„Esame pasirengę tikslingai klientams parodyti, kaip išspręsti su darbu susijusius iššūkius „Office 365” pagalba. Taip klientas gali lengviau susidaryti tinkamą įspūdį, ar įrankis jo įmonei tinkamas“, – konsultaciją prieš įsigijant verslo paketą garantuoja „Telia“ „Office 365“ produkto vadovė Milda Klimašauskaitė. Ką reikia žinoti, norint įsigyti naujausią programinę įrangą „Office 365“ efektyviam darbui?
– Ar „Office 365” bus suderinamas su mano operacine sistema ir ar veiks su visais mano turimais įrenginiais?
– „Office 365” sukurtas veikti „Windows” ir „Mac” kompiuteriuose su dar palaikomomis operacinėmis sistemomis, pavyzdžiui, „Windows 7”, „Windows 8” ir „Windows 10”. Tą dažniausiai klientai turi. Turintys „Windows XP” turėtų atsinaujinti operacinę sistemą, kadangi ji jau nebepalaikoma gamintojo ir turi daug saugumo spragų.
– Ar žmonės, turintys senesnę Office versiją, galės atidaryti su naujausia versija sukurtus dokumentus?
–„Office 365” puikiai veiks su „Office 2013”, veiks ir su senesnėmis versijomis, tik gali būti tam tikri funkcijų ribojimai, kadangi versijos skiriasi. „Office 2003” versija jau nebepalaikoma gamintojo, tad garantijų, kad veiks nėra ir, apskritai, laikas atsinaujinti. „Office 365” siūlomas „Office” paketas nesiskiria nuo šiaip įsigijamų naujausių versijų, tad viskas veiks kaip ir dabar.
Anksčiau dėl to, kad „Office” reikėdavo pirkti, dažniausiai įmonės neatnaujindavo viso savo ūkio vienu metu, tad susiklostė taip, kad visi turi skirtingas versijas ir kartais jos nepilnai suderinamos. Dabar viskas paprasčiau, nes klientai palaipsniui pereina prie „Office 365”, kur visi visada turės naujausią – tuo pačiu tą pačią – versiją ir tai užtikrina 100 procentinį suderinamumą ir sklandų veikimą.
– Ar galima dirbti neprisijungus prie interneto?
– Taip. Jeigu pasirinktas planas, kuriame įtrauktas pilnas „Office 2016” paketas, tuomet su programomis galima dirbti ir be interneto. Pavyzdžiui, jei naudojama „OneDrive” verslui programėlė kompiuteryje, failai bus prieinami ir be interneto, juos galima redaguoti, išsaugoti, o į „debesį“ atsinaujins ir sinchronizuosis kai tik prisijungsite prie interneto.
– Ar galima prisitaikyti „Office 365“ pagal įmonės poreikius?
– „Office 365” būtent tam ir sukurtas. Nuolat darant rinkos tyrimus, gamintojas įtraukia tokias programas ir tokias funkcijas, kurios reikalingos visoms įmonėms. Tai nėra specializuotos programos, kurios skirtos tik tam tikroms industrijoms ar veikloms, bet programos sukurtos produktyviam darbui, kreipiant dėmesį į tai, kad žmonės galėtų dirbti ir pasiekti savo darbus iš bet kur, galėtų efektyviai bendradarbiauti su kolegomis ar su partneriais.
Skirtingi klientai skirtingai išnaudoja teikiamas naudas, pavyzdžiui vieni bendradarbiavimui naudoja „Sharepoint” programą, o kiti pasirenka „Microsoft Teams” – tai priklauso nuo kiekvienos komandos dinamikos ir darbo pobūdžio. Daug kas yra konfigūruojama lanksčiai, kad ir saugumo nustatymai: vienoms organizacijoms priimtina, kad darbuotojai laisvai dalinasi dokumentais su išore, o kitoms – tik įmonės viduje, kad užtikrintų konfidencialumą.
– Kuo pasikeis įmonės el. pašto dėžutės?
– Jos nepasikeis iš esmės, tačiau įgaus daugiau vietos – net 50 gigabaitų. Taip pat tai užtikriną geresnę apsaugą nuo šiukšlinių laiškų ir grėsmių, patogias funkcijas kaip bendri kalendoriai. Yra galimybė prisegti dokumentą iš savo failų saugyklos tiesiai į laišką, galima ir matyti faktinį kolegų statusą bei užimtumą pačiame laiške iš programos „Skype“ verslui. Migravimo metu pašto dėžučių adresai gali būti sukurti identiškai kaip buvo prieš tai, tad kasdieniam darbui įtakos neturės.
– Kiek laiko reikės skirti priežiūrai ir atnaujimui bei kas tai atliks?
– Kitaip nei turint elektroninio pašto sprendimą savo serveriuose, čia visą juodą darbą atlieka gamintojas – užtikrina veikimą, saugumą ir daro atnaujinimus. Tereikės tik administruoti savo paskyrą – kurti naujus vartotojus, kai prisijungia nauji kolegos, ar atlikti savo įmonei reikalingus specialius nustatymus. Labai paprasta tai daryti ir patiems, tačiau tai gali atlikti ir paslaugų tiekėjas. Pavyzdžiui, „Telia“ tai siūlo kartu su savo standartine Biuro įrangos priežiūros paslauga kartu su visos kompiuterinės darbo vietos priežiūra.
– Kaip užtikrinamas duomenų ir konfidencialios informacijos saugumas?
– „Microsoft“ įsipareigoja užtikrinti konfidencialumą ir saugumą iš savo pusės – tiek programiškai, tiek fizine apsauga. Nuolat daromos kopijos į kitą duomenų centrą, tad jei dėl kažkokių priežasčių sutriktų vieno veikla, viskas persijungtų į kitą. „Microsoft“ investuoja milijardus dolerių į saugumą, tad daug daugiau nei bet kokia organizacija pati sau galėtų kadanors leisti.
– Ar galima „Office365“ versiją išbandyti prieš ją užsiprenumeruojant?
– Galima, bet bandyti patiems reikalautų pasidaryti pirminius nustatymus – užtrunka laiko, tad aš paprastai klientams siūlau pamatyti funckijas savo akimis per produkto demonstraciją, kurios metu parodau, kas klientui aktualu ir atsakau į klausimus. Esame pasirengę tikslingai klientams parodyti, kaip išspręsti su darbu susijusius iššūkius „Office 365” pagalba, ir taip klientas gali susidaryti tinkamą įspūdį, ar įrankis tinkamas, bet negaišta laiko su pačia programa.
