Žinoma, tokia jau dabar ne vienoje įmonėje vykstanti biurų pertvarka reikalauja ir naujų valdymo įrankių, kurie turi užtikrinti aiškią, sklandžią ir efektyvią darbo organizavimo tvarką bei dirbančiųjų komfortą. Reaguodama į sektoriaus aktualijas bei naujai besiformuojančius poreikius, prekybos įmonė „Narbutas Lietuva“ neseniai pristatė naują produktą – elektroninę biuro erdvių valdymo platformą FLANCO, kuri padės ne tik „reguliuoti eismą“ biure ir užtikrins jo saugumą bei patogumą dirbantiesiems, bet ir darbdaviui ar patalpų savininkui teiks duomenis apie biuro panaudojimo efektyvumą.
„FLANCO platforma sukurta efektyviai valdyti dalijimosi principu veikiančius ar bent iš dalies tokį darbo modelį taikyti planuojančius biurus bei įmones. Manome, jog ši sistema bus aktuali ne tik COVID-19 pandemijos metu, kuomet itin svarbu užtikrinti darbuotojų saugumą, bet ir postpandeminiu periodu leis įmonėms būti žingsniu priekyje, mat padės erdves ir kitus turimus biuro resursus naudoti kuo efektyviau konkurencingumo didinimo, ekologijos tikslais“, – sakė „Narbutas Lietuva“ direktorė Sigita Černiūtė-Paulauskienė.
Tad kaip veikia FLANCO ir kokias naudas jis neša? Kiekvienos įmonės atveju FLANCO platforma yra individualizuojama – nubraižomas unikalus konkretaus biuro žemėlapis, jam priskiriami turimi resursai: darbo vietos, susitikimo kambariai ir kitos erdvės. FLANCO pritaikoma įvairaus dydžio biurams – nuo mažiausių iki talpinančių 1000 darbuotojų ir daugiau. Visus platformos integracijos ir pritaikymo darbus atlieka specialistai.
Biuro erdvių valdymo platforma susideda iš mobiliesiems skirtos programėlės ir valdymo sąsajos (web admin). Kuomet platforma jau įdiegta į bendrą įmonės sistemą, darbuotojai gali rezervuotis norimas pavienes darbo vietas ar pasitarimų kambarius nuotoliniu būdu, savo mobiliaisiais – tereikia atsisiųsti FLANCO programėlę iš App Store ar Google Play parduotuvių. Mobilioji programėlė yra intuityvi, aiški, todėl darbuotojams paprasta ja naudotis be jokių papildomų mokymų.
FLANCO platforma susieta su Office 365 ir Google Workplace programomis, tad užtikrinamas procesų, duomenų sinchronizavimas – per FLANCO atliktos rezervacijos bus matomos ir kitose įmonės naudojamose programose ir atvirkščiai.
Visa informacija FLANCO platformoje pateikiama realiuoju laiku, todėl sistema visuomet „žino“ biuro užimtumą, pavyzdžiui, kokios darbo vietos ar salės yra laisvos.
Atėjus į iš anksto rezervuotą darbo vietą, tereikia mobiliuoju nuskenuoti ant paviršių užklijuotą QR kodą, kuriuo rezervacija galutinai patvirtinama. „Jei per tam tikrą laiką nuo rezervacijos pradžios QR kodas nenuskaitomas, patalpa ar darbo vieta sugrįžta į laisvų erdvių asortimentą, tad tokia tvarka gali veikti ir kaip savotiška savidisciplinos priemonė, padedanti nevėluoti į darbą ar susitikimus“, – sakė FLANCO produkto vadovas Rokas Kokšta. Jis atkreipė dėmesį, jog atsisakius pastovių darbo vietų, programėlė tampa ypač naudinga norintiems susitikti su konkrečiu kolega gyvai, mat rezervacijų sistemoje matyti, kas kokioje darbo vietoje yra.
Nuolat patalpų užimtumą sekanti ir duomenis apie konkrečių erdvių bei darbo vietų paklausą kaupianti sistema gali būti panaudota ir kaip analitinis įrankis, mat leidžia susidaryti išsamesnį vaizdą apie tikruosius biuro poreikius. „Tiksliai žinodamas, kokios darbo vietos, patalpos ar erdvės biure yra paklausiausios, taip pat matydamas aktualiausius laikus, įmonės vadovas ar biuro valdytojas gali efektyvinti biurą – praplėsti paklausias zonas ar, priešingai, sumažinti ar visai panaikinti darbuotojų nemėgstamas, jiems nereikalingas erdves. Pavyzdžiui, galbūt jums reikia daugiau konferencinių kambarių, tačiau mažiau atskirų darbo vietų, nes individualias užduotis darbuotojai ir toliau bus linkę atlikti namuose? O gal paaiškės, jog biuras apskritai yra per mažas arba per didelis?“, – kaip rezervacijų platformos kaupiami duomenys gali būti panaudojami analitikai bei biuro efektyvinimui pavyzdžius pateikė R.Kokšta.
Tebeaktualus išlieka ir pandemijos valdymo, darbo biuruose pandemijos sąlygomis klausimas. Prevenciniai reikalavimai nuolat keičiasi, nežinia, kaip situacija vystysis toliau, tad galimybė kontroliuoti darbuotojų srautus bei užtikrinti reikiamus atstumus tarp darbo vietų aktualu tiek dabar, tiek ir, tikėtina, jog toks poreikis išliks ir ateityje.
„Manome, jog dabartiniu periodu, kuomet suvaržymai švelnėja, FLANCO leis darbuotojams saugiai sugrįžti į biurus – padės valdyti pagrindines COVID-19 rizikas. Pavyzdžiui, programėlė gali leisti rezervuoti tik administratoriaus saugiais laikomus, t. y. per saugų atstumą išdėstytus ir dezinfekuotus, stalus. Taip pat galima matyti ir kontroliuoti vienu metu biure esančių žmonių srautus. O dėl sistemoje išliekančios informacijos visuomet galima atsekti COVID-19 užsikrėtusiųjų turėtus kontaktus“, – sakė FLANCO produkto vadovas.
Tikimasi, jog naujoji „Narbutas Lietuva“ rinkai pasiūlyta platforma padarys biurus ne tik saugesnius, bet ir sužadins darbuotojų kūrybingumą bei produktyvumą. Pavyzdžiui, programėlė padės taupyti laiką, mat iš anksto, vos per kelias sekundes, stalą rezervavęsis specialistas bus ramus, kad jo jau laukia konkreti darbo vieta, t. y. jos nereikės ieškoti blaškantis po visą biurą, o atėjus į darbą galima iškart susitelkti į užduotis. Vienas iš sistemos privalumų – dirbantysis gali rinktis erdves, kuriose jis jaučiasi geriausiai, produktyviausiai, dėl galimybės nuolat įsitaisyti dirbti vis kur nors kitur biure sumažėja rutinos.
Papildoma funkcija – platforma padeda išspręsti tokias kasdienes problemas kaip spausdintuve pasibaigęs popierius ar posėdžių salėje neveikiantis televizorius: biuro administratoriui apie tai galima pranešti ta pačia FLANCO programėle.
„Nors FLANCO – dar pakankamai naujas produktas, tačiau jo aktualumą bei atitikimą naujai besiformuojantiems poreikiams parodo paklausa: šiuo metu elektronine erdvių valdymo platforma naudojasi jau arti dešimties stambių Lietuvoje veikiančių įmonių, kurios biuruose neturi darbuotojams priskirtų konkrečių darbo vietų“, – sakė „Narbutas Lietuva“ direktorė.
