„Paprastas, ranka padėtas parašas turi vienintelę galią – juo patvirtiname, kad sutinkame su tuo, kas išdėstyta dokumente. Tuo tarpu el. parašo priemonės panaudojimas yra kur kas universalesnis: ja galime ne tik pasirašyti įvairius dokumentus elektroniniu formatu, bet ir prisijungti prie įvairių sistemų, kitaip tariant, patvirtinti savo tapatybę virtualioje erdvėje“, – sako Kristina Gabrilavičiūtė, elektroninio pasirašymo sprendimų teikėjo „Dokobit“ pardavimų ir verslo plėtros vadovė.
Greičiau, paprasčiau ir efektyviau
Pagal Europos Sąjungos „eIDAS“ reglamentą, kvalifikuotas el. parašas turi tokią pačią teisinę galią, kaip ir rašytas ranka, jis pripažįstamas visose ES šalyse narėse. Taigi jis gali patenkinti daugelį verslo, valstybinių institucijų ir kitų organizacijų poreikių. Kadangi pasirašymas trunka vos kelias minutes ir dokumentų nereikia spausdinti, tai padeda taupyti laiką bei mažinti išlaidas.
El. parašo naudą ypač išryškino pandemija, pastūmėjusi paslaugų teikėjus keltis į elektroninę erdvę. Čia persikėlė ir įmonių bendravimas su klientais, jų aptarnavimas. „Parduoti kai kurias prekes ar paslaugas įmanoma ir apsieinant be parašų, tačiau visada yra situacijų, kai jie neišvengiami, pradedant technikos ar įrangos nuoma, baigiant sutarčių pratęsimais ir atnaujinimais. Galimybė visa tai atlikti nekeliant kojos iš namų ne tik suteikia daugiau patogumo klientams, bet ir tapo verslo gero tono ženklu“, – pastebi K. Gabrilavičiūtė.
Ypatingą reikšmę el. parašas turi finansinių paslaugų, paskolų, lizingo ir draudimo bendrovių veikloje. Kadangi juo galima pasirašyti bet kokius skaitmeninius dokumentus, šiems verslams tai atveria galimybes paslaugas teikti greičiau ir patogiau – su el. parašu galima nuotoliniu būdu pasirašyti paskolos, turto draudimo, lizingo ir kitas sutartis bei susijusius dokumentus, o taip pat atlikti daugybę kitų verslo procesų, nesvarbu, kur yra klientas.
Dėl to įmonės gali automatizuoti procesus, o klientams papildomą vertę suteikia tai, kad dokumentai įsigalioja iškart.
Kita verslui aktuali sritis – sutartys su tiekėjais ir partneriais. „Ne veltui sakoma: laikas – pinigai. Kartais laiku nepasirašyta ar nepratęsta sutartis gali lemti rimtus finansinius nuostolius – prarastus partnerius, vėluojančias medžiagas ar prekes. El. parašas leidžia viso to išvengti, kadangi dokumentus galima pasirašyti ir išsiųsti vos per kelias minutes. Dar didesnę naudą gauna verslai, dirbantys tarptautiniu mastu ar turintys partnerių kitose šalyse“, – sako „Dokobit“ atstovė.
Ji priduria, kad ypač daug laiko ir nervų el. parašas sutaupo tais atvejais, kai reikia surinkti kelių skirtingų partnerių parašus – užtenka dokumentą įkelti į sistemą ir visos suinteresuotos šalys jį gali pasirašyti sau patogiu metu, taigi nereikia gaišti laiko spausdinimui, kelionėms bei susitikimams.
Pagreitina vidinius procesus
El. parašas taip pat gali pagreitinti ir supaprastinti organizacijų vidinius procesus. Su pardavimais dirbančios komandos el. parašu gali pasirašyti pasiūlymus prekių važtaraščius, sąskaitas, pardavimų ataskaitas ir kitus dokumentus, taip pagreitindamos procesus ir didindamos darbo efektyvumą.
Pirkimų specialistams el. parašas svarbus, nes leidžia operatyviai pasirašyti konfidencialumo susitarimus su tiekėjais, vidines sutartis ar kainų patvirtinimus iš kitų departamentų ar trečiųjų šalių, taip pat pirkimo sutartis, užsakymų patvirtinimus.
Be abejo, net smulkiose ir vidutinėse įmonėse yra daugybė dokumentų, kuriuos turi pasirašyti jų darbuotojai: nuo įdarbinimo sutarčių, darbo tvarkos, etikos ir kitų vidinių taisyklių, iki atostogų, komandiruočių prašymų, vadovų nutarimų, įsakymų. Kaskart kiekvieną darbuotoją fiziškai surasti vien dėl parašo ranka žmogiškųjų išteklių, administracijos ar teisės skyrių atstovams – vienas vargas. Papildomą privalumą suteikia tai, kad naudojant elektroninių dokumentų tvarkymo sistemas juos lengviau rūšiuoti ir saugoti, jie nepasimeta, nedingsta ir jų negali sunaikinti gaisras ar vanduo.
„El. parašą naudojame įvairių sutarčių pasirašymui su partneriais, savanoriais, rėmėjais, taip pat pasirašinėjami atostogų prašymai, įvairūs vidiniai įsakymai ir tvarkos. Jis pagreitino administracinius procesus, ypač – darbą tarp Vilniuje, Kaune, Šiauliuose, Klaipėdoje ir Panevėžyje veikiančių organizacijos padalinių. Iki šiol norint surinkti padalinių darbuotojų parašus kartais tekdavo naudotis kurjerių, siuntų paslaugomis, tad dokumento pasirašymas užtrukdavo ne vieną dieną. Dabar pasirašyti bendrą dokumentą visi gali greičiau nei per valandą“, – el. parašo privalumus vardija Simonas Gurevičius, „Maisto bankas“ vadovas.
Su el. parašu galima ne tik pasirašyti
Kvalifikuotas el. parašas ne tik atstoja parašą ranka, bet ir yra naudojamas kaip asmens identifikavimo priemonė virtualioje erdvėje. Pavyzdžiui, su el. parašo priemone galima prisijungti prie įmonių vidinių sistemų, savitarnos svetainių ir valdyti turimas paslaugas ar atlikti naujus užsakymus.
Taip pat su el. parašo priemone galima jungtis prie valstybės institucijų paslaugų portalų – ir juose užsakyti įvairias pažymas, pildyti mokesčių deklaracijas, susimokėti mokesčius „Sodrai“ ir panašiai.
El. parašą kaip vieną iš asmens identifikavimo priemonių siūlo ir dauguma internetinės bankininkystės platformų. Tokiu būdu galima ne tik prisijungti prie el. bankininkystės, bet ir tvirtinti pavedimus, užsakyti naujas ar valdyti turimas paslaugas.
„Nors pandemija visiems pažėrė nemažai iššūkių, aistra inovacijoms ir noras tobulėti padeda mums judėti pirmyn, o būdami imlūs naujoms technologijoms, galime sutaupyti daug laiko, erdvės, bet ir finansinių išteklių“, – sako „Dokobit“ pardavimų ir verslo plėtros vadovė.
