Prieš dvejus metus garsiai nuskambėjusi Garantinio fondo istorija paneigė mitą, esą įstaigos rezultatai priklauso nuo dirbančiųjų skaičiaus. Per trumpą laiką penkis kartus efektyvumą padidinęs fondas buvo pripažintas sėkmingiausiu pastarųjų metų efektyvumo gerinimo projektų Lietuvos viešajame sektoriuje. Kaip jiems tai pavyko padaryti be papildomų darbuotojų ir investicijų? Apie tai pernai vykusioje Viešojo sektoriaus efektyvumo konferencijoje pasakojo Milda Ručinskaitė, kurį laiką vadovavusi Garantiniam fondui, dabar dirbanti Ūkio ministerijos Geresnio reglamentavimo ir verslo priežiūros departamento direktore.
Šiemet Tarptautinė viešojo sektoriaus efektyvumo konferencija vyks spalio 24-25 dienomis Vilniuje. Daugiau informacijos apie renginį rasite čia: www.efk.lt.
Bankrotų liūtis vertė griebtis už galvos
Garantinis fondas – šiuo metu Ūkio ministerijos struktūroje esantis pinigų fondas, iš kurio skiriamos išmokos bankrutavusių ar bankrutuojančių įmonių darbuotojams. Fondas įkurtas 2001 metais ir iki 2009-ųjų dirbo gana stabiliai. Kiek per metus iš bankroto administratorių paraiškų gaudavo, tiek ir išnagrinėdavo – apie pusketvirto šimto per metus. Tačiau prasidėjus ekonominiam sunkmečiui viskas pasikeitė. Nuo 2009 m. drastiškai išaugo bankrotų skaičius ir Garantinį fondą tiesiog užplūdo paraiškos, darbuotojai nebespėjo jų tikrinti, žmonėms tekdavo laukti išmokų vos ne metus. 2009 m. gautos 1053 paraiškos, o išnagrinėtos tik 342, iš beveik 23 tūkst. išmokų laukiančių darbuotojų jas gavo 6,6 tūkst., o 2010 m. laukiančiųjų išmokų būrys išaugo iki 22 tūkstančių!
Kaip prisimena Garantinio fondo darbuotojai, situacija buvo tiesiog dramatiška, paraiškų šūsnys nesustabdomai augo, pasipylė skundai, politikų priekaištai, netilo skambučiai, žmonės pradėjo eiti pas fondo administratorius nešini pažymomis, kad serga įvairiomis ligomis, ir maldaudami kuo greičiau skirti išmokas, žiniasklaidoje pasirodė nepalankių publikacijų, o dar prie viso to prasidėjo reorganizacija.
Kalti ne darbuotojai, o procesai
2010 m. rugsėjo 1 d. Garantiniam fondui ėmė vadovauti Milda Ručinskaitė, dabar Ūkio ministerijos Geresnio reglamentavimo ir verslo priežiūros departamento direktorė. Jai buvo iškelti 3 tikslai: užtikrinti sklandų fondo reorganizavimą, per 3 mėnesius padidinti išnagrinėtų paraiškų skaičių 3 kartus ir nustatyti konstruktyvius santykius su bankroto administratoriais. Ir visa tai reikėjo padaryti nesuprastinant paraiškų nagrinėjimo kokybės, be jokių papildomų investicijų, su tais pačiais 9 darbuotojais, nekeičiant teisės aktų.
„Prisipažinsiu, prieš ateidama į Garantinį fondą maniau, kad gal darbuotojai dirba ne visu pajėgumu, gal per daug kavos darbo metu geria, savo reikalais užsiima. Tiesiog reikia juos šiek tiek paraginti, gal šiek tiek pamokyti ir reikalai pajudės. Bet labai greitai paaiškėjo, kad problema nėra darbuotojai. Jie tikrai labai stengėsi, dirbo nuoširdžiai ir profesionaliai. Vadinasi, keisti reikia ne juos, bet procesus”, – darbo pradžią atsimena M. Ručinskaitė.
Buvo nuspręsta Garantinio fondo veikloje pritaikyti pažangiausią šiuolaikinės vadybos metodiką TOC (Apribojimų teoriją), leidžiančią per trumpą laiką kelis kartus padidinti pralaidumą. Garantiniam fondui ir M. Ručinskaitei į pagalbą atėjo TOC ekspertai, sutikę talkinti visuomeniniais pagrindais.
Apribojimų teorija (TOC) – laikoma pažangiausia organizacijų valdymo metodikų. Trumpai jos esmę galima apibūdinti taip: bet kuri organizacija yra sistema, kurios rezultatus nulemia siauriausia srauto vieta, išteklius, vadinamasis apribojimas arba “butelio kakliukas”. Sutelkus visos organizacijos pastangas surasti, išnaudoti ir vėliau praplėsti apribojimą, ženkliai padidinamas visos organizacijos kuriamos produkcijos ar paslaugų srautas. Šią metodiką Izraelio mokslininkas Eli Goldratas sukūrė kaip gamybos valdymo priemonę, bet ją galima taikyti praktiškai bet kokioje srityje, taip pat ir viešajame sektoriuje.
Svarbiausias Garantinio fondo kolektyvo tikslas buvo paspartinti bankroto paraiškų nagrinėjimą bent 3 kartus, kad išmokų laukiantys žmonės gautų jas ne po metų, o per 4 mėnesius. Tad jie pradėjo ieškoti, kas trukdo pasiekti norimo rezultato.
Vieno cento pinklėse
Prieš prasidedant pokyčiams vienos paraiškos nagrinėjimas trukdavo net iki 18 mėnesių. Gali kilti klausimas: ką gi tiek laiko reikia tikrinti? Paaiškėjo, kad paprastai kiekviena paraiška tikrinama ne vieną, o keletą kartų, kartais net dešimt. Mat pildydami paraiškas bankroto administratoriai palikdavo nemažai klaidų, nepridėdavo visų reikalingų dokumentų. Radęs trūkumų fondo darbuotojas surašydavo raštą ir siųsdavo paraišką taisyti bankroto administratoriui. Kol ji grįždavo pataisyta, praeidavo apie pora mėnesių. Jei paraiškos tikrintojas dar kartą rasdavo kokią nors klaidą, šį procesą tekdavo kartoti iš naujo.
„Kartais net susidarydavo absurdiškų situacijų, kai „Excel“ skaičiuoklė netiksliai suapvalindavo skaičius ir preciziškai įgyvendinant teisės aktus paraiška būdavo grąžinama bankroto administratoriui dėl... 1 cento paklaidos, – prisimena M. Ručinskaitė. – Taigi jos nagrinėjimas, o kartu ir išmokos skyrimas nusikeldavo keliems mėnesiems. Bankroto administratoriai pyksta, išmokų laukiantys žmonės neviltyje, mūsų darbuotojai skęsta pakartotiniuose darbuose.“
Kliūčių ruožo taisymas
Taigi Garantinio fondo darbuotojai ėmė „medžioti“ kliūtis, kurios taip ištempia paraiškos vertinimą. Pirmiausiai išsaiškino, kad kiekvienas darbuotojas šiek tiek skirtingai vertina paraiškas, nes kitaip interpretuoja teisės aktų reikalavimus. Norėdami išlyginti šiuos netolygumus, jie parengė vidinę paraiškų vertinimo metodiką, susitarė neatmetinėti paraiškų dėl nereikšmingų smulkmenų, tokių kaip 1 cento paklaida.
Tada sukūrė paraiškų pildymo vadovą bankroto administratoriams – tai ženkliai sumažino klaidų skaičių, tačiau jų vis dar pasitaikydavo. Bet dėl kiekvienos klaidos nebebūdavo siunčiamas direktoriaus pasirašytas raštas – susirašinėjimas vykdavo elektroniniu paštu, taigi daug greičiau. Registruojant paraišką iš karto imta tikrinti, ar yra visi papildomi dokumentai, kad to nebereiktų daryti vertinimą atliekančiam darbuotojui. O prie susikaupusios neišnagrinėtų paraiškų „uodegos“ buvo pasodintas studentas praktikantas, kuris sutikrino ir surašė, kokių dokumentų kokiai paraiškai trūksta.
„Rasdavome vis daugiau iš pažiūros nereikšmingų apribojimų, kurie vis dėlto gerokai mus stabdydavo. Kovodami su jais automatizavome kai kurias paraiškų formas, kad tų pačių duomenų nebereiktų po kelis kartus įvesti, nebenešdavome kiekvieną dieną finansinių dokumentų tvirtinti į Finansų ministeriją – derindavome juos elektroniniu paštu. Smagu, kad ir patys darbuotojai pajuto veiklos efektyvinimo naudą ir prasmę, patys pradėjo siūlyti įvairius sprendimus, patobulinimus. Pavyzdžiui, Informacinių technologijų specialistas, matydamas, kiek paraiškas vertinantys darbuotojai sugaišta laiko atsakinėdami į telefono skambučius, pasiūlė apie paraiškos nagrinėjimo eigą skelbti internete. Skambučių išties sumažėjo,“ – tvirtina M. Ručinskaitė.
Taip pat buvo sumažintas šokinėjimas tarp užduočių (angl. multitasking). Darbuotojai po mokymų pradėjo vienu metu dirbti tik su 5 paraiškom, o seniau dirbdavo su 20 ir daugiau. Ir dabar jie turi 20 paraiškų, bet neima naujos tol, kol nepabaigia ankstesnės. Taip pat nevertina paraiškos tol, kol nėra surinkti visi dokumentai. Tai pilno rinkinio (angl. Full Kit) taisyklė. Buvo identifikuoti vertės nekuriantys darbai ir jų atsisakyta. Be to, buvo įvesta kasdienė atliktų darbų apskaita. Tai padėjo išgyvendinti mėnesio pabaigos sindromą, o darbuotojai pradėjo dalytis patirtimi, kaip galima greičiau patikrinti paraišką.
Per metus – 6 kartus efektyvesni
Tad kokie gi Garantiniame fonde atliktų pokyčių rezultatai? Nepraėjus ne metams paraiškų nagrinėjimo laikas sutrumpėjo daugiau nei 6 kartus. Paraiškos vidutinis vertinimo laikas tapo 63 dienos. O buvo metai ar net 18 mėnesių!
Anksčiau per mėnesį Garantiniame fonde buvo išnagrinėjamos 28 paraiškos. Po trijų mėnesių tie patys darbuotojai išnagrinėdavo 100 paraiškų, o 2011 m. spalio mėnesį buvo pasiektas devynerių metų rekordas – 212 paraiškų per mėnesį. 2009 m. vienas darbuotojas patikrindavo 76 paraiškas per metus, 2011 m. – 405. Išmokos bankrutavusių įmonių darbuotojus pasiekia nebe per metus, o per 2 mėnesius.
Pastebėtina, kad šių rezultatų pasiekė tie patys darbuotojai.
Kadangi paraiškų nagrinėjimas atima vis mažiau Garantinio fondo darbuotojų laiko, jie turi galimybę užsiimti kitais ūkio subjektų veiklos priežiūros, viešojo administravimo tobulinimo aspektais. “Kai skatinsite darbuotojus dirbti efektyviau, būtinai užtikrinkite, kad pagerėjus efektyvumui, darbuotojai išsaugos darbo vietas”, – kitų įstaigų vadovams pataria M. Ručinskaitė.
Daugiau išskirtinių sėkmės istorijų bus pristatyta antrą kartą Vilniuje rengiamoje Tarptautinėje Viešojo sektoriaus efektyvumo konferencijoje spalio 24-25 dienomis. Organizatoriai žada, jog tai bus pats praktiškiausias Lietuvos pirmininkavimo ES Tarybai renginių.
Konferencijoje bus pristatytos išskirtinių laimėjimų pasauliniu mastu pasiekusių įstaigų istorijos su apčiuopiamais rezultatais: sutrumpintos eilės ligoninėse, pagreitintas bylų nagrinėjimas teismuose, paspartinti leidimų išdavimo terminai, sumažintos vertės nekuriančios veiklos apimtys, sutaupytos milijoninės mokesčių mokėtojų lėšos ir kt.
Renginį organizuoja TOCICO, JAV veikianti nevyriausybinė organizacija, vienijanti šiuolaikinių vadybos metodų ekspertus visame pasaulyje. Nuo 2003-ųjų metų TOCICO yra surengusi daugiau nei 20 tarptautinių konferencijų JAV, Indijoje, Japonijoje, Pietų Korėjoje ir Europoje. Ūkio ministerija yra šio renginio partnerė.
Daugiau informacijos apie renginį rasite tinklapyje www.efk.lt.
