir padeda išlikti saugiais, bet taip pat mažina išlaidas, skirtas dokumentų spausdinimui bei siuntimui, darbo jėgai, reikalingai dokumentų parengimui (spausdinimui, skenavimui, siuntimui ir pan.).
Štai mažmeninės prekybos tinklas „Rimi“ vienas iš pirmųjų Lietuvoje iš didžiųjų prekybos centrų įdiegė nuotolinį dokumentų pasirašymą. Nuo naujovės diegimų praėjusiais metais jau pavyko pasiekti pastebimų rezultatų – palyginus praėjusių metų pusmetį su šių metų tuo pačiu laikotarpiu, bendrovė sumažino popieriaus spausdinimą 63 procentais. Toks sprendimas leido sutaupyti net 257 kilogramus popieriaus. Tai tik dar kartą parodo, kad net ir maži žingsneliai tvarumo link yra labai reikšmingi.
Naudotojo patirtis – svarbus veiksnys
Kalbant apie elektronines paslaugas reikia pažymėti, kad vienas svarbiausių momentų yra naudotojo patirtis. Šiais laikais žmonės nustoja naudotis paslaugomis, jei paslauga nėra greita, paprasta, kokybiška, jei kitų naudotojų atsiliepimai neigiami.
Tad galimybė pasirašyti dokumentus nuotoliniu būdu, atsisakant fizinio susitikimo, gerokai pagerina klientų patirtį – klientai tampa nebepriklausomi nuo vietos, laiko ar kitų aplinkybių. Šiandien, kai visi skuba ir yra įpratę prie paprastumo, patogumas tampa vienu iš pagrindinių klientų patirties aspektų.
El. parašą galima įsigyti ir nuotoliniu būdu
Dar praėjusiais metais el. tapatybės patvirtinimo ir kvalifikuoto el. parašo kūrimo programėlė „Smart-ID“ pristatė tapatybės patvirtinimą biometriniais duomenimis. Tai reiškia, kad visi, norintys naudotis el. parašo suteikiamais patogumais, atsinaujinti arba susikurti naują paskyrą, kuriančią kvalifikuotus el. parašus, gali nuotoliniu būdu. Viskas, ko prireiks, yra išmanusis telefonas su programėle ir pasas arba asmens tapatybės kortelė. Kaip įsigyti el. parašą nuotoliniu būdu, skaitykite čia.
Nenuostabu, kad pandemijos metu dokumentams pasirašyti dažniausiai buvo naudojama „Smart-ID“ programėlė. „Smart-ID“ naudojimas išaugo daugiau nei 700 proc., o mobilusis parašas liko antroje vietoje, pasiekęs 322 proc. augimą.
Kur saugiai pasirašyti dokumentus el. būdu?
Šiandien, kai el. pasirašymas tampa mūsų kasdienybe, ieškant tinkamo sprendimo, lengva pasimesti. Čia reikėtų atkreipti dėmesį, kad tik kvalifikuotas el. parašas prilygsta ranka rašytam parašui ir turi neginčijamą juridinę galią. „Rinka, ypač dauguma užsienio sprendimų, siūlo taip vadinamą „paprastą“ el. parašą, kuris yra nupiešiamas pirštu išmaniojo įrenginio ar kompiuterio ekrane. Neapsigaukite – tokie parašai, nors ir teoriškai vadinami elektroniniais, gali būti ginčijami, nes dažniausiai nėra pakankamai įrodymų, kad parašas priklauso konkrečiam asmeniui“, – aiškina K.Gabrilavičiūtė.
K.Gabrilavičiūtė pataria ieškoti sprendimų, kurie užtikrina nenutrūkstamą paslaugų pasiekiamumą, leidžia sudaryti ir patikrinti kvalifikuotus el. parašus, atitinkančius „eIDAS“ reglamente keliamus reikalavimus, ir kurių sistemos bei veiklos procesai įgyvendinti pagal patvirtintus informacijos saugumo valdymo standartus. Šie kriterijai užtikrins, kad jūsų dokumentai bus saugūs, pasirašymo procesas sklandus, o el. parašai – teisiškai galiojantys. Taip pat rekomenduojama atkreipti dėmesį ir į kitus jūsų poreikiams svarbius niuansus, kaip palaikomi el. dokumentų formatai, jų dydis, pasirašymo priemonių įvairovė, parašų patvirtinimas kvalifikuotomis laiko žymomis ir papildomi įrankiai dokumentų valdymui.
